• Home
• Nieuws

Ronald Rouwendaal en Arne van Overmeeren (Arcade): Door transformatie van complexsessies en beheerplannen meer inzicht en betere communicatie

Geplaatst door CorporatieMedia op Monday 15 July 2024

Woningcorporaties staan voor enorme uitdagingen als het gaat om het realiseren van nieuw bezit én het verduurzamen van de bestaande voorraad. Om in die opgave de juiste keuzes te maken, is goed zicht op je bezit essentieel. Woningcorporatie Arcade pakte de afgelopen jaren het proces om te komen tot complexplannen aan. In gesprek met CorporatieGids.nl blikken Portefeuillemanager Ronald Rouwendaal (foto links) en Assetmanager Arne van Overmeeren (foto rechts) terug op de gemaakte stappen en de winst voor de corporatie uit het Westland.

Het proces om te komen tot betere complexplannen begon een paar jaar geleden al, begint Ronald het gesprek: “We merkten dat we een schakel misten bij het houden van complexsessies. Voor die sessies werd input opgehaald en doorgezet naar de desbetreffende medewerkers, maar door het jaar heen ontbrak het aan inzicht in de gemaakte afspraken of welke issues er bij de complexen spelen. We misten tooling dat overzicht biedt, waarin we gemaakte afspraken kunnen terugvinden en de communicatie over de complexen begeleidt.”

Versnipperde informatie centraliseren
Arne knikt: “Teveel informatie lag versnipperd door de organisatie. Bijvoorbeeld in hoofden van verschillende medewerkers of in Excel-bestanden over de afdelingen heen. Door dat op een centrale plek neer te zetten, creëren we een totaaloverzicht van ons bezit. Dat helpt ons betere keuzes te maken. Ook biedt het medewerkers houvast in wat de afspraken zijn bij een complex. Dit haalt het gevoel weg dat ze voor iedere vraag een mailtje moeten sturen. Ze kunnen zelfstandig de informatie terugvinden voor hun werk.”

Datakwaliteit verbeteren
De eerste stap bij het verbeteren van de complexplannen was het verbeteren van de datakwaliteit. Ronald: “Je wilt immers dat alle gegevens in het complexplan up-to-date zijn en je besluiten neemt op basis van de werkelijkheid. Daarna is het de vraag hoe je van deze data informatie maakt. Wij hebben dit tegelijkertijd aangepakt. Je hoeft namelijk niet te wachten totdat alle data verbeterd zijn, maar kunt direct aan de slag met het analyseren van je data.”

“Overigens gaat het hierbij niet alleen om interne data, maar ga je ook met partners in gesprek. Een voorbeeld daarvan is gesprekken die wij hebben gevoerd met gemeenten over wat de definitie is van een sociale huurwoning. Of welke meetmethode en definities we gebruiken voor het oppervlak van een woning, Iedereen heeft immers een eigen beeld over wat dit inhoudt, maar je moet wel zeker weten dat je het over hetzelfde hebt.”

Integraal beeld
Na het verbeteren van de datakwaliteit heeft Arcade gekozen voor Pien van Republiq. “In de paar jaar dat we onderweg zijn met portefeuille- en assetmanagement, waren we nog geen goede tool hiervoor tegengekomen,” legt Arne uit. “We zochten immers software waarmee we een integraal beeld krijgen en wat laagdrempelig is waardoor veel collega’s ermee aan de slag kunnen. Dat hebben we in Pien gevonden. Collega’s kunnen ook buiten complexsessies zaken aangeven die relevant zijn over het gebouw, bijvoorbeeld omtrent de leefbaarheid. Dit doen ze in enkele muisklikken waardoor we heel makkelijk input van medewerkers ophalen.”

Data visualiseren
“Deze opmerkingen verbinden we met externe input vanuit Pien en interne input vanuit onze systemen om een beter beeld te creëren van ons vastgoed. Bijvoorbeeld door informatie over energielabels of leefbaarheid te plotten op een kaart. Deze visualisatie kan een trigger zijn om te investeren in vastgoed. Je kunt zo verbanden ontdekken tussen zaken die spelen. Hierop kunnen we zien waar in een gebied aandacht voor is, zoals vergroenings- of verkoelingsingrepen of nauwere samenwerking met sociale partners, om problematiek te voorkomen.”

CO2-besparing per euro
Iets wat Arcade gebruikt om de effecten van ingrepen rond duurzaamheid te voorspellen, zijn de investeringspakketten van Republiq. Ronald: “Die interne data die we binnen Pien gebruiken zijn bijvoorbeeld gegevens over het bouwjaar van onze woningen, energielabels of het woningtype. Pien biedt vervolgens op basis van de informatie typen pakketten zoals isolatie in combinatie met zonnepanelen of het aansluiten van een andere warmtebron. Per complex zie je vervolgens wat de kosten zijn en wat het oplevert. Dat geeft ons momenteel extra inzicht, maar zou in de toekomst zelfs voeding kunnen zijn voor het nemen van investeringsbeslissingen. Bijvoorbeeld ‘hoe leveren onze ingezette euro’s de meeste CO2-besparing op’?”

Gedragen plannen
De verbeteringsslag binnen Arcade moet er ook voor zorgen dat complexplannen meer gedragen worden door de organisatie. Arne: “Waar vroeger de afdeling onderhoud in de lead was, zie je nu dat bijvoorbeeld sociaal beheer en verhuur meer invloed krijgen. Dat is logisch aangezien thema’s als leefbaarheid steeds belangrijker worden in ons portefeuille- en assetmanagement. Door ervoor te zorgen dat mensen inzicht hebben in de status van complexen én ook opmerkingen kunnen achterlaten over complexen, zorg je ervoor dat het niet een paradepaardje wordt van één afdeling, maar iets van de hele organisatie.”

Veerkrachtkaart
Ronald vervolgt met een voorbeeld: “Onlangs hadden we een presentatie van de veerkrachtkaarten. Deze lieten zien dat één wijk iedere keer roze of rood kleurde. Oftewel; er zijn hier veel problemen die in de toekomst erger zouden worden. Als je dit soort kaarten gebruikt, kom je tot de conclusie dat je meer informatie en inzichten hebt dan je denkt. Het is soms een kwestie van gewoon hiermee aan de gang gaan en niet bang zijn hulp te zoeken. Bijvoorbeeld van collega’s of collegacorporaties, als trigger om samen te kijken wat er speelt in je werkgebied.”

Direct analyseren
Op de vraag wat de optimaliseringsslag Arcade tot dusver heeft opgeleverd, zegt Arne: “Alleen al het feit dat alle informatie op een centrale plek hebt staat, zodat je direct aan de slag kunt met de analyse, is een enorm voordeel. We merken ook dat er meer inzicht en duidelijkheid is en de communicatie intern beter gaat. Bijvoorbeeld omdat mensen complexen kunnen nomineren en opmerkingen plaatsen hierover, dat geeft hen het gevoel dat hun input ook echt gebruikt wordt.”

Informatie delen
“Het verder benutten van de mogelijkheden van Pien staat momenteel in de planning voor de toekomst,” legt Ronald uit. “Bijvoorbeeld zodat we kunnen zien welke zaken bij een complex aan de gang zijn, of de financiële data uit de tool halen om vervolgens te gebruiken in de begroting. Daarnaast willen we als regio graag meer informatie met elkaar delen. Denk bijvoorbeeld aan duurzaamheidstrategieën van collegacorporaties, hoeveel woningen zijn beschikbaar stellen voor senioren en de toegankelijkheid van complexen. Dat geeft de gemeente, maar ook collegacorporaties, steeds beter inzicht in de leefbaarheid van de wijk en welke stappen genomen kunnen worden ter verbetering. Door dat integrale beeld op vastgoed niet alleen intern, maar ook extern te krijgen, worden we nog beter in staat regionale doelen aan te vliegen.”

Bron: CorporatieMedia, Foto: Arcade