• Home
• Nieuws

Lefier: “Business Intelligence moet met de corporatie meebewegen om van toegevoegde waarde te blijven”

Geplaatst door CorporatieMedia op Tuesday 12 June 2018

Waar steeds meer corporaties langzaam de tenen in het ‘BI-water’ dippen, maakt Lefier uit Groningen al ruim tien jaar gebruik van business intelligence. Waar stelt BI hen toe in staat, en wat is ervoor nodig om efficiënt te sturen met data? CorporatieGids.nl ging in gesprek met Business Controller Gerda Schuur en Financial Controller Maartje Ronda.

Hoe het begon
In 2005 ging Lefier voor het eerst met BI aan de slag, vertelt Maartje. “Wij stapten destijds over op een ander primair systeem dat niet de gewenste rapportages kon leveren. Toen is besloten om de informatie via een BI-tool te genereren. In het begin werd business intelligence vooral gebruikt om operationeel lijstwerk te leveren. Daarna zijn wij het gaan gebruiken om eenvoudige managementrapportages te bouwen. Inmiddels wordt het op alle niveaus gebruikt binnen de organisatie.” Gerda vult haar collega aan: “Dit gaat natuurlijk stapje voor stapje. Eerst moesten wij bijvoorbeeld nog handmatig gegevens invullen in de dashboards, nu gaat het steeds meer geautomatiseerd.”

Meer tijd
“BI speelt op verschillende lagen in de organisatie een rol,” legt Gerda uit op de vraag wat de visie van Lefier is. “Op operationeel niveau zorgt het ervoor dat informatie op eenvoudige wijze beschikbaar is waardoor er veel meer tijd is voor het analyseren van informatie en verbeteren van processen. Op tactisch en strategisch niveau weten wij veel beter ‘hoe wij ervoor staan’. Voorheen ging er veel tijd verloren aan het verzamelen van informatie en verklaren van verschillen, nu kijkt iedereen naar dezelfde ‘waarheid’ en is de discussie veel inhoudelijker.” Dit zorgt ervoor dat er meer tijd is voor sturing, zegt Maart je: “Denk aan vragen als ‘waar gaat het mis’, ‘waar moeten we bijsturen’ en ‘welke acties zijn daarvoor nodig’. Maar BI geeft ook zicht op wat er goed gaat en wat wij daarvan kunnen leren. Als laatste kost de verplichte verantwoording richting bijvoorbeeld de Autoriteit Wonen steeds minder tijd.”

Primaire processen
Op de vraag welke afdelingen er vooral profijt van hebben, zegt Maartje: “Alle afdelingen worden ondersteund met business intelligence, maar in de primaire processen is het voordeel het grootst. Deze processen zijn het meest complex en bevat ten de meeste variabelen die invloed kunnen hebben op het resultaat. Omdat er meestal ook veel mensen betrokken zijn bij het proces, is het extra belangrijk om op elk moment goed inzicht te hebben in de stand van zaken.”

Meer dan een IT-systeem
Om goed gebruik te kunnen maken van BI is meer nodig dan het neerzetten van een IT-systeem. Gerda: “Waar het vooral om gaat is dat je als organisatie goed nadenkt over waarvoor je BI wilt gebruiken, en op welke vraag het antwoord moet geven. Om het gewenste resultaat te halen moet een goed BI-proces ingericht worden en is een informatiemanager nodig die een coördinerende rol heeft maar ook vooruit kijkt: hoe ontwikkelt de organisatie zich en op welke manier kan business intelligence daaraan bijdragen. Daarnaast moet de informatie in je bronsystemen op orde zijn, want dit is de ‘waarheid’ waar iedereen mee werkt en op basis waarvan beslissingen worden genomen.”

Gewenst resultaat
Lefier maakt hierbij gebruik van de BI-tools van Blue-Mountain. “Wij gebruiken de BI-omgeving Katoomba en gebruiken de BI-tool Qlikview. Er zit veel kennis en deskundigheid bij de mensen van Blue-Mountain. Niet alleen op het gebied van deze systemen, maar ook op het gebied van woningcorporaties. Daarnaast zijn de gedrevenheid en passie waarmee ze hun werk doen en de aandacht voor een prettige samenwerking misschien nog wel belangrijkere punten die bijdragen aan een goed eindresultaat. Met Blue-Mountain hebben wij geen traditionele ‘klant-leverancier’ relatie, we ontwikkelen de dashboards écht samen en gaan door tot het gewenste resultaat behaald is.”

Evaluatie
Volgens Maartje is Lefier op een punt aangekomen waar geëvalueerd wordt welke sturingsinformatie écht nodig is. “Het risico van BI is dat je ‘alles erin wilt stoppen’. Focus aanbrengen op wat echt belangrijk is helpt relevante sturingsinformatie te gebruiken. “De informatiebewustwording bij medewerkers zal daarnaast verder toenemen. Niet iedereen realiseert zich voldoende dat het niet of fout invoeren van data een grote invloed kan hebben op acties en beslissingen later in het proces. Door toenemend gebruik van BI wordt je gedwongen om de basis op orde te hebben; ‘even’ mondeling of in je eigen Excel-lijst een fout corrigeren kan niet meer. Het op orde hebben van datakwaliteit is essentieel.”

Continu meebewegen
“Denk voordat je met BI begint goed na over wat de doelstellingen zijn en wat je wilt bereiken,” sluit Maartje af op de vraag hoe corporaties met BI beginnen. “Ga niet te snel de inhoud in maar kijk vooral waarom je iets wilt. Leun tijdens het project ook eens achterover en toets regelmatig aan hetgeen je van tevoren hebt bedacht. Zorg voor een goed ingericht BI-proces waarbij taken en verantwoordelijkheden duidelijk belegd zijn. BI houdt niet op bij het eenmalig inrichten van een tool. Een woningcorporatie is continu in beweging, en BI moet daarin meebewegen om van toegevoegde waarde te blijven.”

Bron: CorporatieGids 2018 | Foto: Blue-Mountain