• Home
• Nieuws

Het volledig verwijderen van een document versus het inhoudelijk opschonen: Wat is het verschil?

Geplaatst door CorporatieMedia op Monday 3 June 2024

In onze digitale wereld worden we dagelijks geconfronteerd met een overvloed aan documenten. Soms komen we echter in een situatie waarin we moeten beslissen wat te doen met deze documenten. Moeten we ze volledig verwijderen of is het voldoende om inhoudelijk op te schonen? Laten we eens kijken naar de verschillen tussen deze twee opties en welke impact ze hebben.

Bekijk hoe de FileFactory kan helpen met het slim opschonen van jouw documenten! Download de brochure hieronder en vraag een demo aan.

Volledig verwijderen
1.     Wanneer we een document volledig verwijderen, betekent dit dat we het permanent van onze systemen en opslagapparaten verwijderen. Het document wordt gewist en is niet langer toegankelijk. Deze aanpak is vooral nuttig als het document vertrouwelijke of gevoelige informatie bevat die absoluut niet mag worden blootgesteld aan onbevoegde personen. Het volledig verwijderen van een document kan helpen om risico’s op gegevenslekken of ongeautoriseerde toegang te minimaliseren.

Inhoudelijk opschonen
2.    Het inhoudelijk opschonen van een document houdt in dat we het document behouden, maar ongewenste of overbodige inhoud verwijderen. Dit kan variëren van het bewerken van tekst en afbeeldingen tot het verwijderen van hele secties of pagina’s. Deze benadering is handig wanneer het document waardevolle informatie bevat die behouden moet blijven, maar ook irrelevantie, verouderde gegevens of foutieve informatie bevat. Door het document op te schonen, verbeteren we de kwaliteit en leesbaarheid ervan, waardoor het bruikbaarder wordt.

Belangrijke overwegingen
3. Bij het kiezen tussen het volledig verwijderen of inhoudelijk opschonen van een document zijn er enkele belangrijke overwegingen. Allereerst moeten we rekening houden met de gevoeligheid van de informatie in het document. Als het document persoonlijke, vertrouwelijke of wettelijk beschermde gegevens bevat, is volledige verwijdering wellicht de veiligste optie. Ten tweede moeten we de context en het doel van het document evalueren. Als het document historische waarde heeft of als referentie moet worden bewaard, kan inhoudelijk opschonen de voorkeur hebben om de relevantie en bruikbaarheid te behouden.

Conclusie
Het volledig verwijderen van een document en het inhoudelijk opschonen ervan zijn twee verschillende benaderingen met verschillende doelen. Het volledig verwijderen is essentieel voor het minimaliseren van beveiligingsrisico’s, terwijl inhoudelijk opschonen geschikt is wanneer waardevolle informatie behouden moet blijven, maar de kwaliteit en bruikbaarheid van het document moeten worden verbeterd. Het is belangrijk om de aard van het document en het gewenste resultaat in overweging te nemen bij het maken van deze keuze.