EntrD

Specialisatie

Als EntrD zien wij het als onze missie om te zorgen dat woningcorporaties alle aanwezige persoonsgegevens van huurders en medewerkers veilig en betrouwbaar kunnen gebruiken waar en wanneer zij dat willen.

Privacywetgeving stelt echter strenge eisen aan het gebruiken en verwerken van persoonsgegevens. Om u hierbij te ondersteunen heeft EntrD 2 producten ontwikkeld:

FileFactory, voor het geautomatiseerd opschonen van uw DMS:
Veel corporaties worstelen met het probleem dat documenten en dossiers waarschijnlijk gegevens bevatten die daar niet in mogen of zouden moeten staan. Steeds meer auditors controleren hierop en hoe zorg je dan dat het DMS ‘schoon’ wordt?

Om dit probleem op te lossen hebben wij de FileFactory ontwikkeld. Een nieuw product om documenten en dossiers geautomatiseerd te ontdoen van ongewenste gegevens. Als corporatie geeft u aan welke gegevens niet voor mogen komen in een document of in een dossier (BSN, kopie ID, medische gegevens etc.). De FileFactory analyseert de documenten en dossiers en verwijdert alle gegevens die voldoen aan uw criteria. De rest van het document of het dossier blijft onaangetast.

Veel woningcorporaties gebruiken de FileFactory om het DMS op te schonen. Voorbeelden zijn o.a. Ymere, Stadgenoot, Weller Wonen en Poort6. De FileFactory kan eenmalig als turn-key project ingezet worden om het archief te schonen, of structureel waarbij alle nieuwe en gewijzigde documenten automatisch ontdaan worden van ongewenste gegevens.

Voor deze laatste toepassing heeft EntrD samen met Mooiland een uitbreiding voor de FileFactory gemaakt, ‘de virtuele postkamermedewerker’. Dit traject is in 2020 zelfs genomineerd voor een Computable Award voor ICT project van het jaar!

DataFactory, voor betrouwbaar en compliant testen
Om te zorgen dat je in een testomgeving kunt werken met representatieve geanonimiseerde gegevens, hebben wij de DataFactory ontwikkeld. In nauwe samenwerking met Aareon, Cegeka, NCCW en Hercules zijn hier plug & play versies van ontwikkeld voor gebruik i.c.m. alle grote ERP systemen zoals bijvoorbeeld Dynamics Empire en Tobias AX.

De DataFactory werkt daarnaast met alle applicaties die gebruikt worden door woningcorporaties, onafhankelijk van de onderliggende database. Sterker nog, ook de koppelvkoppelvlakken worden meegenomen zodat gegevens consistent blijven.

Als corporatie kun je met de Datafactory gegevens eenvoudig en snel maskeren zodat je ze veilig en verantwoord kunt gebruiken.

Toekomstvisie

Er ontstaat een steeds groter spanningsveld tussen de wens om gegevens zo breed mogelijk te kunnen gebruiken versus de eisen die hier aan gesteld worden vanuit de privacywetgeving en de maatschappij. Wij noemen dit het data dilemma: als corporatie beschik je over heel veel gegevens, hoe zorg je dat je die veilig kunt gebruiken?

Dit speelde altijd al voor gegevens die opgeslagen zijn in een database, maar dit gaat steeds meer spelen voor gegevens die in bijvoorbeeld een huurderdossier staan. Het is nu al mogelijk om met de FileFactory persoonsgegevens in een document of dossier te vervangen terwijl de rest van de vrije tekst ongewijzigd blijft. Dit gemaskeerde dossier kan daarna veilig gebruikt worden voor test- en analysetoepassingen.

Maar vanaf Q3 komt dit ook als SaaS oplossing beschikbaar! U kunt dan zonder implementatietraject op ad hoc basis documenten schonen. Ideaal voor bijvoorbeeld kleinere corporaties die zo nu en dan behoefte hebben aan een schoningsoplossing.

Voor grotere corporaties komt in diezelfde periode de integratie voor Shareworkx live zodat u direct vanuit Shareworkx documenten kunt laten opschonen door de FileFactory. Integratie met de andere DMS-en komt snel daarna.

Referenties

Ymere, Mooiland, Domijn, Eigen Haard, Domesta, De Woonplaats, de Alliantie, Vidomes, Poort6, Arcade Wonen, Stadgenoot, Weller Wonen, Portaal.

Partner van Aareon, Cegeka, NCCW en Hercules.

Oplossingen

• Externe dienstverlening
• Advies
• Implementatieondersteuning
• Softwareacceptatie