Procesbeheer is de basis van elke organisatie. Wanneer je grip hebt op je processen, ben je in staat om in te spelen op zowel interne als externe veranderingen. Daarnaast stelt het je ook in staat om het proces continu te verbeteren. Grip hebben op je processen betekent dat je actief kunt sturen, bijsturen en verbeteren, in plaats van simpelweg te reageren op wat er gebeurt. Maar hoe zorg je ervoor dat je procesbeheer effectief is? Dat vertellen we je in dit nieuwe blog.
Hoe implementeer je effectief procesbeheer?
Dit wil je om verschillende redenen:
1. Beschrijf de beheerorganisatie
Hoe ziet jouw beheerorganisatie er precies uit? Elke organisatie heeft proceseigenaren en procesbeheerders nodig. Deze rollen wil je duidelijk definiëren. Zo is er vaak onduidelijkheid over het verschil tussen een proceseigenaar en een procesbeheerder. Neem dit mee wanneer je jouw beheerorganisatie omschrijft.
Wij zien het onderscheid als volgt. Proceseigenaren zijn verantwoordelijk voor de prestaties van het proces. Procesbeheerders zorgen voor de dagelijkse operationele werking en de verbetering van het proces.
2. Leg rollen en verantwoordelijkheden helder vast
Naast het beschrijven van de beheerorganisatie wil je vastleggen welke rollen er zijn en wie welke verantwoordelijkheid heeft. Dit zorgt ervoor dat iedereen weet wat er van hen wordt verwacht en voorkomt dat taken onbeheerd blijven. Leg het vast en communiceer hier over.
3. Zorg dat de beheerorganisatie goed is ingebed in de organisatie
Het is niet voldoende om rollen en verantwoordelijkheden alleen maar op papier te zetten. Deze moeten goed ingebed zijn in de organisatie. Dit betekent dat je antwoord moet hebben op vragen als wie is de eigenaar van de data? Hoe is de lijn omhoog en naar beneden? Hoe borg je dat iedereen zijn of haar rol en verantwoordelijkheden kent en dit ook oppakt?
Vaak vervullen proceseigenaren- en beheerders de rol naast zijn of haar reguliere werkzaamheden. Je zult ervoor moeten zorgen dat zij praktisch worden ondersteund in het dagelijkse werk. Zo voorkom je dat de beheerorganisatie alleen een papierentijger is die ergens onder in een la verdwijnt, zonder dat iemand zich verantwoordelijk voelt.
Wat helpt bij effectief procesbeheer?
- Werk op basis van continu verbeteren
Er zijn altijd verbeteringen te doen in een proces. Daarom is het als organisatie wenselijk dat je weet hoe je continu verbeteren kunt toepassen. Denk hierbij groot, maar begin klein. Bij het verbeteren van het proces kunnen juist kleine stappen grote effecten hebben op de lange termijn. Het belangrijkste is om gewoon te beginnen.
- Zorg voor kwalitatief goede data
Goed procesbeheer valt of staat met kwalitatief goede data. Als de data in je processen niet op orde is, wordt het beheer bemoeilijkt.
Lees hier meer over in ons blog Een succesvolle ECM-strategie implementeren? Kijk naar je processen.
- Stimuleer eigenaarschap
Geef specialisten het vertrouwen om aan het roer te staan van het continu verbeteren. Dit leidt tot meer betrokkenheid en betere resultaten.
- Bepaal waar je op wilt sturen
Waar je op wilt sturen gaat hand in hand met datakwaliteit. Alleen met de juiste data kun je effectief sturen en verbeteringen doorvoeren.
De volgende stap: van procesbeheer naar datagedreven werken
Is jouw procesbeheer al op orde? Dan kun je de stap maken naar een datagedreven organisatie. Dit betekent dat je beslissingen neemt op basis van data in plaats van aannames. Dit vereist dat je processen en de data die daaruit voortkomt, betrouwbaar en accuraat zijn.
Weet je niet goed hoe je dit kunt aanpakken? Lees dan ons blog Van data naar inzicht: tips om de omslag te maken naar een datagedreven organisatie.
Kortom, goed procesbeheer is belangrijk voor elke organisatie. Het zorgt voor grip, flexibiliteit, efficiëntie en betrokkenheid, wat uiteindelijk leidt tot een betere bedrijfsvoering.
Heb je hierbij hulp nodig? Neem dan contact met ons op. Wij kunnen je helpen met het vastleggen en communiceren van de beheerorganisatie en dit inbedden in het bedrijf.
Bron: BE Impulse, Foto: BE Impulse
Zoals ieder jaar was het een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En de 2024-editie, de veertiende van het…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine September 2024 - Digitale Transformatie Inhoud Madeleine Hamburg (Pré Wonen): De digitale transformatie is bij uitstek…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
