Het implementeren van een effectieve ECM (Enterprise Content Management) strategie staat bij veel woningcorporaties hoog op de agenda. Zo worden ECM-strategieën vaak ingezet wanneer de organisatie een DMS en/of SharePoint omgeving wil implementeren. Volgens onze nieuwe collega en senior consultant, Bart van Haren, is dat een gemiste kans, want ECM is veel breder dan dat. In dit blog legt hij uit waarom.
Het proces als basis
"Bij het implementeren van een ECM-strategie wordt vaak gekeken naar de mogelijkheden van bestaande en nieuwe applicaties. Hoe kunnen we een (nieuwe) applicatie zo efficiënt mogelijk inzetten binnen de organisatie? Terwijl je voor een goede ECM-strategie het beste het proces kunt gebruiken als basis.
In de praktijk betekent dit dat je altijd start met het in kaart brengen van je processen (of het updaten van je huidige processen): hoe verlopen ze nu, welke data en documenten worden in het proces gebruikt, wie zijn verantwoordelijk voor deze taken en documenten? ECM draait om het stroomlijnen van processen, bijbehorende data en documentenstroom. Hoe heb ik mijn processen georganiseerd en welke data en documenten heb ik nodig om mijn proces zo efficiënt mogelijk te laten verlopen? Dit wil je vastleggen in de uitwerking van de strategie.
Door het proces als basis te gebruiken, zie je meteen waar het proces niet lekker loopt en kun je eventuele verbeteringen doorvoeren. Zo zorg je ervoor dat de strategie echt aansluit bij de behoeften van de organisatie. En wanneer je ervoor zorgt dat men altijd hetzelfde werkt binnen een proces, weet je zeker dat iedereen weet waar ze de informatie kunnen vinden.”
In ons blog ‘Waarom je als corporatie baat hebt bij een ECM-strategie’ lees je waarom het ook voor jouw organisatie zin heeft om na te denken over een goede ECM-strategie.
Gestructureerd versus ongestructureerd
“Wanneer je data en documenten van de organisatie tegen het licht houdt, kom je gestructureerde en ongestructureerde data tegen. Gestructureerde data is de data in een database die bijvoorbeeld in een ERP-systeem staat. Ongestructureerde data/documenten zijn de brieven die worden verstuurd vanaf de eigen schijf, actielijsten die rondgaan in een werkgroep, e-mails die worden verstuurd. Kortom, alles wat medewerkers gebruiken tijdens hun werk waar je als organisatie weinig tot geen grip op hebt.
Het kost tijd om ongestructureerde data in kaart te brengen, te beoordelen wat waardevol is en wat niet en ervoor te zorgen dat medewerkers de juiste bron gaan gebruiken. En daar moet je als organisatie op sturen.
Daarnaast vergt het opvoeren van gestructureerde data ook aandacht bij het uitwerken van een ECM-strategie. Doordat het gestructureerd is dwing je af hoe data wordt opgevoerd en door wie. Maar wat zijn de consequenties bij het verkeerd invoeren en dus gebruiken van data? Welke risico’s loopt de organisatie wanneer je bijvoorbeeld een huurprijs verkeerd invoert of de verkeerde kandidaat vastlegt? Ook dit wil je als organisatie weten en delen.”
Maak gebruik van gevalideerde bronnen
“In plaats van lukraak documenten op te slaan, wil je als organisatie nadenken over de beste plek om ze te bewaren; een plek die veilig, toegankelijk en betrouwbaar is. Dit kan een ERP-systeem zijn, een DMS of SharePoint omgeving. De hele organisatie kan deze gevalideerde bron of bronnen gebruiken voor het delen van gegevens. Zo vermijd je het rondmailen van documenten en het gebruik van persoonlijke schijven. Voorwaarde is natuurlijk wel dat iedereen op een makkelijke manier toegang heeft tot de gevalideerde bronnen.
Je wilt voorkomen dat olifantenpaadjes bewandeld gaan worden. Daarom wil je het zo makkelijk mogelijk maken voor mensen binnen de organisatie, dan houden ze zich ook beter aan de gemaakte afspraken. Dit maakt het adopteren van de ECM-strategie ook zo’n belangrijk onderdeel. Je kunt het allemaal wel bedenken, maar je moet er ook voor zorgen dat iedereen het begrijpt en blijft doen. Door te monitoren en bij te sturen waar nodig.”
Houding en gedrag
“Uiteindelijk valt of staat een ECM-strategie bij de houding en gedrag van medewerkers. Zij moeten zich er bewust van zijn hoe kwetsbaar de organisatie is als ze zich niet houden aan de afspraken. Dan werk jij misschien wel lekker, maar voor de ander levert het misschien problemen of extra werk op. Medewerkers willen het zo goed mogelijk doen en zijn zich vaak niet bewust van andere mogelijkheden, daarom is een ECM-strategie op basis van het proces essentieel. Betrek je medewerkers en begin vandaag nog met het maken van duidelijke afspraken binnen de organisatie. Dan heb je in ieder geval al stappen gezet voor efficiënt informatiebeheer.”
Wil je meer weten over hoe je de organisatie meekrijgt? Lees dan ook eens ons blog ‘Kent iedereen de spelregels van de ECM-strategie?'.
Heb je hulp nodig bij het opstellen van een goed doordachte ECM-strategie met het proces als basis? Neem dan contact met ons op.
Bron: BE Impulse, Foto: BE Impulse
Zoals ieder jaar was het een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En de 2024-editie, de veertiende van het…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine - November 2024 Inhoud Ferry van der Pal (Wonen Wateringen): Fusie leidt tot betere bijdrage aan de volkshuisvestelijke opgave…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
