• Home
• Nieuws

Arie van der Deijl (Aareon): Robotisering niet langer een ver-van-mijn-bed show voor corporaties

Geplaatst door CorporatieMedia op Tuesday 28 January 2020

Wordt 2020 het jaar van de robotisering? Waar corporaties de afgelopen jaren veel stappen hebben gemaakt rondom het automatiseren van processen, kunnen robots de bedrijfsvoering naar het volgende niveau tillen. Maar hoe doe je dat, robots inzetten in de organisatie? CorporatieGids.nl sprak daarover met Productmanager Arie van der Deijl van Aareon.

Robotisering – officieel ook wel Robotic Process Automation (RPA) genoemd – is volgens Arie geen ver-van-mijn-bed show meer voor woningcorporaties. “Integendeel zelfs, er zijn al verschillende corporaties die gebruikmaken van deze mogelijkheden. Ik verwacht dat dit jaar er vlucht genomen gaat worden in het gebruik van RPA omdat steeds meer organisaties inzien hiermee een betere dienstverlening te kunnen bieden. Ook kunnen werkzaamheden die door medewerkers als vervelend worden ervaren op een eenvoudige manier worden geautomatiseerd.”

Sneller resultaat
RPA is daarbij wezenlijk anders dan ‘normale automatisering’, licht Arie toe. “In het verleden werd met ‘robotisering’ het laten uitvoeren van repetitieve handmatige handelingen door software bedoeld. Bijvoorbeeld wanneer gegevens vanuit één systeem ook in een ander systeem moesten worden vastgelegd. Hier zijn in de loop der tijd andere oplossingen voor gekomen, maar vaak moet er nog steeds aan worden geprogrammeerd. En als het dan ook nog een specifieke aanpassing of werkwijze voor de organisatie betreft, zijn deze aanpassingen vaak duur.”

Daar ligt volgens Arie dan ook het verschil met échte robotisering. “Robots kunnen tegenwoordig bijvoorbeeld informatie van schermen aflezen, werken met meerdere systemen en kennen ook een scala aan standaard aanwezige functionaliteit. Denk aan het communiceren via API’s, het werken met kantoorautomatisering en zichzelf trainen door middel van AI. Ik denk niet dat robotisering verder gaat dan ‘normale automatisering’, maar dat je wel sneller resultaat bereikt en dat je flexibeler bent bij wijzigingen. Er moet altijd een afweging worden gemaakt of automatisering via software-aanpassingen moet worden gerealiseerd of via RPA. Wanneer wij samenwerken met een corporatie rond de automatisering van processen, kijken wij daarom goed naar de samenhang om te kunnen bepalen welke soort automatisering het meeste voordeel biedt.”

Robottraining
Om de processen goed te kunnen uitvoeren, moeten de robots worden getraind. Arie: “Robots moeten weten welke handelingen zij moeten uitvoeren, op basis van welke gegevens ze beslissingen moeten nemen en welke acties ze moeten uitvoeren in uitzonderingssituaties. Zo konden wij tijdens onze pilot huurders die aangeven te willen vertrekken, volledig laten afhandelen door een robot, mits er geen sprake was van uitzonderingen. Als deze er wel waren, dan reageerde de robot door een taak te maken voor een menselijke collega. Door het optimaal trainen van de robot kun je dus processen optimaliseren en mensen en robots laten samenwerken.”

Winst voor organisatie en huurder
Volgens Arie is het niet zozeer de vraag in welke processen winst ligt, maar gaat het vooral om de vraag waar de winst ligt voor de organisatie en huurders bij robotisering. “Het ligt voor de hand dat je begint met bulkwerk zoals het boeken van een bankafschrift, maar ook andere repeterende werkzaamheden kunnen zorgen voor beter lopende processen. Als je elke nacht alvast de bankafschriften laat ophalen, inlezen en toewijzen, kun je de volgende ochtend direct beginnen met de zaken die nog moeten worden uitgezocht. Dat levert veel efficiencyvoordeel op. Wanneer je gebruik wilt maken van robotisering, moet je in elk proces kijken naar de verschillende stappen en bepalen of en onder welke condities die door robots kunnen worden uitgevoerd.”

Uitdaging
De komst van robotisering betekent tegelijkertijd dat de taken van corporatiemedewerkers zullen veranderen. Desondanks is dat geen bedreiging, maar juist een kans zegt Arie. “Door processen te robotiseren blijven zaken over die echt aandacht nodig hebben. Zelf ben ik geneigd te zeggen dat juist de zaken overblijven die een uitdaging zijn voor medewerkers, maar dat voelt iedereen op zijn of haar eigen manier. Een zorgvuldige aanpak bij de introductie van RPA is echter wel essentieel om te zorgen voor draagvlak en medewerkerstevredenheid.”

Begin klein
Op de vraag hoe corporaties aan de slag kunnen met RPA, vertelt Arie: “Het heeft mijn voorkeur om klein te beginnen, maar dan wel gedragen door de hele organisatie. Probeer te ontdekken wat de mogelijkheden zijn van RPA in een proces waar snel resultaat kan worden geboekt. En betrek de medewerkers vanaf het begin hierbij, zodat zij zich niet op een zijspoor geplaatst voelen. Zodra medewerkers de voordelen inzien, zullen zij robots eerder zien als een handig hulpje dan een bedreiging.”

“Hierbij is het interessant om te weten dat er twee soorten robots zijn. Je hebt aan de ene kant ‘unattended robots’ die 24/7 zelfstandig op de achtergrond draaien zonder dat er iemand omkijken naar heeft. De tweede soort zijn robots die medewerkers zelf starten vanaf de werkplek. Deze voeren een bepaalde taak uit en worden daarna weer beëindigd. Het makkelijkste is om met deze tweede soort te beginnen, omdat hier veel meer de samenwerking met de medewerker naar voren komt. Een medewerker kan bijvoorbeeld gegevens klaarzetten en vervolgens ‘zijn of haar robot’ de invoer in de systemen laten uitvoeren.”

Bibliotheek
Aareon heeft afgelopen jaar ervaring opgedaan rondom robotisering met twee Proof of Concepts. “Hierin zijn twee processen gerobotiseerd: het eerdergenoemde afhandelen van een vertrekkende huurder en het opnemen van binnenkomende mail als contactmoment in Tobias AX. Daarnaast is in de tweede helft van vorig jaar ook de eerste corporatie begonnen met het robotiseren van een aantal processen. Bij de ontwikkeling van de robots hebben wij voor UiPath als RPA-tool gekozen, een van de meest gebruikte tools ter wereld. Aareon is hier ook reseller van geworden.”

“Overigens gaat RPA verder dan alleen het ERP-systeem; het gaat over processen die je ondersteunt en daarbij worden vaak meerdere toepassingen gebruikt. We willen processen automatiseren en die opnemen in een bibliotheek. Op basis daarvan kunnen we onze relaties eenvoudiger verder helpen bij het starten met hun ‘eigen’ robots.”

Verkenningsfase voorbij
Dat robotisering het komende jaar vlucht gaat maken, staat volgens Arie buiten kijf: “Ik denk dat over één jaar verschillende relaties productie draaien met robots. Onze eerste klant doet dit inmiddels al. We zijn dan echt de verkenningsfase voorbij en zijn dan misschien al zover dat RPA niet meer weg te denken is in de bedrijfsvoering.”

Bron: CorporatieGids Magazine, Foto: Aareon