• Home
• Nieuws

5 CMS-tips om kennisbank content slim en snel te beheren

Geplaatst door CorporatieMedia op Wednesday 21 August 2024

Een social intranet is een waanzinnig startpunt van de werkdag. En klantportalen zijn mooie websites waar huurders al hun zaken regelen. Tegelijkertijd zijn dit platformen waar content altijd relevant moet zijn, met altijd het laatste nieuws en de meest actuele informatie in de kennisbank. Communicatie heeft het (te) druk en dus is het zaak om content zo slim en snel mogelijk te beheren. Maar hoe doe je dat? We geven je 5 tips!

‍Tip 1: Pas automatisch content aan met Smartlabels
‍Slimmer werken > Harder werken. Maak een Smartlabel voor je een naam van een afdeling of je openingstijden. Als ze ooit veranderen, pas je alleen de Smartlabel aan, en de informatie wordt automatisch geüpdate op alle plekkenwaar ze staan. Door te automatiseren zorg je voor sneller beheer én bewaak je de kwaliteit van je content.

Tip 2: Organiseer en analyseer je contentplanning
Zorg dat je content deelt zonder je doelgroep te overspoelen, zodat belangrijke updates niet verloren gaan. Probeer hier een balans in te vinden. Analyseer het leesgedrag van gebruikers en stuur bij waar nodig.

Nog voordat het jaar begint kan je al een groot gedeelte van je contentkalender invullen. Voeg bijvoorbeeld inhaakmomenten toe. Gebruik bijvoorbeeld de ‘Dag van de BHV’ om aandacht te geven aan de BHV’ers in jouw organisatie. Markeer ook belangrijke gebeurtenissen en mijlpalen, zoals de afronding van een project of event. Door deze alvast op te nemen in je contentkalender, zorg je ervoor dat relevante informatie op het juiste moment wordt gedeeld én bespaar je een hoop ad-hoc werk. Review aan het eind van het jaar welke soort berichten wel of niet aansloegen, door slim gebruik te maken van de PowerBI Analytics. Volg deze vier stappen om meer inzicht te krijgen in het gebruik van je portalen.

Tip 3: Slim CMS: Revisiedata, (de)publicatiedata, templates, workflows en meer
De eerder beschreven contentplanning is alleen haalbaar als je een beetje een slim CMS hebt. Een CMS waar je in een rustigere periode al nieuwsberichten en kennisbankpagina’s kunt schrijven, om ze vervolgens automatisch op een later moment te publiceren (of depubliceren). Redacteuren – of de contenteigenaar – kunnen ook na een ingesteld moment een reminder krijgen om de content te reviewen: klopt dit nog? Of moet er een aanpassing gedaan worden? Door te automatiseren zorg je voor sneller beheer én bewaak je de kwaliteit van je content.  

Tip 4: Betrek de organisatie met decentraal beheer
Communicatie heeft het (te) druk en dus is het zaak om content zo slim en snel mogelijk te beheren. Slimme functionaliteit is nuttig, maar hulp vanuit de rest van de organisatie is ook cruciaal. Betrek kennishouders en beheer je kennisbanken decentraal. Betrek bijvoorbeeld HR of ICT en laat ze zelf kennisbanken en themapagina’s (in concept) beheren. Dit zorgt voor een hogere kwaliteit van content (immers, de kennishouders schrijven het zelf op!) en zorgt voor snelheid door niet onnodig de druk bij communicatie op te voeren.

Ook hier is een slim CMS weer van cruciaal belang: gebruik sjablonen en templates om een uniforme stijl en opbouw te behouden. Voeg een interne schrijfwijzer toe zodat iedereen dezelfde tone of voice hanteert. En wil je wél decentrale input maar toch de controle behouden? Regel met de uitgebreide rechten en rollen in het CMS dat medewerkers de juiste permissies hebben. Zo kan medewerker X alleen nieuwsberichten klaarzetten, maar niet publiceren. Of kan HR alleen hun eigen kennisbank aanpassen, maar niet die van IT.  

Tip 5: Gebruik één centraal CMS  
Veel oplossingen gebruiken opensource CMS-oplossingen zoals Umbraco of Drupal. Handig, want dan hoef je het als leverancier niet zelf te bouwen. Embrace volgde jarenlang deze route en dus weten wij dat er ook een kanttekening zit aan dit voordeel:

• Onveilig en onhandig: je hebt feitelijk twee portalen: een voorkant (website/social intranet)én een separaat CMS. Beide met eigen inlog. Zelfs met SSO is dit natuurlijk niet optimaal!
• Te generiek: doordat je de richting en strategie van de open source oplossing dient te volgen, kun je alleen in generieke richtingen doorontwikkelen. Je loopt als leverancier daardoor al snel tegen de kantjes van de technische (on)mogelijkheden aan.
• Weinig integratie: dit zorgt voor weinig integratie tussen de platformen. Dit merk je in kleine dingen, die op de lange termijn bij redacteuren frustrerend gaan zijn(zoals notificaties).

Omdat we onze klanten nog beter willen bedienen, hebben we ervoor gekozen om ons eigen CMS te ontwikkelen: Embrace Knowledge.  Knowledge is volledig gekoppeld aan de rest van onze software: nooit meer inloggen in een extern CMS-portaal dus! Wel zo veilig.

Daarnaast zorgt de diepe integratie voor een aantal slimme functionaliteiten: zo ontvangen medewerkers met dubbele rollen -denk aan eindgebruiker én redacteur-,een notificatie over een kennisbankpagina reviewen, gewoon in hetzelfde notificatiecentrum als waar ze een bericht van een collega zouden ontvangen. Zo blijven redacteuren altijd op de hoogte!

Of kunnen organisaties die meerdere Embrace producten gebruiken, bijvoorbeeld zowel een social intranet als een klantportaal, hun kennisbanken en content vanuit één bron beheren (Knowledge).  Vervolgens kun je delen daarvan terug laten komen op de verschillende portalen: zowel voorinterne medewerkers op het intranet, als klanten en huurders op het extranet. Dat is nou slim en snel beheer!

Bron: Embrace, Foto: Embrace