Zo laat je jouw klantenservice schitteren tijdens de feestdagen

Wees voorbereid op toegenomen drukte
Zorg dat je meer personeel of tijdelijke krachten inzet voor piekperiodes, waarbij elke medewerker goed is ingewerkt op veelvoorkomende vragen en het snel oplossen van klantproblemen. Daarnaast kan een chatbot een handige manier zijn om routinevragen te beantwoorden en daarmee klanten snel verder te helpen. Uit onderzoek blijkt dat bedrijven die geautomatiseerde systemen inzetten voor hun klantenservice een hogere klanttevredenheid hebben, mits ze de menselijke interactie niet uitsluiten. De menselijke factor blijft dus van belang, zeker bij complexere vragen of problemen.

Snelheid is cruciaal
Naast de uitdaging van toegenomen drukte, verwachten klanten ook snelle antwoorden. Daarom is het verstandig om meerdere communicatiekanalen aan te bieden, zoals e-mail, chat, WhatsApp en social media service. Dit maakt het makkelijk om snel contact op te nemen op het voorkeurskanaal van je klant. Zorg ervoor dat je klant in ieder geval een antwoord ontvangt, ook al kun je nog niet direct antwoord geven op zijn of haar vraag. Klanten waarderen namelijk niet alleen snelheid, maar ook empathie en een vriendelijke toon.

Ontdek omnichannel klantcontact

Zorg ervoor dat je klant in ieder geval een antwoord ontvangt, ook al kun je nog niet direct antwoord geven op zijn of haar vraag.

Helga van den Bosch, teamleider bij DIRECT klantcontact.

Personalisatie verhoogt tevredenheid
Je klant of gast bij de voornaam noemen, gepersonaliseerde kerstkorting aanbieden of het onthouden van eerdere aankopen of onderhoudsverzoeken. Door je klantgegevens effectief in te zetten, kun je altijd op maat gemaakte communicatie toepassen. Wil je écht het verschil maken? Voeg dan een handgeschreven bedankje of kleine verrassing toe in bijvoorbeeld een bestelling. Dit zorgt voor een positieve beleving en vergroot de kans dat je gasten of klanten terugkomen.

Lees ook: zorg voor een persoonlijke benadering in klantcontact. 

Blijf klantgericht, maar beloon je eigen mensen ook
Betrokken medewerkers zijn niet alleen gelukkiger, maar presteren ook beter. Hoe krijg je betrokken medewerkers? Door ze een stem te geven, ze te belonen in waardering of in een extra bonus en te investeren in (persoonlijke) ontwikkeling. Door ze een gevoel van verbondenheid met je bedrijf te geven. Zeker tijdens, maar ook na de feestperiode is aandacht voor je eigen mensen cruciaal. Verzorg bijvoorbeeld een lunch of avondeten tijdens drukkere dagen. Bedank ze voor hun harde werken en inzet en vier samen de successen van de afgelopen periode. Zorg dat je jaarlijks of met enige regelmaat een enquête houdt onder je medewerkers, om ze te kunnen blijven voorzien in hun behoeften én om feedback te ontvangen wat goed gaat en wat beter kan.

Evalueer na de feestdagen
Feest! Je bent de feestdagen doorgekomen. Nu na alle drukte is het belangrijk om toch nog even terug te blikken. Stel jezelf vragen zoals: wat ging goed, wat kan de volgende keer beter? Probeer feedback van je klanten te verzamelen antwoord te krijgen op deze vragen. Met de feedback kun je in de toekomst nog beter voorbereid zijn op de feestdagen en je klanten een onvergetelijke ervaring bieden!

Dus...
De feestdagen bieden een kans om klantloyaliteit te versterken en een positieve indruk achter te laten die verder gaat dan de vakantieperiode. Het draait om een goede voorbereiding, snelheid, empathie en een persoonlijke benadering. Door je eigen team klaar te stomen, te motiveren en te belonen, laat je je klanten nooit in de kou staan!

Bron: DIRECT Klantcontact, Foto: DIRECT Klantcontact