• Home
• Nieuws

Woonconcept over de transitie naar standaardrapportages

Geplaatst door CorporatieMedia op Thursday 28 November 2019

Bij Woonconcept in Meppel zetten ze in op standaardisering en proceslenigheid. Waar vroeger maatwerk de norm was, maakt de woningcorporatie nu weloverwogen de stap naar standaardrapportages waarvoor CNS modules in Power BI levert. Wat komt er kijken bij een dergelijke transitie? En wat zijn de ervaringen tot nog toe?

Elke Germers, manager Ondersteuning & ICT, zag in haar organisatie een grote kerstboom van rapportages waarvan het gebruik nog beperkt of specifiek was. Gevoegd bij de wetenschap dat de huidige software eindig is – DWEX loopt op zijn laatste benen – ontstond bij Elke het idee om dit moment als een grote kans te zien. “We kunnen nu van data naar informatie. We hebben zo veel data maar we zijn toch onvoldoende in staat om hiervan goede informatie te maken voor de interne bedrijfsprocessen, in de operatie en als sturingsmechanisme. Data zijn daarentegen niet meer dan getallen in rijen en kolommen.”

Onder leiding van data-analist Henk werd een projectgroep van interne dataspecialisten en proceskenners geformeerd. De eerste vraag die op tafel kwam was: wat hebben we eigenlijk nodig? Het antwoord: niet heel veel, maar dat wát we nodig hebben moet wel consistent zijn en aansluiten bij de standaardprocessen. “Veel van de procescollega’s hebben daar genoeg aan om in hun dagelijks werk voldoende ondersteund te worden”, weet Elke.

Welke leverancier?
Een belangrijke vraag voor de projectgroep was of de transitie met de vaste leverancier CNS of een andere partij gedaan zou moeten worden? “Soms moet je een oude deur dichtdoen en een nieuwe openzetten. Ik was daar wel aan toe”, bekent de ICT-manager. Maar haar collega’s waren het niet met haar eens. Met name de dataspecialisten vinden CNS een prettige en betrouwbare partij waarmee ze heel graag het project willen doen. Elke zegt: “We hebben CNS toen met twee andere bedrijven in de selectie meegenomen. Na de uitvraag viel al snel één partij af. Zij kon niet voldoen aan de gevraagde prestatie: Help ons met gestandaardiseerde proces-informatie binnen een Microsoftplatform.” Tijdens het selectieproces van zo’n vijf maanden zag Elke in de projectgroep de bewustwording toenemen over “wat we met z’n allen willen”.

Weerstand
Verandering gaat vaak gepaard met de nodige weerstand in de organisatie. Hoe zijn de ervaringen bij Woonconcept met het standaardisatieproject? Elke Germers zegt dat haar organisatie al sinds jaar en dag woningen verhuurt en dat goed kan. “Daar zit ons comfort, zo doen we het altijd al. Dan merkt de organisatie dat er ineens een gestandaardiseerd model wordt geïntroduceerd over bijvoorbeeld de huurderving, die dan niet strookt met wat we zelf hebben uitgerekend. Dat is oncomfortabel voor veel mensen, en daar zit dan weerstand. Daarom hebben we ons hele verandertraject ingezet op de adaptatie van de standaardrapporten. We gaan ruimte en tijd uittrekken om aan die weerstand aandacht te geven. We doen dat bij elk van de negen nieuwe CNS-standaardmodules.”

Beschouwend zegt de ICT-manager dat de corporatiesector eigenlijk niet wil toegeven dat ze de primaire bedrijfsprocessen misschien niet zo goed doorgrondt als ze zou willen. “Het hoeft niet zo moeilijk te zijn. Er zijn standaarden genoeg, maar het is sectoreigen om uniek te willen zijn. ‘Zo doen wij dit nu eenmaal, zo doen we dit al jaren naar tevredenheid.’ Terwijl de digitale wereld van ons verlangt dat de afwijkingen op de standaard steeds meer komen te vervallen. Met mensen kun je over feiten en grijze gebieden praten, maar computers denken alleen in nullen en enen. De opmaat naar standaard en digitaal betekent dus dat je afscheid moet nemen van die grijze gebieden.”

Click& go
Elke zag CNS op dat moment als een softwarebedrijf dat negen standaardmodellen levert. De andere partij was in haar ogen meer een dienstverlener op het gebied van businessanalyse waarvan zij zeer gecharmeerd was. “Zij zouden de gesprekken met mijn procescollega’s heel goed kunnen aangaan over de vraag wat zij precies aan informatie uit de data willen. Inderdaad, we hadden een appel en een peer in onze selectiefruitmand: allebei fruit, allebei lekker, maar met een verschillende bite.”

In de uiteindelijke waardering van de twee aanbieders was de ICT-manager de enige die niet voor CNS maar de andere partij koos. Als manager drukte zij toen niet haar mening door, wat in haar ogen geen zin heeft als je samen de transitie tot een succes wil maken. ”Binnen Woonconcept werken we in een organisatie waarin iedereen gelijkwaardig is. Het is een organisatie waarin je zelf beslissingen kan nemen en waarbij we geen belemmeringen zien door een vaste hiërarchie, onnodige regels of vastgeroeste aannames. De keuze van de groep was duidelijk en doorslaggevend. Ik heb zelf daarna wel tijd nodig gehad om te onderzoeken wat voor mij nu het verschil maakt tussen beide partijen. CNS levert uiteindelijk een betere click & go-formule op onze datawarehouses en een meer uitgekristalliseerde standaard. Daarnaast gaf onze organisatie aan niet die proceslenigheid te hebben die nodig is om de doorgewinterde businessanalisten van de andere partij weerwerk te bieden.”

Om het proces te managen, en de implementatie van het project te begeleiden en te faciliteren, heeft Woonconcept in samenspraak met CNS projectmanager Dennis Mosterd van Stratinn ingehuurd. Zijn opdracht is om de procesbeheerders zo op te leiden en te begeleiden dat ze straks soepel informatie uit de rapporten kunnen halen én vertalen. “Dennis doet zijn werk naar onze volle tevredenheid”, vindt Elke.

Plus- en minpunten
Gevraagd naar de pluspunten van het standaardisatieproject bij Woonconcept antwoordt zij dat een “supergroot pluspunt” de aandacht voor álle processen is en de standaard daarin. Het gebruiken nu van de standaardrapporten scheelt veel werk, waardoor je het verschil al kunt zien, zegt zij. “Iedereen kan nu snel leveren.” Elke ziet ook een minpunt: “Ik zou de collega’s soms de weerstand willen besparen. Het is allemaal best spannend wat er gebeurt, en het is niet altijd even prettig om collega’s hun comfort op te laten geven. Daarnaast kost verandering tijd en energie, die niet altijd direct gewaardeerd wordt.”

Relatie met CNS nu?
Voor de ICT-manager, die van huis uit gedragswetenschappelijk bestuurskundige is, staat de relatie met CNS als een huis. “Voor mij is partnerschap het allerbelangrijkste. Ik ben heel tevreden over onze samenwerking tot nu toe. We kunnen goed partneren met CNS, in het bijzonder met accountmanager Ilse van der Steen. Als je je allebei kwetsbaar durft op te stellen – dit kunnen we wel en dat niet, of dat vinden we heel spannend – dan heb je in mijn ogen de ultieme samenwerking. Daar komt bij dat ik de overname van CNS door Cegeka-DSA als een grote kans zie. Deze overname staat voor een naadloze integratie op ons primair systeem Dynamics Empire. Ik kan het alleen maar toejuichen wanneer onze IT-partners dichter naar elkaar toe kruipen!”

What’s next?
In januari starten ze bij Woonconcept met Power BI-cursussen om iedereen het gemak en vertrouwen te geven zelf dingen te doen en te mogen. Vervolgens verwachten ze in april 2020 de standaard compleet op te leveren. “Misschien dat we tegen die tijd nog een paar databases ontsluiten om onze standaard te verrijken”, vult Elke aan. “Op dit moment is alleen Empire gekoppeld. Het kan ook zo zijn dat we nog een paar specifieke maatwerkrapporten gaan maken voor bijvoorbeeld regionale verhuisbewegingen of woonruimteverdeling. Maar je zult begrijpen dat ik uiteindelijk zo min mogelijk maatwerk wil, haha.”

Sturen op datakwaliteit
Sturen op datakwaliteit? Elke Germers gelooft daar niet in. “Dat wordt niks. Alsof je tegen je kinderen zegt, dat zij gezond moeten eten zonder uit te leggen waarom. Er moet een why zijn voor datakwaliteit in plaats van ‘dan hebben we het maar weer lekker op orde’. Natuurlijk levert datakwaliteit betere informatie en verslagen op, maar wat ik wil is dat we sturen op proceslenigheid en -verantwoordelijkheid. Dat onze collega’s zelf hun data op orde brengen wanneer zij merken dat de informatie niet bruikbaar is. Het is dus echt omgekeerd. Ik wil niemand tegen de schenen schoppen, maar het datadenken kleeft toch behoorlijk aan de technische IT’ers. Ik leg de verantwoordelijkheid voor de datakwaliteit dus bewust in de organisatie en stuur op bruikbare informatie. Daar gaat het om!”

Woonconcept
Woonconcept verhuurt en beheert circa 12.500 woningen, garages en bedrijfspanden in Assen, Hoogeveen, Meppel en Steenwijkerland. De 130 medewerkers tellende woningcorporatie helpt mensen met bescheiden inkomens aan betaalbare woonruimte. “Een thuis is meer dan een huis; het is betaalbaar, van een goede kwaliteit in een prettige buurt. Trots op hun thuis, dat moeten onze huurders zijn.”