• Home
• Nieuws

Wensen en wijzigingsverzoeken: hoe doe je een goede uitvraag?

Geplaatst door CorporatieMedia op Thursday 17 October 2024

Misschien herken je het wel: 'meldingmoeheid' binnen de organisatie. Collega’s worden zo vaak gevraagd om meldingen te doen van storingen of problemen dat ze het zat zijn. Toch wil je als organisatie dat alle collega's blijven aangeven waar ze tegenaan lopen, want zonder meldingen wordt het moeilijk om problemen of wensen in kaart te brengen. Maar hoe zorg je ervoor dat ze ook wijzigingsverzoeken en wensen blijven indienen zonder hen af te schrikken? Dat lees je in dit blog.

Niet te veel vragen
De kunst van een goede uitvraag is balans. Je wilt niet te veel informatie vragen, maar wel genoeg om een weloverwogen besluit te kunnen nemen. Lange lijsten of uitgebreide keuzemenu’s kunnen de melder ontmoedigen, vooral als ze weinig invloed hebben op de opvolging. Een simpele, directe vraag maakt het indienen van een verzoek makkelijker en voorkomt dat de melder verdwaalt in een wirwar van opties.

Daarnaast is het belangrijk om je af te vragen of de melder überhaupt in staat is om een gedetailleerde beoordeling te maken van de impact. Vaak heb jij als beheerder of informatiemanager een beter begrip van de vraag en de bredere context. Probeer de melder dus niet te overladen met het vragen naar te veel details.

Problemen boven oplossingen
De business is vaak geneigd met een kant-en-klare oplossing te komen voor een probleem. Echter, als beheerder of informatiemanager wil je sturen op het daadwerkelijke probleem, niet op de oplossing. Jij hebt immers beter zicht op de beschikbare functionaliteiten en mogelijkheden, waardoor je waarschijnlijk een betere oplossing kunt aandragen.

Wanneer iemand een mogelijke oplossing presenteert, is het daarom belangrijk om door te vragen naar het onderliggende probleem. Als je goed begrijpt wat er echt aan de hand is, kun je meedenken en een oplossing aandragen die zowel nu als in de toekomst helpt.

Vermijd 'anders'-categorieën
Eén van de grootste frustraties in uitvraagformulieren zijn de zogeheten 'anders'-categorieën. Deze categorie is voor een melder een grijs gebied waarin ze al hun vragen kunnen dumpen zonder er verder goed over na te denken. Maak je vragen concreet en specifiek, zodat het invullen intuïtief aanvoelt en de melder precies weet wat verwacht wordt.

Vijf essentiële vragen
Hoe zorg je dan voor een goede uitvraag? Met de juiste vragen kun je zonder al te veel moeite de benodigde informatie ophalen en collega’s toch stimuleren om hun wensen en wijzigingsverzoeken in te dienen. Gebruik in ieder geval de volgende vijf vragen:

1. Kun je meer details geven over je [idee/wens/vraag/feedback]?
Deze vraag biedt ruimte voor een gedetailleerde omschrijving zonder de melder te veel te sturen.

2. Hoe urgent is dit voor jou?
Hiermee krijg je inzicht in de prioriteit die de melder eraan hecht, zonder dat je hen dwingt een oplossing te bedenken.

3. Voor wie is dit bedoeld?
Door deze vraag krijg je helder wie de belangrijkste doelgroep is voor het verzoek.

4. Heb je al een mogelijke oplossing in gedachten?
Deze vraag kan helpen om inzicht te krijgen in de verwachtingen van de melder, maar dwingt hen niet in een oplossing.

5. Wat voor impact verwacht je dat dit zal hebben? Wat levert dit je op?
Door de impact te begrijpen, kun je de relevantie van het verzoek beter beoordelen.

De kracht van een goede uitvraag
Een goede uitvraag doen zonder je collega’s te overvragen is een kunst. Door het stellen van de juiste vragen zonder te veel details te verlangen, kun je waardevolle informatie ophalen zonder de organisatie te belasten. Stuur vooral op problemen, niet op oplossingen, en wees terughoudend met keuzemenu’s en lange formulieren. Met de vijf essentiële vragen ben je in staat om op een eenvoudige manier goede input te verzamelen, zodat je als beheerder of informatiemanager de juiste beslissingen kunt nemen.

Bron: BE Impulse, Foto: BE Impulse