Grote stappen gezet naar de datagedreven organisatie
Woningcorporatie Wonen Zuid is overtuigd van de waarde van data. Om datagedreven te kunnen werken, moet de informatiehuishouding geoptimaliseerd en deels gemoderniseerd worden. Valid ondersteunt in de transformatie om de business intelligence-omgeving geschikt te maken voor self-service en predictive BI. En passant heeft Valid ook Agile-ontwikkeling en Scrum-methodieken geïntroduceerd. Wonen Zuid maakt grote stappen in korte tijd. De organisatie ondervindt de voordelen, gebruikers zijn enthousiast om ook zelf aan de slag te kunnen.
Context: data benutten voor strategie en betere bedrijfsvoering
Wonen Zuid onderkent de waarde van data voor het krijgen van inzicht voor betere besluitvorming op alle niveaus van de organisatie. Niet alleen om strategisch te kunnen beslissen, maar ook om op operationeel niveau de beste keuzes te maken over bijvoorbeeld onderhoudsplanning van het onroerend goed, de samenwerking met onderhoudspartners of het monitoren van de financiële positie. Ook bestaat de wens om te kunnen voorspellen, bijvoorbeeld wanneer een woning vrij gaat komen voor een nieuwe huurder en de onderhoudsteams en de verhuurafdeling paraat moeten staan.
Albert van Heugten, Manager I&A bij Wonen Zuid, heeft in 2021 een degelijk meerjaren Business Information Plan opgesteld dat nu wordt uitgevoerd. In totaal zijn er ongeveer 30 projecten gedefinieerd. Die hebben niet alleen betrekking op BI, maar bijvoorbeeld ook op de keuze en implementatie van nieuwe vastgoed expertsystemen of op het verbeteren van de datakwaliteit.
Business-uitdaging: informatie voor iedereen
Sandra Vestjens-Ortmans is aangetrokken om de BI-kant van het Business Information Plan vorm te geven. In eerste instantie als Specialist Business Intelligence, maar al snel werd duidelijk dat de omvang van het BI-project zodanig was, dat er hulp van buiten nodig was om de klus te kunnen klaren. Dat vraagt om een regierol voor het samenbrengen van de informatiebehoeftes van interne belanghebbenden met de uitvoerende kracht van externe partijen om in deze informatiebehoeftes te voorzien. Vestjens heeft die rol op zich genomen en sindsdien vervult zij de rol van Adviseur Informatievoorziening, waarbij haar focus ligt op alles wat te maken heeft met Business Intelligence. Vestjens heeft een meerjarenplan Business Intelligence uitgewerkt, passend binnen de doelen uit het overkoepelende Business Information Plan. “Wij willen in de komende jaren toegroeien naar een situatie waarin Power BI voor alle mensen in de organisatie de centrale plek is waarin zij inzichten kunnen ophalen die hen optimaal ondersteunen bij hun werkzaamheden. Dat geldt zowel op operationeel, tactisch maar ook op strategisch niveau. De informatie moet natuurlijk ook aan bepaalde kwalitatieve criteria voldoen. Zij moet juist zijn, volledig en tijdig beschikbaar zijn. Het maken van de rapporten vraagt behoorlijk wat tijd, inspanning en expertise. Gelukkig hebben we Valid om ons te helpen”.
De BI-omgeving van Wonen Zuid wordt stapsgewijs uitgebreid. “De bestaande rapporten beschrijven vooral wat in het verleden is gebeurd en wat nu gebeurt. Je kijkt in de achteruitkijkspiegel. Wij willen door de voorruit kunnen kijken om op die manier meer waarde uit onze data te halen”, zegt Vestjens.
IT-uitdaging: maak eerst een integraal managementrapport met KPI's van alle primaire processen
In de oude BI-omgeving waren tientallen rapporten beschikbaar. Vanuit het directieteam kwam de concrete vraag ‘Maak een integraal rapport met KPI’s over de belangrijkste thema’s, zoals over onderhoud, incasso en leegstand’. Het nieuw te maken rapport moest de basis worden voor het driewekelijkse afstemmingsoverleg tussen enkele directieleden en managers. Die informatie was wel voorhanden, maar stond verspreid over diverse rapporten. Er was behoefte aan een integraal overzicht, toegankelijk in Power BI.
Gelijktijdig liep het project om rapporten uit de oude BI-omgeving over te zetten naar Power BI. Daarbij werden ook direct diverse inhoudelijke verbeteringen doorgevoerd.
Oplossing: planmatig Agile ontwikkelen in Power BI
Valid heeft een grote rol gehad in het moderniseren van de BI-omgeving. Vestjens kon leunen op de expertise van Joost Wijdeven, Senior Business Intelligence Consultant bij Valid. Samen is in kaart gebracht welke rapporten uit de oude BI-omgeving nog actief werden gebruikt. Die moesten worden omgebouwd naar Power BI. Om dit in goede banen te leiden, heeft Wijdeven met collega’s van Valid binnen dit project Agile Development geïntroduceerd om te waarborgen dat het bouwen van de nieuwe rapporten snel, flexibel en effectief zou gebeuren.
Resultaten: grote stappen
Vestjens: “Wij hebben met zijn allen – mede ondersteund door de primaire BI-leverancier van het datawarehouse - in de afgelopen twee jaar enorme stappen gezet. Volgens het Meerjarenplan Business Intelligence zouden wij in 2021 en 2022 de basis op orde brengen, zoals het uitfaseren van oude BI-omgevingen, het goed inrichten van de autorisatiestructuur binnen Power BI en natuurlijk het helpen van de gebruikers in het werken met Power BI. Dat is goed gelukt.” Daarnaast heeft het team een aantal maatwerkrapporten gerealiseerd waarmee nu binnen diverse teams uit de organisatie inzichten beschikbaar zijn die optimaal ondersteunen bij het uitvoeren van de werkzaamheden.
Wonen Zuid heeft zo’n 180 medewerkers. Ongeveer 140 mensen hebben een Power BI-licentie gekregen en een basistraining voor het leren omgaan met de tool. Twintig van hen hebben een additionele training gekregen. Zij zijn in staat om aan de hand van een voorgedefinieerd datamodel zelf hun eigen rapporten te maken of bestaande rapporten voor eigen gebruik aan te passen. Wijdeven heeft één van deze datasets samengesteld en beschikbaar gemaakt in de vorm van een tabel waarmee deze power users aan de slag kunnen gaan om daar de benodigde inzichten uit te halen en het benodigde rapport te maken. Het kan zijn dat zo’n rapport voor meer afdelingen bruikbaar is. Deze rapporten worden door de gebruikersorganisatie en het team van Vestjens gevalideerd. Als het rapport voldoet aan de gestelde kwaliteitsnormen, dan wordt zo'n rapport bedrijfsbreed - in de huisstijl en met het logo van Wonen Zuid beschikbaar gesteld en neemt het BI-Team het in beheer. “Op die manier stimuleren we het self-service gebruik door mensen die affiniteit met data hebben”, zegt Vestjens. “Het ziet er allemaal heel professioneel uit.”
Continuïteit in de informatievoorziening
Het project is twee jaar onderweg. Er is veel bereikt. De organisatie heeft meer en gemakkelijker inzicht in de bedrijfsvoering en de primaire processen. Tot welke resultaten heeft dit tot dusver geleid? Vestjens: “Wij hebben continuïteit in de informatievoorziening en tegelijkertijd lagere kosten. Als je twee BI-systemen in de lucht moet houden en daardoor hogere exploitatiekosten hebt, ben je aanmerkelijk goedkoper uit als je dit kunt terugbrengen tot één systeem. En het is natuurlijk efficiënter voor de medewerkers om vanuit één systeem op een uniforme manier te kunnen werken. Bovendien gaat dit verkokering tegen. Om een ander voorbeeld te geven: Joost heeft een door een medewerker handmatig bijgehouden Excel-sheet geautomatiseerd in Power BI. Dat scheelt de medewerker twee tot drie uur per week in het ophalen van informatie over leegstaande woningen waarin mutatieonderhoud moet plaatsvinden, daar een rapport over maken en dat delen met onderhoudspartners. De medewerker genereert nu met één druk op de knop het rapport in Power BI. De informatie is daardoor nu ook eenvoudig toegankelijk voor anderen in het bedrijf.”
Rode draad: meer efficiency leidt tot meer tevredenheid van huurders en medewerkers
Verder heeft Valid rapporten gemaakt die bijdragen aan de klanttevredenheid. Zo heeft Wijdeven een rapport gemaakt over de interacties met een klant - via balie, telefoon of de website - waar een taak uit voortkomt, bijvoorbeeld een onderhoudsverzoek waar iemand actie op moet ondernemen. Dat geeft de managers inzicht over welke taken openstaan en signaleert ook of er interacties zijn waar nog geen taken aan gekoppeld zijn. De betrokken managers zijn zo in staat om het proces beter te volgen. Dat heeft natuurlijk ook positieve gevolgen voor de klanttevredenheid, omdat de managers dichter op de processen zitten.
“Eigenlijk is meer inzicht en meer efficiency de rode draad die door de ontwikkeling van alle rapporten speelt. Dat heeft effect. Business Intelligence is in de afgelopen 2 jaar in de organisatie zichtbaarder geworden en we krijgen steeds meer vragen”, zegt Vestjens. Ook buiten de eigen organisatie wordt met belangstelling gekeken naar de datagedreven aanpak van Wonen Zuid. “Ik kom regelmatig bij netwerkbijeenkomsten voor Limburgse corporatiemedewerkers die actief zijn op het gebied van business intelligence en data-analyse. Wij zijn bij Wonen Zuid op de goede weg.”
De meerwaarde van Valid: uitvoering én advies
“Wij kijken heel positief terug op de samenwerking. We ervaren Valid als een meedenkende partij die zeer flexibel is met betrekking tot de capaciteitsvraag. Ook de kennis en de kwaliteit van de consultants is erg goed. De consultants die hier zijn geweest, hebben elk een eigen specialisatie. Joost is echt de alleskunner“, zegt Vestjens.
Wijdeven levert een belangrijke bijdrage aan het welslagen van het BI-project, en hij niet alleen. In de loop van het project zijn - al naar gelang de benodigde competenties en capaciteit - meer specialisten van Valid ingeschakeld. Op het drukste moment, toen de oude BI-omgeving moest worden omgebouwd naar Power BI, zo’n vier tegelijk gedurende enkele maanden. Daardoor heeft Wonen Zuid kunnen profiteren van een flexibele schil van op afroep beschikbare experts in de techniek of in data.
Valid, en in het bijzonder Wijdeven, heeft ook meerwaarde geleverd door te adviseren. Vestjens: “Joost heeft onder meer meegedacht op het gebied van architectuur. We kwamen aan het begin tot de ontdekking dat op architectuurgebied niet alles optimaal was ingericht voor wat we wilden. Onder meer bleek dat de bestaande architectuur niet zonder meer geschikt was om de data te leveren die we nodig hadden voor het afstemmingsrapport. Joost heeft meegedacht over hoe we door de inzet van het data lake het rapport wel zouden kunnen genereren. Ik zie Joost echt als een interne steun en toeverlaat op het gebied van BI die samen met onze eigen BI-specialist bouwt op het gebied van BI en die als het nodig is in staat is om vanuit Valid snel extra krachten in te zetten.”
Kennis van de sector en van de regio
Valid heeft meer klanten in de onroerend goed sector, waaronder WoonPunt en Mozaïek Wonen. “Het is fijn dat Valid goed is ingevoerd in de corporatiesector. Het is voor ons natuurlijk van meerwaarde als iemand ons komt helpen die al branche- en materiekennis heeft”, zegt Vestjens. “Het is trouwens ook een pré dat Valid vanuit zuidelijk Nederland opereert. Dat maakt het makkelijker om samen op locatie te werken. Dat doen we dan ook minimaal één keer per week.”
Gestructureerde ontwikkeling met Scrum
Om de doorontwikkeling van Business Intelligence te versnellen, is Wonen Zuid met hulp van Valid Agile gaan werken. Valid heeft een Scrum-specialist ingezet die binnen het project de Agile- en Scrum-methodiek met de benodigde DevOps-tooling heeft geïmplementeerd. Dat was ook het moment om de rollen en verantwoordelijkheden af te bakenen, waarbij Vestjens als Product Owner haar regierol oppakte en Valid zorgde voor de Scrum Master, in de eerste periode in de persoon van Mauro Paulányi. Na een half jaar heeft Wijdeven de rol van Scrum Master overgenomen, naast zijn hoofdtaak als BI-ontwikkelaar. “Volgens de Scrum-filosofie mag een Scrum Master geen development doen, maar in een klein team moet je roeien met de riemen die je hebt. En het gaat prima zo”, zegt Vestjens. Wijdeven vult aan: “Scrum geeft structuur aan ons werk omdat je in cycli van drie weken werkt. Dan heb je een behapbare hoeveelheid werk en kun je ook scherp houden waar je staat. Scrum helpt om focus te houden en er bovenop te zitten, ook als het anders loopt dan gepland.”
Toekomst: voorspellen en uitbreiden
Nu de basis is gelegd, staat het kunnen voorspellen op basis van de data en het ontsluiten van meer databronnen op de agenda. “Momenteel worden de rapporten nog voor het grootste deel gevoed door data uit het ERP-systeem. Dat is ook logisch want daar staat zo’n 80-90 procent van onze data in. Maar we hebben daarnaast ook diverse vastgoedexpertsystemen en bijvoorbeeld een systeem waar onze meerjarenonderhoudsbegroting inzit. Of denk aan een systeem met data op het gebied van energie en duurzaamheid, iets wat in deze tijd onmisbaar is”, zegt Vestjens. “Dat zijn natuurlijk bronnen die in de toekomst ontsloten moeten worden en waarvan wij de data graag willen combineren met de data uit ons ERP-systeem.”
Al met al ziet Vestjens een grote ontwikkelvraag naar BI en datagedreven werken. Dat zal doorgaan, want bijna alles wat het BI-Team oplevert, leidt tot nieuwe, verdiepende vragen. “Wij ervaren Valid als een hele betrouwbare partij om plezierig mee samen te werken en we willen dat voortzetten. Dus Valid levert ideale ondersteuning op de weg naar een meer datagedreven organisatie”, zegt Vestjens.
Projectresultaten op een rijtje
De kracht van Valid
Wonen Zuid
Al meer dan 100 jaar bouwt en beheert woningcorporatie Wonen Zuid zo’n 14.000 sociale huurwoningen. De woningen zijn verdeeld over 10 gemeenten in zowel Midden- als Zuid-Limburg.
Bron: Valid, Foto: Valid
Zoals ieder jaar was het een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En de 2024-editie, de veertiende van het…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine September 2024 - Digitale Transformatie Inhoud Madeleine Hamburg (Pré Wonen): De digitale transformatie is bij uitstek…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
