We kennen allemaal de verhalen over tegenvallende ICT-projecten. En dan niet zozeer projecten die achteraf qua kosten hoger blijken uit te vallen dan begroot, maar juist de projecten waar achteraf een teleurstelling ontstaat doordat niet aan de verwachtingen is voldaan. Want juist dat heeft tot gevolg dat gebruikers de software verkeerd of beperkt gebruiken of zelfs helemaal links laten liggen. Maar in hoeverre ligt dit alleen aan de software?
Een belangrijke factor in het bereiken van een succesvolle implementatie is de eindgebruiker. En dus de projectaanpak. Daarin is namelijk de rol van de eindgebruiker van begin tot eind opgenomen. Zelfs de reden om over te gaan tot de aanschaf of vervanging van een systeem kan afkomstig zijn vanuit de eindgebruiker. Zo ook op het gebied van Document Management (DMS) en Enterprise Content Management (ECM) zien wij veelal een behoefte vanuit de eindgebruikers. De behoefte is dan bijvoorbeeld dat men één systeem wenst voor het werken met en opslaan van documenten of het beter naar voren kunnen halen (terugvinden) van informatie. Wanneer dit met de beschikbare middelen niet mogelijk is, gaat men over tot het selecter en van een nieuw systeem.
Om de kans op acceptatie binnen de organisatie te vergroten, is het van belang dat eindgebruikers bij de selectie worden betrokken. Nieuwe software betekent niet een ‘nieuw speel tje’ voor ICT, maar is een middel om de gebruikers in de uitvoering van hun processen te ondersteunen. Bij Standvast Wonen zijn voorafgaand aan de select ie bewust de behoeftes al in kaart gebracht. Tijdens een aantal sessies hebben eindgebruikers uitgebreid kunnen ervaren hoe E-Content van Van Dinther in hun behoefte kan voorzien en zijn de extra mogelijkheden getoond. Eindgebruikers hebben tijdens deze sessies zelf plaatsgenomen achter de knoppen. Via evaluaties die door alle aanwezigen zijn ingevoerd, hebben de medewerkers zelf de keuze gemaakt voor E-Content.
Maar ook zodra het pr ject start, is het belangrijk om de eindgebruiker niet uit het oog te verliezen.
Als leverancier hadden wij al eerder de conclusie getrokken dat implementaties al lang niet meer draaien om techniek. Of al thans, dat wij daarmee de klant niet moeten opzadelen. In de projecten die wij uitvoeren betekent het dat de installatie, integratie met andere applicaties, datamigratie en andere technische zaken een vanzelfsprekendheid zijn en dat deze zaken bij aanvang van het project al op orde zijn. Dit soort onderdelen zien wij meer als het ‘feestje’ tussen de leveranciers. Wij onderhouden hierover onderling korte lijnen en informeren de klant over de voortgang. Een groot voordeel is dat alle koppelingen inmiddels wel gemaakt en daarmee ook gestandaardiseerd zijn, mede dankzij marktstandaarden als CORA en VERA. Wij vinden dat je als klant moet kunnen vertr ouwen op een goed werkende integratie tussen systemen.
Het klinkt als een ideaalplaatje, best-practices. In de praktijk blijkt dat vaak vele ‘theoretische’ inrichtingssessies benodigd zijn om allerlei inrichtingskeuzes te maken voor het systeem. Dit terwijl je juist samen met eindgebruikers moet bekijken hoe het systeem gebruikt gaat worden binnen het proces. Dit doe je door aan het begin van het project een compleet werkend systeem op te lever en met daarin al een best-practice inrichting. Waar de oplevering van een werkend systeem traditioneel gezien het eind van een project betekende, vormt dit nu eerder de start van het project.
Ook tijdens de implementatie bij Standvast Wonen is gekozen voor onze aanpak. In plaats van sessies met een projectgroep over de wijze waar op het systeem (technisch) ingericht gaat wor den, zijn we de organisatie in gegaan om juist samen met de eindgebruikers te bekijken hoe E-Content gebruikt gaat worden. Samen met medewerkers hebben we de focus op het pr oces gelegd in plaats van op de inrichting van het systeem. Dit werd mogelijk doordat E-Content al beschikbaar en gekoppeld was met andere applicaties binnen Standvast Wonen.
Met onze aanpak richt je je niet alleen op het inrichten van die ene applicatie, maar juist op het totaalplaatje. We kijken samen met de eindgebruiker hoe je deze verschillende applicaties inzet binnen het proces. Omdat per medewerker de gebruikte applicaties verschillen, is hierin geen uniform besluit voor de hele organisatie, maar bekijk je dit per proces. Het resultaat van de sessies is een ontworpen proces waarbij gemaakte keuzes zijn vastgelegd in werkafspraken. In plaats van de traditionele softwareconsultant zijn wij liever een ‘procesadviseur’.
Ook de best-practice inrichting van E-Content is gebaseerd op processen, waaronder het autorisatiemodel. Hierdoor was het bij de implementatie van E-content bij Standvast Wonen eenvoudig om te voldoen aan de AVG. De omslag van ‘Alles open, tenzij’ naar ‘need-to-know’ was dus snel gerealiseerd. Leuk om te benoemen is ook dat we met E-Content identiteitsbewijzen uit het oude archief kunnen herkennen en verwijderen.
Uiteindelijk is niet de software zelf, maar de wijze waarop de software gebruikt wordt de belangrijkste factor voor het succes. Staar je tijdens een selectie dan ook niet blind op lange vragenlijsten wat het systeem allemaal moet kunnen, maar vraag je af wat je echt nodig hebt. Oftewel: de behoefte. Wij laten ons graag uitdagen om E-Content als een succes onderdeel uit te laten maken van uw organisatie.
Bron: CorporatieGids 2019 | Foto: Van Dinther
Zoals ieder jaar was het een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En de 2024-editie, de veertiende van het…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine September 2024 - Digitale Transformatie Inhoud Madeleine Hamburg (Pré Wonen): De digitale transformatie is bij uitstek…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
