• Home
• Nieuws

Sjak van Drunen (Area): Breken met het oude, doorpakken op het nieuwe

Geplaatst door CorporatieMedia op Thursday 22 June 2023

De transitie naar de cloud in de corporatiesector is niet te stoppen. Steeds meer corporaties nemen dit als uitgangspunt om data zoveel mogelijk in de cloud op te slaan. Zo ook het Brabantse Area. Toch ziet de corporatie uit Uden nog genoeg uitdagingen als het gaat om technische zaken, security en het voorkomen en beperken van cybercriminaliteit. CorporatieGids Magazine sprak erover met Sjak van Drunen, Adviseur Informatisering en Digitalisering, Privacy Officer én Security Officer bij Area.

Op de vraag hoe de cloudstrategie van Area eruitziet, begint Sjak: “Onze strategie kenmerkt zich door twee uitgangspunten: ‘Itris tenzij’ en ‘Microsoft tenzij’. In het verleden heeft Area altijd een best-of-breed-strategie gehanteerd waardoor ons landschap bestaat uit een vijftal kernsystemen die ieder voor zichzelf bovengemiddeld goed zijn. Recente analyse brengt hier geen verandering in omdat de best-of-suite-benadering onze organisatie te veel inperkt. Vandaar ‘Itris tenzij’. In het ‘Microsoft tenzij’-deel is de afgelopen twee jaar wel een verandering doorgevoerd. Area streeft namelijk naar een situatie waarbij al haar data is ondergebracht in de Microsoft-cloud.”

Uitdagingen cloudstrategie
“Deze strategie schept een duidelijke leidraad,” gaat Sjak verder. “Toch zien we ook uitdagingen. Denk aan techniek en security. Veel van de traditionele ICT-leveranciers zijn nog niet zover dat zij volledige SaaS-oplossingen bieden. Dat wringt met ons beleid om zoveel mogelijk onder te brengen in de cloud, maar op dit moment zien we geen serieuze alternatieven. Security-technisch is het een feit dat de risico’s bij cloudoplossingen beter te beheersen zijn dan wanneer alles ‘on premise’ staat. Tegelijkertijd is de impact bij security-incidenten in de cloud vaak groter. Een continue afweging dus.”

Cybercriminaliteit
De dreiging van cybercriminaliteit zal de komende jaren nog meer focus vereisen, legt Sjak uit. “Voor Area betekent dit ook dat we hier extra budget voor uittrekken en nauwer zullen samenwerken met onze partners. Een ander punt is het beschermen van de gegevens van huurders en woningzoekenden. De kans op datalekken ten gevolge van cybercriminaliteit wordt groter. Dat dwingt Area om rollen en rechten strak te regelen. Niet langer mag iedereen alles zien omdat dat zo makkelijk is. Iedereen mag alleen toegang hebben tot de set gegevens die nodig is om het werk te kunnen doen. Als je dan gehackt wordt, is de impact in ieder geval zo klein mogelijk. Ook de legacy die applicaties met zich meedragen is een punt van zorg. Maar ergens moet je breken met het oude en doorpakken op een nieuwe technologiestack. Dat is spannend maar biedt ook enorme kansen om je organisatie klaar te maken voor de toekomst.”

Aanleiding nieuw DMS
Een mooi voorbeeld van doorpakken op het nieuwe is de overstap naar E-Content 365. Sjak: “In het kader van continu verbeteren hebben we ons Document Management System van Van Dinther recent vernieuwd. Hoewel gebaseerd op Microsoft SharePoint, was het tijd voor een upgrade. Bovendien waren er in de loop der tijd vele aanpassingen gedaan waardoor het meer een maatwerkoplossing was geworden dan een generieke oplossing. Van Dinther wees ons op het nieuwe E-Content 365. Volledig gebaseerd op Microsoft 365-bouwstenen waar zij hun markt- en archiveerkennis aan toevoegen. Bijkomend voordeel is dat E-Content 365 is gebaseerd op de CORA 4.1-standaard waardoor we als Area aansluiten bij de sectorstandaard.”

Geen technische uitdaging
Het mooie van kiezen voor een Microsoft 365-oplossing is volgens Sjak dat je minder technische uitdagingen hebt en het relatief makkelijk aansluit op de rest van je applicatielandschap. “Uiteraard moet je bij de vervanging van een oplossing altijd naar je koppelvlakken kijken, maar doordat alles aansluit op de Microsoft-standaarden lag hier geen uitdaging. De grootste technische uitdaging was nog om dertig jaar aan niet-CORA ingericht digitaal archief op een traditionele fileserver op de juiste wijze naar een CORA-compliant inrichting in de Microsoft cloud te migreren. Dat vraagt veel doorlooptijd maar omdat de data al in de maand voor het livemoment werden verplaatst, was ook dat geen probleem. Het grootste deel van het migratieproces hebben we overigens kunnen uitbesteden waardoor wij alleen nog tijd moesten besteden aan 7.500 documenten die niet automatisch gemigreerd konden worden.”

Resultaten
“Van tevoren streefden we een aantal doelen na met de introductie van het nieuwe DMS. Zo wilden we dat het platform intuïtief en snel zou werken met goed vindbare documenten. Ook moest de beveiliging goed zijn en moest het platform AVG-compliant en toekomstvast zijn. Deze doelen zijn behaald. Uit een enquête onder de gebruikers komt naar voren dat ook zij positief zijn over de nieuwe oplossing en dat het een verbetering is ten opzichte van het oude platform.” Sjak besluit: “De intensieve livetraining die we alle medewerkers hebben aangeboden, gecombineerd met een goede nazorg, zal daar zeker aan bijgedragen hebben. Met de afronding van het E-Content 365-project heeft Area nu al haar data in de cloud staan; een belangrijke mijlpaal binnen de cloudstrategie.”

Bron: CorporatieGids Magazine, Foto: Astrid Roox