• Home
• Nieuws

Schrijf een I&A-beleidsplan dat werkt

Geplaatst door CorporatieMedia op Thursday 10 April 2025

Een I&A-beleidsplan moet meer zijn dan een wollig document dat na goedkeuring in de la verdwijnt. Het bepaalt hoe een organisatie haar informatievoorziening en automatisering inzet en moet daarom praktisch, helder en gedragen zijn. Toch blijkt het in de praktijk lastig om een plan te maken dat richting geeft én werkbaar blijft. Hoe zorg je voor een goed gestructureerd en toekomstbestendig beleidsplan? In dit blog delen we concrete tips om een I&A-beleidsplan op te stellen dat aansluit bij de organisatie en daadwerkelijk wordt gebruikt.

1. Bepaal de rol van het I&A-beleidsplan
Voordat je begint met schrijven, is het belangrijk om te bepalen wat de positie van het I&A-beleidsplan binnen de organisatie is. Is het een overkoepelend document waaronder bijvoorbeeld IT-beleid en databeveiliging vallen? Of is het juist een op zichzelf staand stuk dat alleen de hoofdlijnen schetst?

Tip: Maak een overzicht van bestaande beleidsdocumenten en bepaal hoe het I&A-beleidsplan zich daartoe verhoudt. Zo voorkom je dubbel werk en zorg je ervoor dat het plan aansluit bij de bredere strategie van de organisatie.

2. Betrek de organisatie vanaf het begin
Een plan dat volledig binnen de I&A-afdeling wordt geschreven zonder input van de rest van de organisatie, mist draagvlak. De business moet zich in het beleid herkennen en begrijpen hoe het bijdraagt aan de doelen van de organisatie. Een goed plan sluit aan bij de werkelijke behoeften van de organisatie en biedt concrete handvatten om de gestelde doelen te bereiken.

Tip: Voer korte interviews met verschillende afdelingen om te achterhalen waar hun behoeften en knelpunten liggen. Dit hoeft geen langdurig traject te zijn, een paar gerichte gesprekken kunnen al helpen om de juiste accenten in het plan te leggen. Gebruik deze input als basis voor het beleidsplan.

3. Maak heldere keuzes en werk met uitgangspunten
Een beleidsplan moet richting geven. Dat betekent dat je keuzes moet maken. Veel organisaties hanteren uitgangspunten zoals ‘Microsoft tenzij’ of ‘SaaS tenzij’, waarmee je standaardkeuzes vastlegt en voorkomt dat elke technologiekeuze opnieuw ter discussie wordt gesteld.

Tip: Formuleer enkele kernuitgangspunten die passen bij de organisatie en neem deze expliciet op in het plan. Dit helpt bij consistentie in toekomstige beslissingen. Je hoeft in het beleidsplan niet alle voor- en nadelen van een keuze te benoemen, alleen wat de keuze is geweest en waarom.

4. Breng structuur aan: werk met een model
Een veelgemaakte fout bij beleidsplannen is dat ze te breed en onsamenhangend worden. Door te werken met een eenvoudig model, zoals ons ‘Kompas’ met vier windstreken/hoofdonderwerpen, breng je structuur aan.

Tip: Met een model, zoals het ‘Kompas’ van BE impulse, kun je de diverse onderwerpen die belangrijk zijn voor een I&A-beleidsplan overzichtelijk indelen en terugbrengen naar de kern van het beleid.

5. Houd het beknopt en concreet
Beleidsplannen worden vaak te lang en te gedetailleerd. Hoe uitgebreider het document, hoe groter de kans dat het niet gelezen of gebruikt wordt. Een beleidsplan moet richting geven, niet de uitvoering tot in detail beschrijven.

Tip: Schrijf eerst alles op wat je belangrijk vindt en schrap vervolgens overbodige details. Vermijd twijfeltaal en overbodige woorden zoals ‘zullen’ en ‘er’ om je zinnen krachtiger te maken. Wees concreet en focus op de eindbestemming en de gemaakte keuzes, zonder in te gaan op de uitwerking ervan.

6. Maak het visueel: gebruik een praatplaat
Een lange tekst leest niemand van A tot Z. Door de kern van je beleidsplan visueel te maken, bijvoorbeeld in de vorm van een praatplaat, maak je het toegankelijker en makkelijker te onthouden.

Tip: Ontwikkel een overzichtelijke infographic of schematische weergave van de belangrijkste punten in je beleidsplan en gebruik deze actief in presentaties en communicatie. Hang hem bijvoorbeeld op bij het koffiezetapparaat, zodat iedereen alert blijft op de gemaakte afspraken.

7. Kies een realistische looptijd en evalueer periodiek
Een plan voor tien jaar is onrealistisch, maar een beleid dat elk jaar vernieuwd moet worden is ook niet praktisch. Kies daarom liever voor een beleidsplan zonder vaste einddatum, maar met een periodieke evaluatie. Dit houdt het beleid levendig en zorgt dat het aansluit bij de actuele omstandigheden, zonder dat het telkens opnieuw geschreven hoeft te worden.

Tip: Plan jaarlijks of tweejaarlijks een evaluatie waarin je beoordeelt of de koers nog klopt. Vergelijk het met een navigatiesysteem: soms moet je je route bijstellen, maar je blijft altijd in de richting van je bestemming. Wijs hierbij ook een eigenaar aan: iemand die verantwoordelijk is voor het bewaken van de evaluatiemomenten en het doorvoeren van eventuele bijstellingen. Zo blijft het plan niet alleen flexibel, maar is er ook duidelijkheid over wie de voortgang bewaakt.

Bron: BE Impulse, Foto: BE Impulse