• Home
• Nieuws

Ron Smit (Parteon): Huurders in één keer een correcte huuraanpassing toezeggen

Geplaatst door CorporatieMedia op Tuesday 26 May 2020

Ieder voorjaar vindt bij Parteon de jaarlijkse huuraanpassing plaats. Een intensieve bezigheid waar veel menselijk handelen bij komt kijken. Om de efficiency te verbeteren, heeft de Zaanse corporatie dit proces verder gedigitaliseerd. Functioneel beheerder Ron Smit sprak met CorporatieGids.nl over de verandering: “De eerste resultaten laten zien dat het nu een stuk efficiënter gaat.”

De afgelopen maanden heeft Parteon samen met vier andere woningcorporaties en softwareleverancier Aareon samengewerkt aan nieuwe huuraanpassingssoftware, begint Ron. “Ik zit inmiddels al een paar jaar in het projectteam huuraanpassing bij Parteon, en heb mij twee jaar geleden aangemeld voor de usergroup huuraanpassing. Daar werk ik samen met WaardWonen, Vidomes, Rochdale en Provides, en kijken we in samenspraak met Aareon naar hoe software ons het beste kan ondersteunen in dit proces.”

Eerste cyclus
Met de keuze voor nieuwe software wil Parteon de efficiency verhogen en de foutgevoeligheid verminderen. “Voorheen werkten we in het huuraanpassingsproces nog met Excel. Je maakte een export vanuit Tobias AX naar Excel, waarin de berekening werd gemaakt en het eindresultaat weer werd ingelezen in het primaire systeem. Zo’n werkwijze is niet meer van deze tijd, kost veel inspanning en is foutgevoelig. Omdat we daarnaast een uitgebreid huuraanpassingsbeleid hebben – wij voeren bijvoorbeeld een gedifferentieerde huurverhoging, huurbevriezing en huurverlaging door – valt hier voor ons veel te winnen.”

“Het tweede doel is om het huuraanpassingsbeleid van Parteon volledig, efficiënt en effectief in de nieuwe software door te voeren. En inmiddels is dat gelukt. Samen met collega’s Mieke Konijn, Angelique Fidder en Hans van Breukelen is de cyclus voor dit jaar afgerond en is eind april de eerste aanzegging bij huurders op de mat beland.”

Volledig geïntegreerd
De nieuwe huuraanpassingssoftware is een uitbreiding van de AX-module Contract, legt Ron uit. “Daardoor is het volledig geïntegreerd en werkt het samen met andere processen en tools in ons primaire systeem. Denk aan het verhuurmutatieproces en de correspondentiemodule om de aanzeggingen te genereren. Het nieuwe huuraanpassingsproces loopt niet volledig automatisch – er zijn en blijven menselijke handelingen nodig – maar er zijn wel verschillende tussenstappen gedigitaliseerd. Zo leidt een workflow je per groep contracten door het gehele proces. Let daarbij wel op dat de inrichting aan de hand van parameters aandacht behoeft. Want hoe beter en strakker je dat inregelt, hoe beter het vervolgproces verloopt.”

Efficiencywinst
Op de vraag wat de eerste ervaringen zijn van de nieuwe software, vertelt Ron: “Het proces gaat tot dusver heel soepel. Halverwege april waren alle prijsmutaties doorgevoerd en bleken de aanzeggingssjablonen nog niet definitief te zijn. Het is ons niet eerder gebeurd dat de mutaties eerder waren doorgevoerd dan dat de sjablonen gereed waren, wat een goed voorbeeld is van de efficiencywinst. Een mooie bijvangst van de software is dat we deze ook gebruikt hebben om meerdere simulaties door te voeren. We hebben met ons huurdersplatform een bepaald gemiddeld percentage verhoging afgesproken. Door de differentiatie bleek dat wij daar gemiddeld iets bovenuit kwamen. In overleg met het huurderplatform zijn toen de percentages naar beneden bijgesteld, waardoor bewoners een lagere huurverhoging krijgen.”

In één keer goed
“De essentie van het huuraanpassingsproces is dat huurders in één keer een correcte huuraanpassing krijgen aangezegd,” gaat Ron verder. “Parteon zit al jaren strak op dit proces en controleert of de berekende aanpassingen wel kloppen. Dit betekent ook dat wij al jaren een laag aantal bezwaren ontvangen. Voor huurders die vanuit het Sociaal Huurakkoord een huurverlaging of -bevriezing hebben aangevraagd, heeft deze software een bijkomend voordeel. De reguliere verhoging was bij deze huurders al verwerkt, maar voor deze groep is in de nieuwe software een correctie doorgevoerd. Deze huurders krijgen daardoor alsnog een aanzegging die in één keer goed is.”

Optimaliseren
Hoewel Parteon met de software haar proces heeft verbeterd, kijkt de corporatie inmiddels al naar optimaliseringsmogelijkheden. Ron: “Zo kijken we met Aareon naar de mogelijkheid om – naast het aanpassen van netto-huren – ook servicekostencomponenten als gas, elektra en water aan te kunnen passen. Daarnaast zie ik ook mogelijkheid om binnen Parteon stappen te maken, bijvoorbeeld door aanzeggingen digitaal in plaats van via fysieke post te verspreiden om kosten te besparen.”

Bron: CorporatieMedia, Foto: Parteon