Procesgericht werken is een business transformatie die de cultuur van een organisatie verandert. Het vraagt om een blijvende inspanning en ondersteuning, waarbij de organisatie continu reflecteert, verbetert en optimaliseert. Maar hoe zorg je ervoor dat procesgericht werken effectief wordt geïmplementeerd en blijvend wordt toegepast?
Stap 1: De analysefase - iedereen op één lijn
De eerste stap naar procesgericht werken is ervoor zorgen dat iedereen in de organisatie hetzelfde beeld heeft van wat procesgericht werken precies inhoudt. Dit gaat verder dan alleen het in kaart brengen van de verschillende stappen binnen het proces. Je wilt een proces volledig ontleden.
- Welke taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn er binnen het proces?
- Welke systemen worden binnen het proces gebruikt, hoe worden ze gebruikt en hoe gaan deze systemen om met data?
- Welke data en informatiestromen zijn er nodig binnen het proces? Waar gaat ongestructureerde data naartoe en waar slaan we deze op?
- Wie vervult welke rol: de proceseigenaar, procesbeheerder en functioneel beheerder?
- Hoe zit het met de klantbeleving? Voor wie optimaliseren we het proces: de interne klant (collega) of de externe klant (huurder)? Hoe kunnen we deze mensen betrekken en ervoor zorgen dat zij profiteren van optimale processen?
Een belangrijk inzicht bij procesoptimalisatie is dat verbeteringen niet altijd direct tijdwinst opleveren voor een individu, maar juist voor het gehele proces. Soms moet jij misschien drie extra klikken doen, zodat een collega twintig handelingen minder hoeft uit te voeren. Bij een ander proces heb jij juist profijt van een aanpassing, terwijl een collega een extra handeling moet doen. Creëer het besef dat je samenwerkt aan het proces en dus een gezamenlijk doel hebt: een zo efficiënt mogelijk proces voor zowel de klant als de organisatie.
Stap 2: Aan de slag met processen
Als iedereen hetzelfde begrip heeft van procesgericht werken, kan de organisatie daadwerkelijk processen gaan aanpakken. Het is belangrijk om de mensen die bij het proces betrokken zijn, verantwoordelijkheid te geven. Wij adviseren hierbij te werken met kortcyclische verbeteringen in plaats van een ‘big bang’-aanpak.
In plaats van een volledig uitgewerkt ideaal proces in één keer door te voeren, wordt er per proces stap voor stap verbeterd. Dit kan betekenen dat een klein onderdeel van het proces al binnen een week geoptimaliseerd wordt, terwijl andere verbeteringen meer tijd nodig hebben. Zo wordt er continu vooruitgang geboekt en blijft de organisatie flexibel inspelen op veranderingen. Bovendien vergroot je het draagvlak binnen de organisatie en stimuleer je medewerkers om zelf verbeteringen door te voeren. Dit proces kent namelijk geen einde, geen ‘big-bang’.
Stap 3: De beheercyclus opstarten
Procesgericht werken stopt niet na de optimalisatie van een proces. Het is een continu proces waarbij veranderingen en verbeteringen constant worden doorgevoerd, zoals wetswijzigingen, updates van systemen of nieuwe klantvragen.
Om dit te borgen, wil je een effectieve beheercyclus opstarten. Dit betekent dat regelmatig wordt gereflecteerd: werken we nog zoals we hebben afgesproken? Zijn verbeteringen nodig? Wanneer iets verandert, moet direct gehandeld worden, in plaats van het uit te stellen tot een toekomstige evaluatie. Zo blijft het proces actueel en efficiënt.
De Plan-Do-Check-Act (PDCA)-cyclus helpt hierbij. Belangrijk in deze fase is dat rollen en verantwoordelijkheden duidelijk zijn. Zonder heldere afspraken over wie waarvoor verantwoordelijk is, komt de cyclus niet goed op gang of stagneert deze al snel. Door PDCA een vast onderdeel te maken van de organisatiecultuur, wordt procesgericht werken een continu verbeterproces in plaats van een eenmalige optimalisatie. Zo blijft jouw organisatie optimaal en efficiënt functioneren.
Wil je procesgericht werken implementeren, maar weet je niet waar je moet beginnen? Wij kunnen je hierbij helpen. Wij ondersteunen organisaties bij het stellen van de juiste vragen, het analyseren van de processen die optimalisatie nodig hebben en het opzetten van een effectieve beheercyclus. Ons doel is dat de organisatie zelf in staat is om procesgericht te blijven werken en om dit duurzaam te verankeren. Het is geen eenmalig project, maar een manier van denken en doen die leidt tot blijvende verbetering. Neem bij vragen contact met ons op.
Bron: BE Impulse, Foto: BE Impulse
Zoals ieder jaar was het een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En de 2024-editie, de veertiende van het…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine - Maart 2025 Inhoud Harry Platte (Parteon): Groot dromen, klein doen Laurens Flierman (NEH): Risico’s beter beheersen door…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
