• Home
• Nieuws

Opzien tegen de jaarlijkse huurverhogingsbrief?

Geplaatst door CorporatieMedia op Tuesday 21 February 2023

De brief voor de jaarlijkse huurverhoging is elk jaar weer een monsterklus voor woningcorporaties. Tijdsdruk en ook de verschillende soorten brieven die de deur uit moeten, maken van dit administratieve proces een ware uitdaging.

Mail to Pay-consultant Jeffrey Pijnenburg vertelt hoe zijn organisatie hierbij kan helpen.
“Door te digitaliseren en te automatiseren. Wij versturen de huurverhoging veelal via e-mail. Je kunt dan zien of de e-mails geopend worden of niet. Is dat het geval, dan weet je dat de aankondiging is aangekomen en hoef je verder niets te doen. Is de e-mail na een aantal dagen nog niet geopend, dan adviseren wij woningcorporaties alsnog een brief per post te sturen, zodat je zeker weet dat de huurder de aankondiging voor de huurverhoging heeft ontvangen. Het is natuurlijk ook mogelijk om de huurverhoging alleen per brief te versturen. Wij hebben betrouwbare printpartners die dat stukje van het proces voor ons verzorgen. Door het zo te doen, bespaar je als corporatie tijd en geld.”

Zijn er nog meer voordelen?
“Als verhuurder heb je meerdere prijswijzigingsgroepen. De ene woningcorporatie heeft er vijf, een andere wel twintig. Maar huurders in de vrije sector wil je een andere brief sturen dan in de sociale huur. Wij kunnen per groep een flow inrichten. Daarvoor lezen wij eerst het volledige xml-bestand voor de huurverhoging in. Na een check bouwen we per groep een brief op. Bijvoorbeeld voor sociale huur, wonen zelfstandig, garage of bedrijfspand. Elke groep krijgt dus een eigen brief.”

Is het ook mogelijk om via Mail to Pay de inkomensafhankelijke huurverhoging te versturen?
“Jazeker. Maar (nog) niet via e-mail. Dat heeft te maken met de inkomensafhankelijke verklaring die met het huurverhogingsvoorstel moet worden meegestuurd. Alles wat wij bijvoegen, wordt samen met de e-mail opgeslagen in het Document Management System (DMS). Vanwege privacywetgeving mag de inkomensafhankelijke verklaring daar niet worden bewaard. En technisch is het helaas nog niet mogelijk deze bijlage los te koppelen van de e-mail. Dit proces kunnen wij dus alleen verzorgen als de brief met het huurverhogingsvoorstel per post wordt verstuurd. Dan kunnen we de inkomensafhankelijke verklaring na het printen ‘losknippen’ van de brief en wordt alleen de brief gearchiveerd.”

Mail to Pay kan de verstuurde stukken dus ook archiveren?
“Ja, we kunnen op verschillende manieren een koppeling maken met het DMS van een woningcorporatie. Via Archief Compact, bijvoorbeeld. Maar ook via ShareWorX en E-Content 365. Dat scheelt weer veel handmatig werk. Bovendien zijn de stukken zo – afhankelijk van het DMS – makkelijk toegankelijk.”

Mail to Pay verstuurt de jaarlijkse huurverhoging nu al drie jaar voor zijn klanten, wat hebben jullie door de jaren heen geleerd?
“Dat een goede voorbereiding echt het halve werk is. We leveren voor elke woningcorporatie maatwerk én we hebben een harde deadline. Alle brieven moeten vóór 1 mei op de mat liggen, maar de overheid geeft pas in februari, en soms nog later, duidelijkheid over het maximale huurverhogingspercentage. Dat zorgt voor tijdsdruk. Daarom beginnen we ruim op tijd met een kick-off waarin we met de projectleider en een communicatiemedewerker van de corporatie alle wensen doornemen. Welke prijswijzigingsgroepen zijn er, welke sjablonen willen ze gebruiken, welke teksten moeten er worden geschreven, is er nog extra informatie die ze willen toevoegen? Het is belangrijk dat je van tevoren goed je verwachtingen naar elkaar uitspreekt. Daarna maken we een strak plan met een duidelijke takenlijst, zodat we allemaal onze rol kennen. Gelukkig hebben we allerlei situaties – huurverhoging voor meerdere groepen, huurverlaging en huurbevriezing – inmiddels al meegemaakt. Dat maakt het wat makkelijker.”

Dus geen stress?
“Nou, helemaal stressvrij zal het proces wel nooit worden, haha! Maar bij Mail to Pay doen we dit echt met z’n allen. In april hebben we altijd allemaal onze agenda leeg geveegd en geblokt. Dan is het alleen maar huurverhoging wat de klok slaat. Avonden tot negen, tien uur zijn dan geen uitzondering. Dat is pittig, ja. Tegelijkertijd is het een heel bijzondere en uitdagende periode met elkaar.”

Wat verwacht je voor de huurverhoging in 2023?
“Dat is lastig te zeggen. In 2021 hadden we de huurbevriezing door Corona. Nu hebben we een energiecrisis. Misschien wordt de huurverhoging dit keer minimaal of komt er voor sociale woningen helemaal geen verhoging en misschien zelfs een verlaging. Wie zal het zeggen? Wij hebben in elk geval de scripts en draaiboeken voor alle mogelijke situaties al op de plank liggen. We zijn er klaar voor!”

Bron: Aareon, Foto: Mail to Pay