• Home
• Nieuws

Motion10 wil corporaties helpen een 'Digitale Corporatie' te worden

Geplaatst door CorporatieMedia op Wednesday 21 October 2015

Digitalisering is een woord dat bij woningcorporaties vaak langskomt, maar hoe dit precies ingevuld moet worden is vaak een lastige vraag. Softwareleverancier Motion10 publiceerde onlangs haar whitepaper 'De Digitale Corporatie' en probeert hiermee corporaties te informeren over hoe ze dit proces het beste kunnen inrichten. Ron Witjes, Principal Consultant bij het Rotterdamse bedrijf en schrijver van de whitepaper: "Door slimmer om te gaan met IT kunnen uitdagingen als minder personeel of minder budget juist worden gezien als kansen."

"Integraal informatiebeheer is ons vak," legt Ron uit op de vraag waarom Motion10 de whitepaper heeft geschreven. "IT is een hulpmiddel, maar je kunt dit alleen slim inzetten wanneer je goed nadenkt over je informatiehuishouding. Wij kennen de corporatieprocessen en snappen de problematiek van informatievoorziening. Daarom weten wij precies wat nodig is bij een corporatie om digitaal te gaan."

Handvaten
Volgens Ron hebben corporaties te maken met zich steeds sneller opvolgende technologische ontwikkelingen en de dynamiek van politieke en maatschappelijke ontwikkelingen. Woningcorporaties moeten hier voortdurend op anticiperen. Er is minder budget en personeel beschikbaar, en de transparantie en verantwoording moet beter. "Eén van de manieren hoe ze hierop kunnen anticiperen, is met IT. Maar dit moet wel op een goede manier worden ingevuld."

"Nu moeten medewerkers bijvoorbeeld nog door vier of vijf applicaties heen op zoek naar betrouwbare, volledige en actuele info. Maar bij een juiste invulling van de IT en een goede implementatieaanpak is alle informatie benaderbaar via één ingang. Dat verhoogt niet alleen de betrouwbaarheid, maar levert ook tijdswinst op."

"Daarnaast horen corporaties steeds vaker dat ze 'meer met minder' moeten doen," gaat Ron verder. "Dat klinkt heel negatief, maar kan tegelijkertijd ook een positieve kans zijn. Met een goede IT-omgeving heb je minder beheer en kosten en heb je meer overzicht en kwaliteit. Ook kan dit de servicegerichtheid van een corporatie verbeteren. Als organisatie kun je er - mits je het slim aanpakt - alleen maar beter uitkomen."

Drie pijlers
Zo'n slimme IT-oplossing kan volgens Motion10 worden gerealiseerd aan de hand van drie pijlers, die volgens Ron zijn samen te vatten in 'informatie integraal opslaan, informatie ophalen en informatie waardevol maken'. "Allereerst is er de digitale werkplek. Alle applicaties en informatiebronnen die je nodig hebt zijn hier in beeld en binnen handbereik. Er is één toegang voor al jouw informatiebronnen, ook al zitten deze in programma's in de backoffice. Hierdoor wordt het werk voor medewerkers overzichtelijker."

"Daarom moeten corporaties kijken naar een enterprise service bus (ESB). Hiermee wordt alle informatie die je nodig hebt op één plek verzameld. Hierdoor weet je zeker dat je altijd actuele en relevante informatie gebruikt. Een ESB maakt het ook mogelijk om gegevens tussen eigen applicaties en applicaties van ketenpartners eenduidig uit te wisselen. Een ESB geeft ook onze visie weer van hoe een corporatie haar informatiehuishouding het beste in kan richten. Hier hebben niet alleen medewerkers profijt van, maar ook huurders en ketenpartners."

"Als laatste moeten corporaties iets met die informatie kunnen doen; hun informatie waardevol maken," gaat Ron verder. "Dit kan met het Corporatie Dashboard. Via deze software kun je sturingsinformatie verkrijgen en KPI's formuleren. Ook kun je hiermee rapporten maken. Rauwe data wordt hierdoor kwalitatief gemaakt."

Gefragmenteerde informatie
Volgens Ron ontstaan de problemen bij corporaties niet omdat ze niet gedigitaliseerd zijn, maar omdat er geen duidelijk plan achter zit. "Corporaties gebruiken bijvoorbeeld e-mails, sms, intranet en een DMS. Hierdoor is informatie gefragmenteerd beschikbaar, en staat iets vaak op drie verschillende locaties opgeslagen. Met de eerder genoemde pijlers kunnen wij meer duidelijkheid en uniformiteit creëren."

De schrijver van de whitepaper plaatst hierbij wel een voetnoot: "Wij suggereren niet dat door de drie pijlers te hanteren alle vraagstukken rondom integraal informatiebeheer worden opgelost. Wel verdwijnt een deel van de bestaande problemen, omdat informatie nu duidelijker opgeslagen wordt, makkelijk op te vragen is en beter kan worden verwerkt in bruikbare sturingsinformatie."

Proactief optreden
Bij het traject naar een 'Digitale Corporatie' is het volgens Ron ook belangrijk dat corporaties zich proactief gedragen. Een kijkje in de keuken bij bijvoorbeeld een commercieel bedrijf is volgens hem dan ook geen slecht idee: "In het verleden waren woningcorporaties vooral reactief. Het waren externe factoren zoals wetswijzigingen of financiële triggers die veranderingen teweeg brachten. Corporaties leefden teveel in de waan van de dag."

"Je ziet dit nog steeds wel een beetje, bijvoorbeeld bij corporaties die nu tijd spenderen aan een nieuw DMS terwijl maximaal twintig procent van hun info uit (papieren) documenten komt. Ze kijken naar zo'n nieuwe oplossing, in plaats van uit te zoeken hoe je de problemen rondom integraal informatiebeheer écht kunt oplossen. Een wat meer open mind bij woningcorporaties zou dan ook niet verkeerd zijn. Je wordt er niet slechter van wanneer je een kijkje bij de buren neemt. Dat hoeven niet eens corporaties te zijn. Ook een bezoek aan een waterschap, gemeente of bijvoorbeeld een webwinkel zou tot nieuwe ideeën kunnen leiden."

Digitale strategie en roadmap
Wanneer corporaties zich aangesproken voelen in de whitepaper van Motion10, kunnen ze het Rotterdamse bedrijf benaderen voor een traject richting 'De Digitale Corporatie'. Ron: "Wij helpen ze met het ontwikkelen van een digitale strategie en roadmap. We denken ook met ze na over waar een corporatie over twee jaar wil staan qua informatievoorziening, hoe ze hun doelgroep het beste kunnen bereiken en hoe ze maximaal op hun doelgroep kunnen anticiperen. Op die manier kan de IT bij een corporatie maximaal worden benut."

Bron: Johan van den Beld | CorporatieMedia - 21 oktober 2015