• Home
• Nieuws

Monique Brewster (Woonforte): Procesgericht werken biedt inzicht en overzicht en legt een basis om efficiënter te gaan werken

Geplaatst door CorporatieMedia op Wednesday 29 June 2022

Woningcorporaties hebben te maken met grote uitdagingen, bijvoorbeeld omtrent de duurzaamheid, betaalbaarheid en beschikbaarheid van hun bezit. Hoe richt je je organisatie zo in dat je deze hindernissen het beste het hoofd kunt bieden? En welke rol is daarbij weggelegd voor procesgericht werken? CorporatieGids.nl sprak erover met Monique Brewster, directeur-bestuurder van Woonforte.

Een veilig thuis is een grondrecht en een eerste levensbehoefte. Toch zijn er ook in de gemeente Alphen aan de Rijn – waar Woonforte ongeveer 11.000 vhe verhuurt – volgens Monique teveel mensen die zo’n thuis nog niet hebben. “Het aanpakken van de wooncrisis is voor ons dan ook de grootste uitdaging. Woonforte bouwt tot 2030 zo’n 2.500 nieuwe woningen. Dat betekent niet dat we niet omkijken naar zaken als duurzaamheid of betaalbaarheid. Zo gaan we na welke maatregelen we kunnen treffen om de gevolgen van energiearmoede bij onze huurders te verlichten, maar is voor iedereen – intern én extern – helder waar we voorrang aan geven op de momenten dat we moeten kiezen.”

Renovatie
Om de wooncrisis aan te pakken, heeft Woonforte onlangs de keuze gemaakt om procesgericht werken te implementeren. “Het gaat om een update van het systeem dat we al hadden,” legt Monique de keuze uit. “Of een renovatie als je in bouwtermen wilt spreken. Door een combinatie van een fusie, veranderingen in onze opgave, nieuwe medewerkers en wijzigingen in onze ICT-systemen, was een actualisatie en op sommige plekken vernieuwing van de werkwijze nodig. Daarbij is het werken met procesmanagers en de inzet op continu verbeteren en actueel houden van processen nieuw voor ons. Wat het ons oplevert? Dat iedereen die betrokken is bij een werkproces weet waar zijn of haar verantwoordelijkheid of bijdrage in het proces ligt en waar je op aangesproken kunt worden.”

Helderheid en eenduidigheid
Procesgericht werken levert helderheid en eenduidigheid op in de werkprocessen, vat Monique samen. “Daarmee kunnen we ook duidelijk zijn naar onze klanten. Je krijgt inzicht in de kwaliteit van de geleverde dienstverlening en kunt sneller inspelen op verstoringen in het proces. De werkwijze zorgt ervoor dat medewerkers bij procesverbetering meedenken en betrokken zijn.”

Middelen effectief inzetten
“Uiteindelijk zorgt deze manier van werken ervoor dat we onze middelen – in dit geval menskracht – zo effectief mogelijk inzetten. Omdat we in de processen ook aandacht besteden aan de specifieke risico’s in het proces, kunnen we deze ook beter beheersen. We benoemen ook de KPI’s in onze processen waardoor we beter kunnen sturen.”

Discipline
Procesgericht werken vraagt volgens Monique onder andere om discipline. “Denk bijvoorbeeld dat data op een juiste manier vastgelegd worden in onze systemen, waardoor vervolgstappen makkelijker worden. Maar ook het terug volgen van de digital trail van een proces wordt makkelijker als dat nodig is. Onze datakwaliteit verbetert en daarmee ook onze dienstverlening. Die verbeteringen hebben ook effect op het in control zijn van de organisatie.”

Randen aangeven
“Daarnaast kadert procesgericht werken in wat we wel en niet doen en hoe we dit vervolgens doen,” gaat Monique verder. “Het geeft de randen van het zwembad aan in de zee van mogelijkheden en dat vinden de meeste mensen fijn. Medewerkers vragen ook om die duidelijkheid. De andere kant is dat onduidelijkheid soms ook ruimte geeft en die wordt wel ingeperkt. Een goed voorbeeld daarvan is het nieuwbouwproces. Dat is een proces dat veel mensen leuk vinden en waar ze graag aan willen deelnemen. Dat geeft echter niet altijd de meest efficiënte route naar het resultaat. We hebben nu dit proces een stuk slanker gemaakt waardoor we sneller kunnen werken. Belangrijk, omdat de beschikbaarheid van woningen al zo lang onder druk staat.”

Winst aangeven
Op de vraag wat de rol van Monique is als directeur-bestuurder bij de implementatie van procesgericht werken, zegt ze: “Mijn rol is het creëren van draagvlak door duidelijk te maken wat Woonforte te winnen heeft en de mensen zelf te winnen hebben wanneer wij systematisch en procesgericht te werk gaan. Bij het opzetten en beschrijven zijn overigens de mensen die ermee moeten werken betrokken. Het is dus echt hun product.”

Blik van een buitenstaander
Bij het opzetten van procesgericht werken heeft Woonforte nauw samengewerkt met De Processpecialisten. “Zij hebben ons geholpen bij het systematisch in kaart brengen, opnieuw beschrijven en – waar nodig – inrichten van onze processen. De Processpecialisten ondersteunden ons ook bij de implementatie van het werken met procesmanagers. Samenwerken met een expertpartij helpt omdat zij met de blik van een buitenstaander gericht vragen stellen aan onze organisatie.

Procesgericht werken
De eerste processen worden momenteel afgerond en voor de zomervakantie geïmplementeerd, sluit Monique af: “Het project loopt door tot het einde van het jaar. Daarna is het aan de organisatie om de processen levend en actueel te houden. Corporaties liggen onder het vergrootglas van de publieke en politieke belangstelling. Zeker met alle opgaven die er voor ons liggen, is het van belang dat we onze middelen die door huurders worden opgebracht, efficiënt inzetten, dat we risico’s beheren, dat we in control zijn én dat we dat kunnen verantwoorden en zichtbaar maken. Procesgericht werken helpt daarbij enorm.”

Bron: CorporatieMedia, Foto: Woonforte