• Home
• Nieuws

Marco van der Wel (Beveland Wonen): Beter documentbeheer leidt tot slimmer en fijner digitaal samenwerken

Geplaatst door CorporatieMedia op Wednesday 29 January 2025

Woningcorporaties werken met enorme hoeveelheden data en documenten. Gegevens die goed geordend en regelmatig opgeschoond moeten worden om efficiënt en veilig te werken. Tel hierbij een fusie op waardoor de documenten van twee organisaties bij elkaar komen, en je staat voor een enorme opgave. Beveland Wonen – verantwoordelijk voor ongeveer 11.000 woningen in Zeeland – pakte de afgelopen drie jaar haar documentbeheer aan en in gesprek met CorporatieGids.nl vertelt bestuurder Marco van der Wel over de gezette stappen: “We hebben dit opgepakt als organisatieveranderingstraject.”

Drie jaar geleden begon Beveland Wonen met het traject om haar documentbeheer te optimaliseren om slimmer, efficiënter en veiliger te kunnen werken. Marco: “Dat had verschillende aanleidingen. Allereerst maken we als organisatie steeds meer gebruik van de cloud en zijn we aan het overgaan naar Microsoft 365, waar een betere datastructuur bij hoort. Ook werden we getriggerd door de grote corporatiehack waar onder andere buurcorporatie l’escaut uit Vlissingen werd geraakt. We hebben onze veiligheid grondig onderzocht en geconcludeerd dat een hack geen kwestie is van ‘of’, maar van ‘wanneer’. Om in dat geval de eventuele schade zoveel mogelijk te beperken, hebben we stappen gemaakt rond het verbeteren van rechtenbeheer en onze systemen.”

Fusie
Beveland Wonen bestaat inmiddels zes jaar en ontstond destijds uit een fusie tussen R&B Wonen en RWS. “Deze fusie had veel impact op documentbeheer,” gaat Marco verder. “Hierbij moeten de data, informatiestromen en visie op datamanagement van twee organisaties worden samengevoegd. Daarbij waren beide rechtsvoorgangers kleine corporaties waar vaak informatie in de hoofden van medewerkers zat. In een grotere organisatie – Beveland Wonen heeft bijvoorbeeld 142 fte – is het essentieel dat informatie centraal voorhanden én actueel is. Dat vraagt om een professionaliseringsslag.”

Slim en fijn digitaal samenwerken
De gezette stappen rond documentbeheer moeten de Zeeuwse corporatie in staat stellen slim en fijn digitaal samen te werken. Over het belang daarvan zegt Marco: “Steeds vaker is er sprake van processen die afdelingsoverschrijdend zijn, zoals samen werken aan een begroting of jaarverslag, maar ook het in het klant- of verhuurproces. Vroeger werden in deze processen enorm veel documenten rondgestuurd, wat problemen opleverde omdat men bijvoorbeeld gebruikmaakte van verschillende versies. Dankzij de mogelijkheid om online samen aan dezelfde documenten te werken, ongeacht je locatie, verloopt de samenwerking veel soepeler.”

Nieuwe routines
Op de vraag wat goed documentbeheer vraagt van de organisatie vanuit technisch oogpunt, vertelt Marco: “Beveland Wonen werkt vanuit een best-of-breed strategie. Vanuit die gedachte hebben we ons documentbeheer ingericht. Zo zit alles wat onderhanden werk is in SharePoint, alle statische informatie in E-Content 365 en gebruiken we IRIS voor klantcontactinformatie. Het is nu de kunst om informatie op de juiste manier op te slaan. Dat vereist nieuwe routines. Zo was ik zelf bijvoorbeeld gewend om veel te archiveren in Outlook, maar dat is nu niet meer mogelijk want na drie maanden worden e-mails automatisch verwijderd.”

Organisatieverandering
Om de organisatie mee te nemen in de nieuwe werkwijze, heeft Beveland Wonen nauw opgetrokken met Andersom: “Zij hebben de scope van het project gedefinieerd, de projectleiding verzorgd en de voortgang van het project bewaard. Ook hebben we de verbeteringen als organisatieveranderingsproject aangevlogen. Andersom staat erom bekend veel aandacht te hebben voor de organisatieverandering en kon ons daarom goed helpen. Dat deden we door bijvoorbeeld team van twaalf collega’s samen te stellen die de projectstappen doorliep en daarover kon vertellen aan de rest van de organisatie. Zo werd er begrip en draagvlak gecreëerd voor de beoogde veranderingen.”

“Verschillende medewerkers zijn door Andersom daarnaast getraind zodat ze hun collega’s konden opleiden. Ook dat werkte positief en maakte het project iets van iedereen. Na de livegang bracht dit een extra voordeel omdat – wanneer men tegen problemen aanliep – er altijd mensen in de buurt waren die heel erg in de materie zaten. Uiteindelijk zijn we hier een half jaar mee bezig geweest.”

Evolutie, geen revolutie
Terugkijkend op wat het Beveland Wonen zoal heeft opgeleverd, vertelt  Marco: “We hebben afgelopen herfst het project opgeleverd. Allereerst gaf dit een heel opgelucht en opgeruimd gevoel. Opgelucht omdat we meer dan 100.000 bestanden hebben verwijderd waardoor we vanuit dataminimalisatie veiliger werken én documenten makkelijker te vinden zijn. Ook is niet langer iedereen gemachtigd om alle documenten in te zien, wat de veiligheid vergroot. Omdat we daarbij veel aandacht hebben besteed aan de organisatie bij het traject, waren er nauwelijks collega’s die mopperden op de nieuwe situatie. We zien de gemaakte stappen dan ook meer als evolutie dan een revolutie. Vanuit onze ambitie om ons werk steeds wat beter te doen, waren dit logische, nieuwe stappen om te zetten. Stappen die soms een flinke kluif waren voor de organisatie, maar onderaan de streep meer dan de moeite waard zijn geweest.”

Bron: CorporatieMedia, Foto: Beveland Wonen