• Home
• Nieuws

Kent iedereen de spelregels van de ECM strategie?

Geplaatst door CorporatieMedia op Tuesday 7 November 2023

Het is nog steeds een veelvoorkomend verschijnsel binnen organisaties. Verschillende afdelingen hebben hun eigen mapje, schijf of applicatie waarin ze hun bestanden bewaren. Sommigen gebruiken zelfs hun mailbox als een soort archief. Met een goed doordachte ECM (Enterprise Content Management) strategie ontwikkel je een aanpak om ongestructureerde informatie eenduidig te bewaren.

Maar om echt succesvol te zijn, moet iedereen binnen de organisatie de spelregels van de ECM strategie kennen en volgen. In dit blog vertellen we waarom het zo belangrijk is dat alle afdelingen betrokken zijn bij het creëren van deze strategie. En hoe je ervoor kunt zorgen dat iedereen binnen de organisatie de regels begrijpt en naleeft.?

Een ECM strategie creëer je samen
Een ECM strategie is niet iets dat je van bovenaf aan de organisatie oplegt. Sterker nog, de strategie wordt pas effectief als deze gezamenlijk is ontstaan. Voor een succesvolle strategie is het belangrijk dat iedere afdeling input levert. Alle betrokken partijen moeten de kans krijgen om hun stem te laten horen. Zo creëer je ook draagvlak binnen de organisatie voor de (uitrol van de) strategie.?

Om ervoor te zorgen dat iedereen binnen de organisatie de strategie begrijpt en naleeft, moet je hier zoveel mogelijk over communiceren. Aangezien een ECM strategie op één A4’tje zou moeten passen, kun je er bijvoorbeeld een praatplaat van maken. En deze op centrale plekken delen. Daarnaast kun je ambassadeurs inzetten. Dit zijn personen binnen de organisatie die actief hebben meegedacht over de strategie. Zij kunnen ze de strategie en het waarom ervan goed aan de collega’s uitleggen.

Het complete applicatielandschap
Een andere belangrijke factor bij het opstellen van een ECM strategie is het begrijpen van het complete applicatielandschap binnen de organisatie. Dit betekent dat je niet alleen naar afzonderlijke applicaties kijkt, maar naar het grotere geheel. Welke applicaties zijn er en wat kunnen ze allemaal? Vaak ontdek je overlap tussen de verschillende applicaties. En dat de meeste applicaties (nog) niet volledig worden gebruikt. In plaats van nieuwe systemen te implementeren, kan het beter zijn om bestaande processen en applicaties te optimaliseren.

Documenten op de juiste plaats
Een ECM strategie is er niet alleen om af te spreken waar documenten worden opgeslagen. Maar juist om ervoor te zorgen dat iedereen binnen de organisatie de documenten makkelijk kan vinden. Als de huurovereenkomsten op een specifieke locatie moeten worden bewaard, moeten alle afdelingen zich aan deze afspraak houden. Dit betekent niet dat alle informatie in hetzelfde systeem moet worden opgeslagen (een huurcontract mag je best in een andere applicatie opslaan), maar wél dat iedereen binnen de organisatie moet weten waar ze informatie kunnen vinden én of ze het wel of niet mogen bewaren.

Continu gebruik en evaluatie
Het opstellen van een ECM strategie is slechts het begin. Het is essentieel dat de strategie daadwerkelijk wordt gebruikt en nageleefd in de dagelijkse activiteiten van de organisatie. Dit betekent dat iedereen zich bewust moet zijn van de strategie en deze moet volgen. Het is een goed idee om regelmatig te bespreken hoe de strategie wordt geïmplementeerd, of je de implementatie kunt verbeteren en welke vervolgstappen je gaat nemen. Dit kun je doen door middel van formele evaluaties met het team. Maar ook via informele communicatie, zoals een praatplaat bij het koffiezetapparaat of een blog op het Intranet.?

De kracht van herhaling
Wil je dat iedereen de ECM strategie goed gaat uitvoeren? Gebruik dan de kracht van herhaling. Zorg ervoor dat je de strategie regelmatig onder de aandacht brengt en je medewerkers eraan herinnert wat van hen wordt verwacht. Daarnaast is het belangrijk om een cultuur te creëren waarin medewerkers elkaar kunnen aanspreken als ze merken dat de strategie niet wordt gevolgd. Als iedereen aan boord is en de strategie actief ondersteunt, kan de organisatie optimaal profiteren van de ECM strategie.

Bron: BE Impulse, Foto: BE Impulse