• Home
• Nieuws

Implementatie nieuw ERP-systeem geen utopie voor kleine corporaties

Geplaatst door CorporatieMedia op Tuesday 24 March 2015

Sinds eind 2012 maakt de kleine Friese woningcorporatie Lyaemer Wonen gebruik van ViewPoint GO! van Itris. De corporatie koos niet voor ViewPoint, maar voor de light-variant van de automatiseerder uit Capelle aan den IJssel. "Het implementeren van de light-versie nam bij ons minder tijd in beslag en was minder belastend voor de organisatie’’, zegt Yeb Tiemensma, Manager Projecten van Lyaemer Wonen.

Met 1600 vhe's is Lyaemer Wonen één van de kleinere woningcorporaties in Nederland. Toen het bedrijf in 2012 keek naar een nieuwe ERP-oplossing, rolde één naam uit het selectietraject: ViewPoint. Het installeren van dit systeem zou echter teveel tijd innemen en te belastend zijn voor de corporatie. De light-versie ViewPoint Go! bood uitkomst.

Vaste, flexibele structuur
Natuurlijk zitten er verschillen tussen de 'light-versie' en het normale ViewPoint, maar deze waren geen bottleneck voor Lyaemer Wonen, legt Yeb uit: "ViewPoint GO! voldeed grotendeels aan de eisen die wij stelden aan een ERP-systeem. Wij wilden bijvoorbeeld optimale dienstverlening aan onze klanten bieden, minder gebruikmaken van eigen Excel-applicaties en kunnen beschikken over een webbased systeem."

"ViewPoint GO! verschilt van ViewPoint omdat het een standaard inrichting gebruikt’’, vervolgt Yeb. ‘’Dit zorgt ervoor dat het implementatietraject een stuk korter is dan bij de normale versie. Ook is de installatie op deze manier minder inspannend voor de corporatie zelf. Dat gebruik wordt gemaakt van een standaard inrichting betekent overigens niet dat het systeem in het geheel niet aangepast kan worden. Her en der zijn aanpassingen mogelijk. Op die manier sluit het ERP-pakket perfect aan op de behoeften van de corporatie."

Snelle implementatie en webbased oplossing
Hoewel het pakket aansloot op de eisen van Lyaemer Wonen, nam de corporatie met ViewPoint GO! wel een sprong in het diepe. Het Friese bedrijf was toentertijd namelijk de eerste afnemer van het ERP-systeem van Itris. Toch gaven verschillende features van de software de doorslag. Yeb: "De mogelijkheid van een snelle implementatie en een webbased oplossing waren voor ons heel belangrijk."

"Daarnaast biedt Itris met ViewPoint GO! een alles in één pakket. Van de correspondentie over aanpassingen van een woning tot de aanmaningen bij een betaalachterstand; alles hoeft slechts één keer te worden ingevoerd. Ook is het systeem procesgestuurd, iets wat goed bij Lyaemer Wonen past aangezien wij al procesmatig werkten."

Overstap ERP-systeem ingrijpende verandering
Veranderen van ERP-leverancier is volgens Yeb een grote stap voor een woningcorporatie: "Het overstappen van het ene automatiseringssysteem naar het andere is altijd ingrijpend voor een organisatie, ongeacht de grootte. Omdat Lyaemer Wonen wat kleiner is, is iedereen bij de overstap betrokken. Het neemt dus veel tijd van de medewerkers is beslag. "Een nieuw ERP-systeem vraagt ook om een andere manier van werken. Daar moeten mensen aan wennen.’’

Advies voor eventuele gebruikers ViewPoint GO!
Voor andere woningcorporaties die ook gebruik willen maken van ViewPoint GO! heeft Yeb nog enkele tips die volgens hem essentieel zijn voor het slagen van het project: "Je moet zorgen voor een goede projectorganisatie om ViewPoint GO! te implementeren. Daarnaast moet je accepteren dat je huidige werkwijze kan worden aangepast. Zo bestaat het mutatieproces bijvoorbeeld uit verschillende acties, waar bij de ene actie pas kan worden opgepakt als de vorige is afgerond."

"Daarnaast moet je als woningcorporatie veel aandacht schenken aan de veranderingen, vanuit alle lagen van het bedrijf. Bij een kleinere corporatie is iedereen eindgebruiker van een nieuw ERP-systeem, waardoor het belang van een goede keuze en installatie enorm groot is."

Implementatietraject kost tijd en geld
De implementatie van het nieuwe ERP-systeem heeft Yeb zelf als zeer prettig ervaren. Vooral van de tijdsduur waarin de nieuwe software werd geïnstalleerd is Lyaemer Wonen onder de indruk: "Bij de implementatie hebben wij ons goed gehouden aan de planning. Hierdoor konden wij binnen vijf maanden gebruikmaken van ViewPoint GO!. Toch bleek de software wel iets te rigide voor ons. De standaard is namelijk niet altijd zoals een kleine corporatie werkt. Je houdt altijd enige behoefte aan flexibiliteit."

"Het implementeren van het systeem is wel tijdrovend geweest’’, blikt Yeb terug. ‘’Voor een corporatie als Lyaemer Wonen is de installatie – zelfs al is het een light-versie - een extra belasting. Desondanks vinden wij ViewPoint GO! een prima ERP-oplossing voor de kleine woningcorporaties op de markt. Het was ons de tijdinvestering meer dan waard."

Bron: Johan van den Beld | CorporatieMedia

Klik hier om de bedrijfsprofielpagina van Itris in de CorporatieGids 2015 te bekijken.