In veel organisaties wordt een ICT-project vaak gezien als een puur technisch initiatief, zoals een nieuwe applicatie, cloudmigratie of procesautomatisering. Maar hoewel deze projecten technisch van aard lijken, gaan ze vooral over de processen en de organisatie. Het zijn organisatieveranderingen, waarbij de adoptie door medewerkers centraal staat. Het succes van dergelijke projecten hangt dan ook minder af van de techniek en veel meer van hoe mensen ermee werken.
De focus verschuift: van techniek naar processen
Vroeger waren ICT-projecten vooral gericht op technische uitdagingen, zoals koppelingen tussen systemen of het inrichten van infrastructuur. Techniek speelde een grotere rol omdat de complexiteit van systemen het werk belemmerde. Tegenwoordig zijn veel van deze technische vraagstukken gestandaardiseerd, mede dankzij de cloud. Hierdoor is de techniek minder spannend geworden; het draait nu veel meer om de vraag hoe applicaties en systemen de processen van de organisatie ondersteunen.
De kern van ICT-projecten: processen en mensen
Een veelvoorkomend misverstand is dat het succes van een nieuwe applicatie-implementatie voornamelijk bij de ICT-afdeling ligt. Terwijl het echte doel van een ICT-project juist zou moeten zijn om het dagelijks proces beter te ondersteunen. Denk bijvoorbeeld aan een nieuwe ERP- of DMS-implementatie: technisch werkt alles vaak prima, maar als de onderliggende processen niet goed zijn doordacht, ontstaat een mismatch tussen de applicatie en het werkproces. Dit kan leiden tot verwarring bij medewerkers en een daling van de productiviteit.
De grootste uitdaging ligt dan ook bij de mensen die de applicatie dagelijks gebruiken. Dit vraagt om aandacht voor proceseigenaarschap en data-eigenaarschap: wie is verantwoordelijk voor welke taken binnen het systeem, en hoe sluiten deze aan op de dagelijkse werkzaamheden?
Meer dan techniek: procesdenken en adoptie
Hoewel ICT-projecten vaak worden geïnitieerd door de ICT-afdeling en geleid door een ICT-projectmanager, gaat het traject in werkelijkheid over veel meer dan techniek. Het draait om de manier waarop de eindgebruikers in de organisatie het systeem adopteren. Dit vraagt om een andere benadering: de werkvloer moet vanaf het begin bij het project betrokken worden, want uiteindelijk zijn het de medewerkers die dagelijks met de applicaties werken.
Stel bijvoorbeeld dat een organisatie besluit haar documentmanagementsysteem naar de cloud te verplaatsen. Technisch gezien is dit vaak een logische keuze; de cloud biedt gestandaardiseerde manieren om systemen op een veilige manier te koppelen en een schaalbare, flexibele infrastructuur. Maar wat betekent dit voor medewerkers die gewend zijn hun documenten op netwerkschijven op te slaan? Werken in de cloud vereist een andere aanpak voor documentbeheer en samenwerking. Medewerkers moeten leren om bijvoorbeeld documenten via Microsoft Teams of SharePoint te delen in plaats van deze lokaal op hun bureaublad op te slaan. Dit vraagt om een verandering in hun dagelijkse werkwijze.
Een goede voorbereiding: van ICT-project naar werkproces
Veel ICT-projecten falen niet vanwege technische problemen, maar omdat de processen en mensen binnen de organisatie niet goed zijn voorbereid op de verandering. ICT kan prima nieuwe tools leveren, maar als de onderliggende processen niet helder zijn en de eindgebruikers zich niet betrokken voelen, blijft het systeem ongebruikt of wordt het verkeerd ingezet.
Een goede voorbereiding begint dan ook bij de processen en de mensen. Een nieuwe applicatie aanschaffen zonder te kijken naar de processen die ondersteund moeten worden, is weggegooid geld. De applicatie kan technisch perfect functioneren, maar als het proces niet duidelijk is, zal de applicatie niet effectief worden ingezet.
Leg de nadruk op de mensen én de processen
Daarom zijn ICT-projecten geen technische projecten, maar organisatieprojecten. Het succes hangt af van hoe goed de organisatie – en vooral de medewerkers – zich kunnen aanpassen aan nieuwe werkwijzen en processen. De techniek is meestal betrouwbaar en gestandaardiseerd, maar de vraag is hoe de organisatie ermee omgaat in de praktijk. Door de focus te verleggen van techniek naar proces en adoptie, kunnen organisaties optimaal profiteren van de voordelen die ICT biedt.
Uiteindelijk draait het niet om de techniek, maar om hoe deze technologie de mensen en processen in de organisatie ondersteunt en helpt ontwikkelen. In een volgend blog geven we tips over hoe je dit als organisatie kunt aanpakken.
Wil je niet wachten op het nieuwe blog en heb je direct onze hulp nodig? Neem dan contact met ons op.
Bron: BE Impulse, Foto: BE Impulse
Zoals ieder jaar was het een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En de 2024-editie, de veertiende van het…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine - November 2024 Inhoud Ferry van der Pal (Wonen Wateringen): Fusie leidt tot betere bijdrage aan de volkshuisvestelijke opgave…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
