• Home
• Nieuws

Functioneel beheer goed borgen? Begin voordat het misgaat

Geplaatst door CorporatieMedia op Thursday 21 August 2025

Je merkt pas hoe belangrijk iets is als het wegvalt. Dat geldt voor koffie, wifi en… functioneel beheer. In de praktijk zien we het vaak gebeuren: een beheerder valt uit - tijdelijk of langdurig - en ineens ligt alles stil. Incidenten worden niet opgepakt, wijzigingen blijven liggen, gebruikers weten niet waar ze terecht kunnen. Het systeem kraakt, soms letterlijk.

In dit blog lees je welke kwetsbaarheden we vaak tegenkomen en welke maatregelen je kunt nemen om functioneel beheer goed en toekomstbestendig te borgen.

Kwetsbaar fundament
De uitval van een functioneel beheerder blijkt in veel organisaties een onverwacht groot risico. Waarom? Omdat het werk vaak draait op impliciete kennis. Wie bel je bij een storing? Hoe loopt dat ene proces met de bekende uitzondering? Welke workaround gebruiken we eigenlijk sinds die upgrade? Als dat allemaal in het hoofd van één persoon zit, ben je als organisatie kwetsbaar. Zeker als die persoon ineens wegvalt.

Wat daarbij opvalt, is dat afspraken en processen rondom functioneel beheer zelden goed zijn vastgelegd. Er zijn geen actuele werkinstructies, geen overzicht van taken en de rolverdeling tussen ICT, functioneel beheer en de business is vaak onduidelijk. De functioneel beheerder doet gewoon wat nodig is, tot hij of zij er niet meer is. Dan blijft de rest met de vragen zitten.

Vijf praktische maatregelen die werken
Goede borging begint met het organiseren van kennis, overdraagbaarheid en duidelijke processen. Wat zien we in de praktijk goed werken?

1. Leg kennis gestructureerd vast
Maak onderscheid tussen gebruikersdocumentatie (voor de business) en beheerinformatie (voor collega’s in beheer). Documenteer per domein, bijvoorbeeld Wonen, Financiën en Vastgoed en zorg dat het actueel blijft. Dus geen losse documenten op een schijf, maar vastlegging in systemen die bij het werkproces horen.

2. Borg cruciale taken dubbel
Om functioneel beheer goed te borgen, is het belangrijk om minimaal één tweede persoon op cruciale taken of processen in te werken. Die hoeft niet alles te weten, maar wel genoeg om de basis draaiend te houden. Alleen zo voorkom je dat de organisatie stilvalt bij ziekte, vakantie of vertrek.

3. Werk met een beheermodel als kapstok
Een model als BiSL (Business Information Services Library) helpt bij het inrichten van functioneel beheer op drie niveaus: operationeel, tactisch en strategisch. Daarmee voorkom je dat functioneel beheer alleen uitvoerend wordt ingezet, en zorg je dat het ook bijdraagt aan regie, beleid en continue verbetering.

4. Maak functioneel beheer onderdeel van verandertrajecten
Wat vaak misgaat: afdelingen starten verbetertrajecten of IT-wijzigingen zonder functioneel beheer erbij te betrekken. Daardoor worden er keuzes gemaakt die later technisch niet blijken te kunnen of veel meer werk vragen dan vooraf gedacht. Door functioneel beheer structureel aan tafel te zetten voorkom je vertraging, extra kosten en frustratie.

5. Gebruik meldingssystemen ook voor kennisdeling
Veel organisaties werken met tools voor incidentmanagement. Maar juist daar kun je ook kennis borgen: standaardoplossingen, terugkerende vragen, procesafspraken. Maak van dat systeem niet alleen een registratietool, maar ook een kennisbron.

Borging is geen project, maar onderdeel van het werk
Functioneel beheer goed borgen vraagt geen groot project. Het begint met bewustwording en kleine, gerichte stappen: door werkinstructies actueel te houden, kennis te delen, processen te standaardiseren. En vooral: door functioneel beheer serieus te nemen als vakgebied dat de brug vormt tussen IT en business. Wie dat goed regelt, is niet alleen beter voorbereid op uitval of groei, maar legt ook de basis voor stabiele, wendbare processen. En dát is precies de meerwaarde van functioneel beheer.

Wij kunnen functioneel beheer tijdelijk overnemen wanneer er sprake is van uitval of capaciteitsproblemen. Tegelijk brengen we structuur aan: we documenteren, standaardiseren en zorgen dat processen overdraagbaar worden. Zo wordt functioneel beheer minder afhankelijk van personen en blijft jouw organisatie stabiel en wendbaar, ook bij veranderingen.

Bron: BE Impulse, Foto: BE Impulse