In de wereld van ICT migraties en implementaties is een effectieve conversie cruciaal. Hoe zorg je ervoor dat een conversie goed verloopt? In dit blog deelt onze collega Marco Klinkenberg, conversiespecialist en projectmanager met meer dan 25 jaar ervaring, zijn inzichten over het belang van een goed doordachte conversiestrategie.
Voorbereiding en planning
"Op dit moment zie ik in de markt dat veel woningcorporaties de overstap maken van maatwerk naar standaardoplossingen. Organisaties kiezen voor de best practice, waardoor ze bepaalde data kunnen niet kunnen borgen en gebruik moeten maken van standaard inrichting. Daarnaast kunnen koppelingen wijzigen. De overgang naar een nieuwe standaard vereist dus een zorgvuldige planning en uitvoering.
Daarom is het van groot belang dat de huidige situatie (de IST-situatie) en de gewenste, toekomstige situatie (de SOLL-situatie) goed worden vastgelegd, conform het Lean gedachtegoed. Daar begin je mee. Zo stel je gedetailleerde 'was/wordt' lijsten op, met input vanuit de organisatie, om alle relevante informatie te verzamelen en te analyseren. Als je dit in kaart hebt, kun je een duidelijk conversie- én controleplan opstellen. Hiermee verminder je de kans op fouten tijdens de conversie."
Communicatie en afstemming
"Een conversie heeft impact op alle onderdelen van de organisatie; van ICT tot proces, van opleiding tot verandermanagement. Het is daarom essentieel om alle belanghebbenden bij het proces te betrekken, vanaf het maken van keuzes in de beginfase. Of door ze op een later moment te informeren over de gemaakte keuzes. Zo zorg je ervoor dat alle neuzen dezelfde kant op wijzen. Dit vereist een nauwgezette coördinatie tussen verschillende werkgroepen en afdelingen, waarbij duidelijke communicatie en planning onmisbaar zijn.
Omdat conversie een complex en risicovol proces is, is het goed om collega’s met de juiste expertise aan boord te hebben. Dit omvat niet alleen technische en proces expertise, maar ook het vermogen om risico's in te schatten en de impact van keuzes te begrijpen. Ook wil je een accountant betrekken in het project om mee te denken in het conversieplan. Dit doe je op gezette momenten in het proces.
Je streeft naar een goede samenwerking tussen verschillende partijen, waaronder leveranciers, interne teams en externe consultants. Door goede afstemming en samenwerking zorg je ervoor dat het proces vloeiend verloopt en dat alle doelstellingen worden bereikt."
Historische data
"Eén van de grootste uitdagingen bij een conversie is het omgaan met historische data. Ga je historische data meenemen of kies je voor opschonen? Kun je alle data converteren naar het nieuwe systeem of niet? Deze vraagstukken vereisen een grondige voorbereiding en afstemming met alle betrokken partijen. Er moet worden besloten hoe en waar je historische data opslaat en voor hoe lang.
Dit heeft te maken met enerzijds bewaar- en vernietigingstermijnen, anderzijds met uitgangspunten die door de organisatie worden vastgesteld. En de wensen of afspraken die zijn gemaakt met de accountant.
Daarnaast moeten medewerkers goed worden geïnformeerd over waar, wie en op welke wijze ze historische data eventueel nog kunnen raadplegen. Acties moeten worden uitgezet om dit te realiseren. Een ervaren conversiemanager kan dit gehele proces overzien.”
Conclusie
"Tot slot zijn natuurlijk een goede nazorg en monitoring belangrijke stappen binnen het conversieproces. Dit omvat het testen van koppelingen, het opschonen van databases en het oplossen van eventuele problemen die zich voordoen tijdens of na de conversie. Maar zoals gezegd, draait het vooral om de juiste voorbereiding, gedegen planning, uitgebreide communicatie en afstemming, én voldoende samenwerking. Zorg ervoor dat één iemand dedicated overzicht houdt en de werkgroepen aanstuurt. Met een goede, ervaren conversiemanager zorg je ervoor dat het conversietraject soepel verloopt."
Wil je graag gebruik maken van onze expertise rondom conversies? Neem dan contact met ons op.
Bron: BE Impulse, Foto: BE Impulse
Zoals ieder jaar was het een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En de 2024-editie, de veertiende van het…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine September 2024 - Digitale Transformatie Inhoud Madeleine Hamburg (Pré Wonen): De digitale transformatie is bij uitstek…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
