• Home
• Nieuws

“Een archief is een eindpunt, geen werkbak”

Geplaatst door CorporatieMedia op Tuesday 7 October 2025

 

Een DMS-traject lijkt op papier vaak een technische upgrade: een nieuwe look, wat extra functionaliteiten en door. In de praktijk is het een organisatiebrede verandering die veel groter uitpakt dan verwacht. BE impulse-collega Astrid van Veen begeleidde meerdere DMS-implementaties bij woningcorporaties en zag telkens dezelfde valkuil terugkomen: onderschatting van de impact.

“Een DMS-upgrade is niet iets wat je er zo even bij doet met een paar kerngebruikers,” vertelt Astrid. “Het is veel groter. Het raakt alle medewerkers, alle processen en de manier waarop je met informatie omgaat. Dat wordt vaak onderschat.”

Je archiveert niet voor jezelf, maar voor later
Een van de grootste veranderingen zit volgens Astrid in de rol van het archief. “Veel medewerkers zijn gewend om het archief als een soort werkbak te gebruiken: documenten of taken eruit halen, bewerken en weer terugzetten. Maar zo werkt het niet meer. Ik zeg altijd: een archief is het eindpunt. Je zet een handtekening onder het document en daarna wordt het definitief opgeslagen. Samenwerken doe je niet in een archief, maar in Teams of SharePoint.”

Dat vraagt om een cultuuromslag. “Je archiveert niet voor jezelf, maar voor later. Dat betekent dat je bewuster moet nadenken over wat je waar bewaart.”

Het raakt de hele organisatie
Een andere misvatting die Astrid vaak ziet, is dat een DMS-traject vooral een I&A-feestje zou zijn. “Op papier lijkt het een IT-project, maar in werkelijkheid raakt het de hele organisatie. Iedere medewerker archiveert of raadpleegt documenten. Als je die groep pas na livegang betrekt, loop je onvermijdelijk tegen problemen aan.”

Daarom benadrukt ze het belang van communicatie. “Neem mensen vanaf het begin mee. Laat zien wat er verandert en waarom. Je voorkomt er niet alle vragen mee, maar wel heel veel weerstand.”

Begin met een ECM-beleid
Wat vaak ontbreekt, is een helder Enterprise Content Management (ECM)-beleid: duidelijke afspraken over wat waar thuishoort en waarom. “Wanneer gebruik je Teams, wanneer SharePoint en wanneer het archief? En wat doe je met mails? Vooral dat grijze gebied zorgt voor verwarring. Welke mails zijn het archiveren waard en welke niet? Medewerkers willen gewoon weten: wat moet ik waar en wanneer opslaan?”

Volgens Astrid is een goed beleid de basis. “Een ECM-beleid geeft richting, zorgt voor consistentie en voorkomt eindeloze discussies. Het helpt medewerkers keuzes te maken en geeft rust.” Wil je meer weten over hoe je zo’n beleid opzet? In dit eerdere blog leggen we uit hoe corporaties ECM praktisch vorm kunnen geven.

Upgrade of toch nieuw systeem?
Veel organisaties kiezen automatisch voor een upgrade van hun bestaande systeem, maar Astrid plaatst daar een kanttekening bij. “Een upgrade klinkt als minder werk, maar dat valt in de praktijk vaak tegen. Je moet processen opnieuw bekijken, autorisaties inrichten en voldoen aan de AVG. In feite ben je bijna net zoveel bezig als bij de keuze voor een nieuw systeem. Daarom is het goed om zo’n moment niet alleen te benutten voor de technische overstap, maar ook om kritisch te kijken: past ons huidige systeem nog bij waar we als organisatie naartoe willen? Soms is dat zo, en soms blijkt dat een andere oplossing beter aansluit.”

Opschonen en loslaten
Een DMS-implementatie of upgrade is het moment om op te schonen. “Je komt altijd veel oude data tegen: gegevens van vertrokken huurders, documenten van verkochte eenheden. Opschonen kost tijd, maar het levert een veel beter beheersbaar archief op. En je voorkomt dat je alles klakkeloos meeneemt naar de nieuwe omgeving.”

Daarbij spelen ook wettelijke verplichtingen mee. “Je moet zorgen dat bewaartermijnen en vernietigingsprocessen goed zijn ingericht. Een archief is er niet alleen om te bewaren, maar ook om op een gecontroleerde manier los te laten.”

Processen opnieuw inrichten
Nog een belangrijk aandachtspunt: processen werken mogelijk niet meer zoals je gewend bent. “Een mooi voorbeeld is een schadevergoeding aan een huurder. Vroeger werd de schadebrief gearchiveerd, waarna de taak automatisch bij de financiële afdeling terechtkwam. In een nieuw systeem kun je het archief technisch gezien nog steeds als werkbak inzetten, maar dat past vaak niet bij de visie van een DMS. Zo’n systeem is echt bedoeld als eindpunt voor documenten en niet als actieve werkvoorraad.”

Dat betekent dat processen opnieuw moeten worden ingericht. “Je moet nadenken: hoe zorgen we dat dit soort taken toch goed landen? En medewerkers moeten daarin getraind worden. Als je uitlegt waarom dingen veranderen, levert dat veel meer begrip en acceptatie op.”

Onderschat het niet
Astrids boodschap is helder: “Onderschat een DMS-traject niet. Het is geen simpele update, maar een organisatiebrede verandering. Door medewerkers vanaf het begin te betrekken, te starten met een duidelijk ECM-beleid en het archief meteen op te schonen, maak je het verschil tussen een moeizaam traject en een duurzaam resultaat.”

Wil je weten hoe wij organisatie helpen bij het opzetten en uitvoeren van een DMS-traject? We delen graag onze ervaringen en kijken samen wat voor jouw organisatie de beste aanpak is. Neem gerust contact met ons op.

Bron: BE Impulse, Foto: Be Impulse