• Home
• Nieuws

Edo Bakker en Peter Kramer (Helder Vastgoed): Complexe bedrijfsstructuur: migratie of herimplementatie ERP?

Geplaatst door CorporatieMedia op Thursday 13 June 2024

Na een juridische splitsing in 2018 waarbij de DAEB en niet-DAEB activiteiten werden gescheiden, ontstond voor Woningstichting Den Helder en Helder Vastgoed een complexe bedrijfsstructuur. Welke consequenties heeft dit voor de inrichting van het IT-landschap? Is het eigenlijk wel gewenst om voor alle bedrijfsonderdelen dezelfde omgeving na te streven? En wat zijn de afwegingen geweest om voor een migratie of een herimplementatie van het ERP-systeem te kiezen? CorporatieGids Magazine ging erover in gesprek met Edo Bakker, Manager Informatisering en Digitalisering en Peter Kramer, financieel directeur.

“De huidige bedrijfsstructuur van Woningstichting Den Helder (WSDH) en Helder Vastgoed (HV) zou je inderdaad complex kunnen noemen,” opent Peter het gesprek. “Deze structuur is voor een deel terug te voeren op het uitblijven van externe partijen die willen investeren in de regio. Daarom doen we dat met Helder Vastgoed zelf. In die entiteit zijn onder andere het concernbeheer en de staf Informatisering en Digitalisering (I&D) ondergebracht. Het dagelijks onderhoud voor WSDH en HV wordt door Helder Vastgoed Onderhoud uitgevoerd terwijl Helder Vastgoed Alkmaar het dagelijkse onderhoud voor de externe corporatie WoonWaard uitvoert. Daarnaast bestaat de groep bedrijven ook uit andere activiteiten als HV Schilderwerken. Dus inderdaad geen standaard bedrijfsstructuur. Als wij het over Helder Vastgoed hebben dan bedoelen we daar trouwens meestal de hele holding mee.”

Bedrijfsstructuur en IT-landschap
Op de vraag of alle bedrijven dezelfde wensen hebben voor wat betreft het IT-landschap, reageert Edo: “Het is een bewuste keuze onze vijf bedrijven binnen dezelfde infrastructuur te hebben. Voor noodzakelijke specifieke toepassingen blijft daarbij wel ruimte. En vanuit de concerngedachte is het praktisch om dit vanuit één omgeving te organiseren. Zo zitten we volledig binnen een tenant bij Microsoft. Dit biedt naast administratieve voordelen ook voordelen op het gebied van security. Daar komt bij dat in de praktijk is gebleken dat onze structuur een uitdaging is omdat deze dermate afwijkend is dat specifieke wensen slechts moeizaam kunnen worden ingewilligd of zelfs onmogelijk zijn. Een goed voorbeeld hiervan is dat we graag gebruik willen maken van de DICO-koppeling met WoonWaard.”

Aanleidingen nieuwe ERP
Vorig jaar is Tobias 365 van Aareon in gebruik genomen. Edo: “De aanleidingen hiervoor waren divers. We willen bijvoorbeeld volledig naar de cloud. Tobias AX werd gehost in een datacenter en kon alleen met Citrix worden benaderd. Met de overgang naar Tobias 365 is een grote stap gezet om minder afhankelijk te zijn van dat platform om vervolgens optimaal gebruik te kunnen maken van de mogelijkheden die de Microsoft Cloud-omgeving hierin kan bieden. Verder hadden we in de oude situatie relatief veel specifiek maatwerk wat bij updates tot steeds meer problemen leidde. We hebben dan ook gebruikgemaakt van de door Aareon aangedragen standaardinrichting voor processen binnen Tobias 365, de zogenaamde Rapid Start. Door onze aparte structuur met veel verbindingen konden we deze niet altijd volledig hanteren, maar het is wel een mooi startpunt geweest.”

Migratie of herimplementatie
Helder Vastgoed heeft gekozen voor een herimplementatie en niet voor een relatief eenvoudige migratie. Edo daarover: “We waren in 2012 de eerste gebruiker van Tobias AX 2009. Dit heeft geleid tot een soort toepassing van de wet van de remmende voorsprong. Wat in latere implementaties meer en meer standaard werd, was bij ons nog niet geheel uitgekristalliseerd. Dit manifesteerde zich bijvoorbeeld bij de inrichting van autorisaties. Wat ook meespeelde bij de keuze voor herimplementatie was dat we daarmee een aantal issues, zoals omnummeringen, die waren ontstaan tijdens onze juridische splitsing konden oplossen.”

Complicerende factor bedrijfsstructuur
Hoe speelde de bijzondere bedrijfsstructuur verder een rol bij de herimplementatie? “Het maakte de implementatie niet eenvoudiger, maar dat wisten we van tevoren,” legt Edo uit. “Een extra complicerende factor was dat we ook – en volledig gelijktijdig – moesten overstappen naar de nieuwste versies van andere software. Deze complexiteit gold voor de afdeling I&D, maar nog meer voor Helder Vastgoed Onderhoud en Helder Vastgoed Alkmaar. Het betekende een extra uitdaging omdat niet alleen de backoffice maar ook de circa negentig vaklieden met deze nieuwe software moesten werken. Gelukkig is dit allemaal goed verlopen.”

Doelen herimplementatie
Edo: “Onze interne doelen zoals omnummering bezit, autorisaties en verbetering van de correspondentie zijn bereikt. Maar met name de autorisatie en correspondentie hebben meer voeten in de aarde gehad dan we van tevoren hadden verwacht. En ondanks dat we van tevoren wisten dat een herimplementatie een grote wissel op de organisatie zou trekken, hebben we wel bewust gekozen voor een herimplementatie omdat de voordelen groter waren dan de nadelen. Daarbij komt dat je beter zaken kunt regelen in een nog in te richten systeem dan later in een werkend systeem. Vanuit het implementatietraject zijn nog wel verschillende wensen naar voren gekomen.”

Niet alle wensen zijn mogelijk
“Voor een deel zijn deze wensen in recente updates opgelost, bijvoorbeeld bij een klant standaard alle schuldregelingen zichtbaar hebben in plaats van alleen de actieve. Bij Tobias AX bestond de mogelijkheid om specifiek maatwerk toe te voegen. Binnen Tobias 365 is dat eigenlijk onmogelijk. Wensen als ‘specifieke aanmaancodes verwijderen/verbergen’, ‘schermindeling aanpassen’ of ‘importsheet serviceopdrachten aanpassen’ worden niet doorgevoerd omdat de aangeboden oplossing standaard Microsoft is. Dat is inherent aan de keuze voor een zoveel mogelijk standaard inrichting. Verder zien we dat er ook na de livegang begin juli 2023 nieuwe wensen bijkomen en ik verwacht dat dit voorlopig niet stopt. We zijn ons daarbij wel bewust van het feit dat we in een meer standaardomgeving werken en dat daarom niet alle wensen zullen worden uitgevoerd.”

Huurders en overgangsscenario’s
Volgens Peter is de overgang voor de huurders soepel verlopen: “Voor alle processen is gewerkt met overgangsscenario’s waarmee het ongemak tot een minimum is beperkt. Reparatiewerkzaamheden door vaklieden en inspecties zijn grotendeels gewoon doorgegaan tijdens die weken. Het uitgangspunt was dat huurders, woningzoekenden en crediteuren zo min mogelijk overlast mochten ervaren van deze overgang maar mogelijk hebben huurders, met name rond de livegang, gemerkt dat we twee weken geen mutaties hebben kunnen uitvoeren. En in de dagen na de livegang was het systeem voor collega’s nieuw. Dat zal af en toe voor vertraging hebben gezorgd.”

Uitdagingen maken het ook interessant
Edo besluit: “Het is al benoemd maar onze structuur maakt dat we de nodige uitdagingen kennen op ICT-gebied. Positieve keerzijde daarvan is wel dat dit juist ons werk als I&D ook extra interessant maakt. Er is geen dag hetzelfde en er zijn altijd wel verrassingen of situaties waarbij we alles op alles moeten zetten om zaken weer op de rails te krijgen of geïmplementeerd te krijgen. Dat houdt het boeiend.”

Bron: CorporatieGids Magazine, Foto: Marjolein Bijpost