• Home
• Nieuws

E-facturatie, de meest veilige manier van factureren

Geplaatst door CorporatieMedia op Monday 9 November 2020

Circa 80 procent van alle facturen wordt digitaal verzonden, maar slechts een klein deel daarvan, 15%, verloopt via e-facturatie. In de zorg wordt maar liefst 41 procent van de facturen via e-factuur verstuurd.  De energie, water en afvalbeheer sector verstuurt bijvoorbeeld maar 12% van de rekeningen als e-factuur. Zorg is hiermee koploper op het gebied van e-facturatie.

Met het ontvangen van e-facturen scoort de zorgsector ook goed. Maar liefst 68% van de ontvangen rekeningen zijn e-facturen. In Nederland is dit gemiddeld 49% voor alle sectoren samen. Dit blijkt uit een onderzoek dat het Centraal Bureau voor Statistiek heeft gedaan.

Elektronisch factureren
Een e-factuur is een digitaal (XML-)bestand met een vaste structuur. Een dergelijke factuur is vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch te verwerken in het andere systeem. Een e-mail met een PDF-factuur in de bijlage is een digitale factuur en geen e-factuur.

T.o.v. digitaal factureren (PDF) of een factuur per post heeft e-facturatie grote voordelen:
1. Het is veilig, de authenticiteit en integriteit van de verzender is gewaarborgd;
2. Snel en gemakkelijk, de verwerking gaat automatisch en door het toevoegen van een betaallink wordt snel betaald;
3. Voordelig, t.o.v. print vervallen de porto- en printkosten.

Juridisch gezien gelden dezelfde regels voor e-facturen als de papieren variant. Door gebruik te maken van standaarden (XML/UBL) is de e-factuur in te lezen door vrijwel alle boekhoudpakketten.

Sinds 18 april 2019 is de EU-richtlijn m.b.t. e-facturatie van kracht bij Nederlandse overheden. De overheid ontvangt jaarlijks circa 12 miljoen facturen van bedrijven.

De implementatie hiervan is in volle gang en sinds dit jaar is ook de handhaving vanuit overheden in volle gang. De betalingstermijn van 30 dagen kan de overheid alleen garanderen indien toeleveranciers gebruik maken van e-facturatie. 

Het aantal e-facturen is aan het stijgen, maar het aandeel is nog relatief laag. Het merendeel van de facturen wordt nog steeds via PDF verzonden en de papieren variant heeft ook nog een flink aandeel.

Order2cash
M.b.t. e-facturatie is Order2cash marktleider in Nederland. Deze partner van 10FORIT verzendt jaarlijks 80 miljoen facturen in 150 verschillende landen.

Dimitri Borgstijn van Order2cash, “Via post of een PFD een factuur versturen zit een risico aan vast. Na het versturen heb je hier namelijk geen enkele controle meer op. Deze documenten kunnen onderschept en aangepast worden om te frauderen. Wij krijgen bij regelmaat klanten binnen die hiermee te maken hebben gehad. Door gebruik te maken van e-facturen heeft een organisatie end-to-end controle en is de authenticiteit en integriteit van een document ten allen tijde gewaarborgd.”

10FORIT zorgt dat de juiste communicatiekanalen geactiveerd worden binnen Order2cash. O.a. chat, WhatsApp en sms worden hiervoor ingezet. Inkomende calls worden voor 70% afgehandeld door bots. Het EEZYCOM platform van 10FORIT zorgt binnen het platform van Order2Cash voor automatische herinneringen, geautomatiseerde belacties, aanmaningen etc. De systemen zijn volledig geïntegreerd met elkaar met als doel een betere customer journey, klantretentie en betalingen te realiseren.

Borgstijn over de samenwerking, “Wet- en regelgeving verschilt van land tot land en compliancy is hierbij van groot belang. Wij hebben alle kennis in huis en ons Order2Cash platform stroomlijnt facturen internationaal, zodat deze altijd aan de juiste voorwaarden m.b.t. dat land voldoen. Dit gekoppeld aan het EEZYCOM communicatieplatform van 10FORIT zorgt ervoor dat wij debiteuren weten te bereiken of de wijze die ze prefereren.”

Het Order2Cash platform herkent naar welk land een factuur verzonden wordt en past wet- en regelgeving automatisch aan, de taal die de debiteur spreekt en het formaat waarin deze een factuur wil ontvangen. Via e-facturatie gebeurt dit 100% veilig.

Bron: 10FORIT, Foto: 10FORIT