Het einde van de levensduur van een primair systeem komt zelden als verrassing. Vaak is al langer duidelijk dat de ondersteuning afloopt, dat integraties stroever verlopen en dat de mogelijkheden om door te ontwikkelen beperkt zijn. Toch schuiven veel organisaties de besluitvorming over vervanging of vernieuwing voor zich uit.
Begrijpelijk, want de overstap naar een nieuw systeem raakt niet alleen de techniek, het vraagt ook om keuzes over processen, inrichting, datastructuur en samenwerking. In dit blog lees je welke belangrijke afwegingen je moet maken als organisatie, zodat je de impact van blijven of veranderen beter kunt inschatten.
De status quo: veilig, maar houdbaar?
Veel organisaties werken met verouderde systemen die nog nét voldoen, maar steeds meer beperkingen opleveren. Niet alleen qua gebruiksgemak of snelheid, maar ook op het gebied van wetgeving, integratie en dataveiligheid. Onderhoud wordt duurder, aanpassingen vragen steeds meer maatwerk en sommige leveranciers stellen al geen actieve doorontwikkeling meer in het vooruitzicht. Toch kiezen veel organisaties ervoor om de keuze uit te stellen, aangezien overstappen complex, duur en risicovol lijkt. De vraag is alleen: hoe lang blijft deze status quo nog houdbaar?
De complexiteit zit in de samenhang
Organisaties hebben zelden één systeem. Denk aan integraties met DMS, zaaksystemen, klantportalen, vastgoedbeheer, BI-oplossingen. Elke systeemkeuze beïnvloedt dit landschap. Een pakket dat niet goed koppelt, zorgt voor dubbele invoer of scheeflopende data. Bij elke migratie hoort dus een analyse van de impact op de hele keten; inclusief conversie, koppelingen en procesafstemming.
Kritische vragen om te stellen vóór de keuze
Bij het maken van de keuze tussen een bestaand systeem behouden of overstappen naar een nieuwe oplossing, spelen meerdere factoren een rol:
- Ondersteuning & veiligheid
Wordt het huidige systeem nog ondersteund? Verouderde software brengt beveiligingsrisico’s met zich mee en voldoet vaak niet meer aan de nieuwste wet- en regelgeving.
- Kosten nu én later
Een nieuw systeem betekent investeren: in licenties, implementatie en training. Maar door automatisering en lagere onderhoudskosten kan het op termijn juist geld besparen.
- Cloud of on-premise
Veel ICT-afdelingen kiezen tegenwoordig voor cloudoplossingen vanwege schaalbaarheid, beheergemak en integratiemogelijkheden. On-premise kan nog steeds relevant zijn, maar de kosten en onderhoudslast liggen vaak hoger.
- Integratie met andere systemen
Past het nieuwe systeem binnen je bestaande IT-landschap? Koppelingen met HR-, CRM-, vastgoed of financiële systemen zijn vaak essentieel om processen soepel te laten verlopen.
- Toekomstbestendigheid
Een nieuw systeem moet open en flexibel zijn. Zeker met de opkomst van AI. AI wordt steeds vaker onderdeel van moderne bedrijfssoftware. Denk aan automatische rapportages, voorspellende analyses of slimme chatbots. Maar om AI effectief te kunnen inzetten, moet je systeem hiervoor ‘open’ zijn. Dit betekent API-koppelingen, toegang tot data en schaalbaarheid. Een systeem dat deze integraties niet toelaat, beperkt je organisatie in innovatiekracht.
Daarom is het slim om bij de systeemkeuze al na te denken over toekomstige AI-toepassingen. Wil je bijvoorbeeld processen automatiseren of klantgedrag voorspellen? Dan heb je technologie nodig die meebeweegt – én meedenkt.
Een overstap is geen implementatie, het is verandering
Een nieuw systeem aanschaffen is geen doel op zich. Het is een kans om je organisatie klaar te maken voor een toekomst waarin wendbaarheid, integratie en technologie (inclusief AI) essentieel zijn. Maar het is ook een traject met impact, kosten, risico’s en vragen. Wie dat traject goed doorloopt, maakt van systeemvernieuwing een strategisch voordeel in plaats van een dure verplichting.
Sta je voor de keuze om het huidige systeem te vervangen of te upgraden? Wij begeleiden organisaties bij de selectie, businesscase-opbouw en implementatie. Geen 'one size fits all'-aanpak, maar realistisch advies dat past bij de ambities en beperkingen van jouw organisatie. Neem voor meer informatie contact met ons op.
Bron: BE Impulse, Foto: BE Impulse
Zoals ieder jaar was het een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En de 2024-editie, de veertiende van het…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine - Juni 2025 Inhoud Gerrolt Ooijman (Wonion): Duurzaamheid als fundament van de organisatie Camiel Schuurmans (NabijWonen): Ouderwets…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
