De 8 grootste misverstanden over klantenservice uitbesteden ontkracht

“Klantcontact uitbesteden, dat is toch onpersoonlijk?” Helemaal niet! Rondom het uitbesteden van klantcontact spoken flink wat misverstanden rond. Zonde, want een externe klantenservice kan juist zorgen voor meer rust, blije klanten en een ijzersterke merkbeleving.

In dit blog nemen we je mee langs de vijf meest voorkomende misverstanden. En nog belangrijker: we ontkrachten ze één voor één.

1. "Ik verlies de controle over mijn klantcontact."

De waarheid: uitbesteden is geen loslaten, het is samenwerken.
Wanneer je met een partner zoals DIRECT klantcontact werkt, houd je juist grip. Wij gaan aan de slag met jouw input voor de tone of voice, scripts en instructies en ontwikkelen zo een klantenservice op maat. Daarnaast rapporteren we op vaste momenten, luisteren we samen gesprekken terug en optimaliseren continu.

Sterker nog: door uitbesteding wordt je klantcontact vaak inzichtelijker dan wanneer je het zelf doet. Je klantcontact wordt niet uit handen gerukt, het krijgt professionele vleugels.

2. "Ze kennen mijn organisatie niet goed genoeg."

De waarheid: wij worden jouw collega’s op afstand.
Onze klantadviseurs werken als het ware als verlengstuk van jouw organisatie. Via trainingen of e-learnings leren we je processen, producten en klanttypes kennen. Door klantkennis sterk op te bouwen zorgen we voor herkenbaarheid aan de telefoon.

Of het nu gaat om parkeerproblemen, huurdersvragen, kapotte airco’s of storingen: wij praten als jouw merk, in jouw stijl. Onze klantadviseurs worden echte specialisten van jouw bedrijf, waardoor jouw klant geen verschil hoort. En dát is precies de bedoeling.

3. "De kwaliteit zal vast lager zijn dan intern."

De waarheid: kwaliteit staat bij ons op nummer 1.
Onze mensen zijn geen invallers, het zijn vakmensen in klantcontact. We investeren continu in training, monitoring en coaching. Gesprekken worden gemonitord, medewerkers krijgen feedback, en er worden specialistische teams en vraagbaken ingezet waar nodig. Jouw ontzorgen met kwalitatief klantcontact is waar we voor staan.

4. "Mijn klanten willen een persoonlijk aanspreekpunt."

De waarheid: persoonlijkheid zit niet in wie, maar in hoe.
Natuurlijk wil je dat je klant zich gehoord voelt, dat willen wij ook. Daarom trainen we onze collega’s niet alleen op specifieke klantkennis, maar ook op klantvriendelijke gespreksvaardigheden, oplossingsgericht antwoorden en analysevaardigheden. Zo leren onze medewerkers je klantengoed te begrijpen en hen snel een geschikte oplossing te bieden, zodat je klant zich écht gehoord voelt. Wel zo prettig om een persoonlijke service te hebben zonder afhankelijk te zijn van één gezicht.

En doordat we 24/7 bereikbaar zijn, hoeft je klant ook nooit te wachten op die ene collega die morgen weer werkt.

Professionele klantadviseurs worden getraind in gesprekstechnieken, omgaan met emoties van klanten zoals angst, verdriet, boosheid, en het snel en effectief oplossen van problemen.

Joyce Alberg, Accountmanager bij DIRECT klantcontact

5. "Ik kan er vast niet meer makkelijk vanaf als het tegenvalt."

De waarheid: flexibiliteit is onderdeel van het pakket.
Samenwerken met DIRECT klantcontact voelt niet als vastzitten, het voelt als ontzorgd worden. Wij geloven niet in strenge contracten, maar in partnerschap dat met jou meedenkt. Je kunt bij ons beginnen met een proefperiode, je kan tussentijds bijsturen en bij ontevredenheid ook stoppen. Maar wij doen er natuurlijk alles aan om jou, en je klanten, blij te maken.

6. "Mijn dienstverlening is veel te complex om uit te besteden."

De waarheid: geen enkele dienstverlening is ons te complex.
Van complexe technische storingen tot medische achtergronden: we draaien er onze hand niet voor om. Door onze jarenlange ervaring met ruim 600 verschillende opdrachtgevers weten we hoe we ons razendsnel kunnen verdiepen in jouw vakgebied. We stellen e-learnings op, ontwikkelen kennisbanken en zetten AI-assistenten in. Daarnaast ontwikkelen we samen met jou scripts op maat en luisteren gesprekken terug om alles te blijven finetunen. We denken mee, leren mee en groeien met je mee: net zoals een collega op kantoor, maar dan met een headset.

7. "Dat kost me vast een fortuin."

De waarheid: uitbesteden is vaak goedkoper dan zelf doen.
Waarom zou je een vaste kracht aannemen die zit te wachten tot de telefoon gaat, als je ook alleen kan betalen voor échte klantgesprekken? Omdat wij blended werken, ben je bij ons vaak goedkoper uit dan wanneer je zelf personeel inhuurt. En doordat we onze capaciteit slim over meerdere klanten verdelen, profiteer jij van een efficiënte, flexibele én voordelige oplossing. Slim geregeld dus.

8. "Maar wat gebeurt er met de privacy van mijn klanten?"

De waarheid: bij ons staat privacy op scherp.
Privacy is geen bijzaak, het is bij DIRECT klantcontact een fundament. We voldoen aan de strengste AVG-richtlijnen en werken met beveiligde systemen die data optimaal beschermen. Daarnaast maken we gebruik van software zoals Zivver waarmee gevoelige informatie extra versleuteld en veilig wordt verstuurd. Zo ben je zeker van een betrouwbare klantenservice die zowel professioneel als discreet omgaat met gegevens. Veiligheid gegarandeerd.

Uitbesteden is vooruitdenken
Bij DIRECT klantcontact geloven we dat klantcontact beter, slimmer én leuker kan. En ja, dat kan ook buiten je eigen muren. Met ons haal je geen callcenter in huis, je haalt een partner binnen. Samen zorgen we voor positieve gesprekken die blijven hangen en klanten die zich écht gehoord voelen.

Dus… heb je nog twijfels over klantcontact uitbesteden? Bel ons gerust. Wij houden van een goed gesprek.

Bron: DIRECT klantcontact, Foto: DIRECT klantcontact