• Home
• Nieuws

Danny Bleecke en Arabella Bassett (Hercules): Efficiëntie in het verhuurmutatieproces met nieuwe module

Geplaatst door CorporatieMedia op Monday 15 July 2024

Het verhuren van huurwoningen is een van de belangrijkste kerntaken van een woningcorporatie. Om dit proces steeds efficiënter te laten verlopen, komt Hercules met een verhuurmutatiemodule voor Wocas. Wat houdt deze module precies in, welke rol is hierin weggelegd voor AI en wat is het voordeel voor corporatie en huurder? CorporatieGids.nl sprak erover met Informatieanalist Danny Bleecke en Accountmanager Arabella Bassett.

Het verhuurmutatieproces is als een logistieke puzzel, begint Danny het gesprek: “Hoe kom je – met inachtneming van de regels en beleidsdoelstellingen – zo snel en accuraat mogelijk van A naar B? De verantwoordelijkheid van IT wordt daarbij steeds groter. Een aantal jaar terug had IT slechts de rol van navigatiesysteem en berekende de optimale route tussen start- en eindpunt. Maar tegenwoordig ligt de automatiseringslat terecht een stuk hoger. Van geautomatiseerde oplossingen zoals Wocas wordt dan ook verwacht dat ze grote delen van dit proces zelfstandig afleggen. Waarom zou je bijvoorbeeld aan een medewerker vragen om de nieuwe huurprijs van een vrijgekomen woning te bepalen als het systeem dit voor je kan doen?”

Estafette van werkprocessen
Op de vraag wat voor corporaties momenteel dé uitdagingen zijn in het verhuurmutatieproces, haalt Arabella het processenboek van Aedes aan. “Hierin wordt het volledige CORA-verhuurmutatieproces beschreven, van huuropzegging tot de ondertekening van de nieuwe overeenkomst. De inhoudsopgave alleen al maakt meteen duidelijk dat we te maken hebben met een uitgestrekte estafette van werkprocessen. Elk werkproces bestaat op zijn beurt weer uit tal van processtappen, waarbij verschillende afdelingen en medewerkers zijn betrokken. De kunst is om al die activiteiten te stroomlijnen en het overzicht te behouden: wie doet wat en wanneer? In de praktijk zie je dat het doorgeven van het ‘stokje’ nog weleens hapert. Bijvoorbeeld dat de kosten van het mutatieonderhoud bekend zijn, maar er nog geen eindnota is opgesteld. Of dat de woning al is opgeleverd, maar dat er nog geen kandidaat-huurder is.”

Verhuurmutaties monitoren
“We merkten dan ook in gesprekken met klanten dat er behoefte was aan een laagdrempelige en overzichtelijke manier om verhuurmutaties te monitoren en beheren,” gaat Danny verder. “Daarbij kijken we altijd verder dan alleen het geven van een facelift. We kijken vooral naar functionaliteit, gebruiksgemak en efficiency. Zo hebben we onlangs de modules Achterstandsbeheer en Jaarlijkse Huuraanpassing dusdanig aangepast dat ze corporaties de mogelijkheid bieden om datagedreven te werken. Het logische vervolg was om dezelfde make-over toe te passen op het primaire proces in Wocas: verhuurmutatie.”

Teamwork
Omdat teamwork cruciaal is in het verhuurmutatieproces, heeft de module volgens Danny veel gemeen met een scrumboard. “Je ziet in één oogopslag in welke fase van het proces de diverse verhuurmutaties zich bevinden. Met een simpele klik kan je voor een persoonlijke invalshoek kiezen: het overzicht toont dan alle actuele taken die aan jou óf jouw team zijn toegewezen. Bovendien is de module niet alleen bedoeld om de voortgang van het proces te volgen, maar ook om het daadwerkelijk uit te voeren. Vanuit je werkvoorraad kan je meteen een van de wizards in Wocas starten. Dat zijn compacte, taakgerichte vensters waarmee je bijvoorbeeld de woningopname uitvoert of de eindnota boekt. Wat het verloop van het proces betreft, bevat de module een plug-and-play variant die volledig is gebaseerd op het standaard CORA-verhuurmutatieproces. Daarmee kun je direct aan de slag.”

AI-automatisering
“Ook is het mogelijk om eigen workflow-templates aan te maken,” vult Arabella aan. “Zo zou je bijvoorbeeld bij parkeerplaatsen, bedrijfsruimten of kamers een ander pad kunnen volgen dan bij reguliere woningen. En om alles nog gesmeerder te laten verlopen, is er de mogelijkheid om gebruik te maken van AI-automatiseringsregels waarbij processtappen geautomatiseerd worden uitgevoerd en gereed gemeld. Ook handig om de voortgang van het verhuurmutatieproces te monitoren en meteen te reageren op een mogelijke ‘kink in de kabel’.”

Excelleren in verhuur
Volgens Arabella past de module perfect in de best-of-breed-strategie van Hercules: “Met deze strategie willen we met Wocas vooral op het gebied van verhuur excelleren. Verhuurmutatie is daarbij de hoofdschotel. Met de module zetten we een grote stap in het centraal stellen van gebruikersgemak voor de medewerker. Daarmee helpen we woningcorporaties datgene te doen wat echt belangrijk is. We bouwen niet simpelweg een functionaliteit over maar moderniseren en innoveren simultaan. Dat zit in ons DNA.”

Look and feel
Hercules heeft volgens Danny veel aandacht besteed aan het gebruiksgemak voor corporatiemedewerkers. “We krijgen elke keer complimenten over de look and feel van de module. Dat komt omdat de schermen herkenbaar en vertrouwd zijn. Omdat Wocas het uiterlijk en de bediening heeft zoals die van apps die je dagelijks op je telefoon gebruikt, kunnen nieuwe corporatiemedewerkers hier onmiddellijk mee overweg. Daar plukt de huurder uiteindelijk ook de vruchten van. Omdat alle gegevens en communicatie – zoals memo’s, brieven, facturen, documenten en foto’s – op één centrale plek inzichtelijk zijn gemaakt, wordt het contact geoptimaliseerd en verbeterd.”

Samen met klanten
Momenteel zit Hercules middenin het proces met Woonstad Rotterdam om de Verhuurmutatie-module verder uit te breiden. Arabella: “Wij hebben gezien dat de module van extreme toegevoegde waarde is en willen dit samen met onze klanten verder uitbreiden. Vanuit gebruikers krijgen wij waardevolle feedback en wensen die worden besproken om gezamenlijk tot een steeds betere module te komen.”

Bron: CorporatieMedia, Foto: Hercules