Het belang om privacygevoelige documenten goed te beschermen is doorgedrongen in de sector. Tools om corporaties daarbij te ondersteunen zijn essentieel voor een blijvende, soepele bedrijfsvoering. SmartDocuments komt daarom met een nieuwe tool waarmee het anonimiseren van documenten ‘met een druk op de knop’ mogelijk wordt, en CorporatieGids.nl sprak daarover met Salesmanager Björn Tempelman.
Het anonimiseren van documenten is een essentiële stap in de bescherming van privacygevoelige huurdergegevens. “We moeten allemaal meer en beter invulling geven aan het zorgvuldig omgaan met gegevens die iets zeggen over de identiteit van een persoon,” begint Björn het gesprek. “Gegevens worden vaak te makkelijk gedeeld met organisaties of personen die daar geen of beperkt recht op hebben. Anonimiseren is wat ons betreft onderdeel van identiteitsmanagement, waarbij personen – in het geval van woningcorporaties bijvoorbeeld de huurders – erop kunnen vertrouwen dat instanties hun gegevens alleen delen met anderen die daar recht op hebben.”
Handmatige klus
Anonimiseren was in het verleden vaak een handmatige klus voor medewerkers, vervolgt Björn: “Deze stap vergt kostbare tijd en kan foutgevoelig zijn. Bovendien heb je als woningcorporatie in eerste instantie het originele, niet-geanonimiseerde document nodig voor je eigen administratie en kun je niet direct gevoelige informatie in dat document anonimiseren.”
Tool
SmartDocuments heeft daarom gewerkt aan een tool om het anonimiseren van documenten te automatiseren. “Corporaties gaan steeds bewuster om met persoonsgegevens en dat deze niet verstrekt mogen worden aan derden. Daarnaast zorgt de invoering van de Wet open overheid ervoor dat onze klanten in de overheidsbranche informatie openbaar moeten maken, met uitzondering van specifieke naar personen herleidbare informatie. Omdat onze klanten veel documenten met SmartDocuments samenstellen, maken wij het mogelijk om de templates direct op anonimiseren voor te bereiden. Het daadwerkelijke anonimiseren kan daardoor eenvoudig op ieder moment plaatsvinden, zonder aanvullende handmatige handelingen.”
Eenvoudig anonimiseren
“Met de tool heeft de functioneel beheerder de optie om zowel specifieke velden als alle gegevens in een document te anonimiseren,” licht Björn het gebruik van de tool toe. “Door dit bij het documentsjabloon – zoals een huurovereenkomst of besluit – eenmalig in te stellen, kunnen op een later tijdstip samengestelde huurovereenkomsten of besluiten eenvoudig worden geanonimiseerd. Als medewerker bied je het samengestelde document aan bij SmartDocuments en de geselecteerde gegevens worden automatisch geanonimiseerd. Daarbij blijft het document digitaal toegankelijk voor mensen met een visuele beperking. Dit is van belang zodat mensen met een visuele beperking het document ook probleemloos kunnen waarnemen.”
Maatwerk mogelijk
Om te voorkomen dat met het anonimiseren het datakind met het badwater wordt weggegooid, zorgt SmartDocuments ervoor dat corporaties zelf kunnen kiezen op welke niveaus het document wordt geanonimiseerd. “Zo blijft de context van het document intact. Daar hebben wij het bij de ontwikkeling van deze functionaliteit uitgebreid met onze klanten over gehad. Maatwerk is dus zeker mogelijk.”
Groeiend bewustzijn
“Wij zien een groeiend bewustzijn in de maatschappij én bij corporaties dat privacy van personen belangrijk is en het anonimiseren van documenten levert daar een bescheiden bijdrage aan,” sluit Björn het gesprek af. “Het belang daarvan zal de komende jaren zeker niet afnemen. Maar het daadwerkelijk toepassen, daar is nog een wereld te winnen.”
Bron: CorporatieMedia, Foto: SmartDocuments
Wat is het toch ieder jaar een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En wat was deze 13e editie - afgelopen…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine Juni 2024 - Klantdenken Inhoud Mara van Sluis (Parteon): Klantdenken vervlechten in onze verduurzamingsopgave Jurrian Koks en…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
