• Home
• Nieuws

Bas Manniën en Tanja van Geffen (Woonkwartier): In één oogopslag zien waar we staan met datagedreven werken

Geplaatst door CorporatieMedia op Wednesday 29 March 2023

Woningcorporaties beschikken over enorm veel data, een hoeveelheid die exponentieel groeit. Om meer waarde uit die gegevens te halen, begon Woonkwartier anderhalf jaar geleden met datagedreven werken. Wat houdt deze werkwijze precies in, wat vraagt het van de organisatie en wat heeft het de corporatie uit Zevenbergen tot dusver opgeleverd? CorporatieGids.nl sprak erover met Senior Functioneel Applicatiebeheer Bas Manniën en Business Controller Tanja van Geffen.

De wens om met datagedreven werken aan de slag te gaan, kwam vanuit de Control-afdeling van Woonkwartier, begint Tanja het gesprek: “We kregen steeds meer ad hoc vragen over datalijstjes. Maar we waren veel tijd kwijt aan het verzamelen hiervan. Bij periodieke rapportages waren cijfers ook pas achteraf inzichtelijk, terwijl het veel mooier is om gevalideerde data in real time te kunnen inzien. Daarnaast hebben zowel Bas als ik twee jaar geleden een Power BI-cursus gedaan waardoor het vlammetje ging wakkeren en we deze inzichten ook voor Woonkwartier wilden creëren.”

Onderbuikgevoel onderschrijven
Datagedreven werken betekent voor Woonkwartier dat beslissingen en keuzes gemaakt worden op basis van feiten, vat Bas samen. “Je hoort soms mensen zeggen dat het onderbuikgevoel verdwijnt. Dat voelen wij niet helemaal zo, want die intuïtie blijft heel belangrijk. Maar je wilt zorgen dat de cijfers wel dat onderbuikgevoel onderschrijven.”

Datakwaliteit en -definities
Het creëren van meer inzicht in data heeft nogal wat voeten in de aarde, gaat Bas verder: “Sinds we hiermee zijn begonnen hebben we bijvoorbeeld veel tijd besteed aan datakwaliteit en -definities. Je moet mensen laten beseffen dat garbage in ook garbage out betekent en dus dat je dezelfde definities moet hanteren en zorgen dat de kwaliteit van je data op orde is. Dat kunnen complexe begrippen zijn, maar soms ook heel simpele. Want wat is bijvoorbeeld een gebouw? Of wat houdt de term ‘mutatiegraad’ precies in? Vraag dat aan vijf verschillende collega’s, en je krijgt dito zoveel antwoorden. Een belangrijke eerste stap is dan ook ervoor zorgen dat iedereen dezelfde ‘datataal’ spreekt. Dat heeft ons best wat tijd gekost, maar is essentieel om alle neuzen dezelfde kant op te krijgen en aan één doel te werken.”

“Daarnaast is commitment van het management ook essentieel. Zodra zij het willen en uitdragen, kun je de rest van de organisatie ook meenemen. Dat is enorm belangrijk om bijvoorbeeld te voorkomen dat collega’s terugvallen in oude gewoonten omtrent het opslaan van data. Een oud olifantenpaadje is immers snel weer teruggevonden.”

Samen werken aan een dashboard
De vragen uit de business waren zoals gezegd de aanleiding om met datagedreven werken aan de slag te gaan voor Woonkwartier. “We kwamen er al snel achter dat we niet genoeg expertise hadden om dit binnen de organisatie op te zetten,” blikt Tanja terug. “Daarom zijn we de samenwerking aangegaan met DataToppers. Zij hebben verstand van zaken, corporatieprocessen en leveren enthousiasme wat de organisatie motiveert de schouders eronder te steken. We hebben bij hen geïnformeerd hoe we de transitie naar datagedreven werken het beste konden aanpakken. Dus hoe starten we een werkgroep? Hoe richten we een proces in? En hoe past een dashboard daarbij? Samen met hen hebben we gebrainstormd en onlangs het eerste dashboard gebouwd en geïmplementeerd.”

Leefbaarheidsmonitor
Dat eerste dashboard is een leefbaarheidsmonitor geworden, legt Tanja uit: “We hadden afgesproken dat we de afdeling Wijken en Kernen zouden helpen met meer inzicht. Achteraf bleek dit een heftige keuze te zijn. Bij de leefbaarheidsmonitor komen heel veel normeringen en verschillende soorten data kijken. We zijn ontzettend blij met het resultaat, maar zouden niet opnieuw hiermee beginnen maar voor een simpeler proces gaan. Dat is overigens wel een belangrijke geleerde les: begin klein en simpel en vorm een werkgroep met mensen die geïnteresseerd zijn in BI. Zo kun je het onderwerp langzaam laten landen in de organisatie en collega’s op een natuurlijke manier in deze nieuwe werkwijze meenemen.”

Informatie-uitwisseling
Woonkwartier heeft de leefbaarheidsmonitor gepresenteerd aan de gemeente Moerdijk, vertelt Tanja: “Ook daar is het enorm enthousiast ontvangen. Hier zijn gesprekken uit voortgekomen dat in de toekomst misschien leidt tot informatie-uitwisseling met de gemeente. Het zou enorm mooi zijn om nóg meer informatie aan het dashboard toe te voegen.”

2.0-versie
Begin dit jaar heeft Woonkwartier het eerste dashboard feestelijk opgeleverd, zegt Bas trots: “We hebben het eerst laten zien aan het team dat hiermee aan de slag gaat. Zij zijn de eindgebruikers en kunnen hier kritisch naar kijken. Het was ontzettend leuk en fijn om hun reacties te zien, dat ze niet meer op zoek moesten naar antwoorden in ons ERP-systeem maar alles in één oogopslag konden bekijken. Maar er waren direct ook wensen voor een 2.0-versie.”

Datagedreven werken omarmen
“De volgende stap was het presenteren van het dashboard in een personeelsbijeenkomst. Hier hebben we onszelf geïntroduceerd. Mensen wisten dat we met datagedreven werken aan de slag waren, maar konden nu het eerste resultaat zien. Het enthousiasme van collega’s was zo groot dat we het iets moesten temperen. We zijn inmiddels namelijk al aan de slag met verschillende andere dashboards, bijvoorbeeld voor vastgoed, niet planmatig onderhoud en bijzonder vastgoed. Maar we hebben naar aanleiding van de bijeenkomst ook aanvragen gekregen voor bijvoorbeeld een energiemonitor rondom duurzaamheid. Daarom kijken we op de langere termijn naar een afdeling die zich hier fulltime mee bezig kan houden. Dat laat wat ons betreft de cultuurverandering die we aan het doormaken zijn goed zien; dat de organisatie datagedreven werken écht aan het omarmen is.”

Bron: CorporatieMedia, Foto: Woonkwartier