• Home
• Nieuws

Anouk van der Zanden (Laurentius): Goed documentbeheer als springplank voor datagedreven werken

Geplaatst door CorporatieMedia op Monday 11 March 2024

Het aantal documenten binnen woningcorporaties groeit exponentieel. De hoeveelheid manieren waarop al deze data gebruikt worden stijgt even hard. Goed documentbeheer is daarom essentieel binnen een organisatie. Laurentius besloot na de grote digitale aanval op acht corporaties twee jaar geleden om het roer om te gooien en te kiezen voor een nieuwe werkwijze rond documentbeheer. In gesprek met CorporatieGids Magazine vertelt ICT-adviseur Anouk van der Zanden over de nieuwe werkwijze, nog veiliger omgaan met huurdersinformatie en documenten als de springplank voor datagedreven werken.

Twee jaar geleden was Laurentius één van de acht corporaties die getroffen werd door een digitale aanval. “We waren op dat moment de toegang tot onze systemen én data kwijt en hadden helemaal niets meer,” blikt Anouk terug. “We wilden zo snel mogelijk weer operationeel zijn en na gesprekken met IT-leveranciers bleek migratie naar een nieuw systeem in de cloud ons het snelst weer live te krijgen. Dat sloot perfect aan bij onze digitaliseringsstrategie om steeds meer gebruik te maken van de cloud. We hebben daarom de keuze gemaakt voor het ver-SaaS-en van ons IT-landschap.”

Kiezen voor de cloud
Deze keuze leidde ertoe dat de meeste applicaties werden ‘geüpgraded’ naar hun cloudversie. “Een voorbeeld daarvan is ons ERP-systeem Dynamics Empire, waarbij we nu gebruikmaken van Dynamics Empire Online. Het DMS dat we met de migratie in gebruik namen, bleek nog niet volwassen genoeg te zijn. Niet alle functionaliteiten waren aanwezig die wij zoeken in een DMS. Denk aan het hebben van unieke documentnummers of de mogelijkheid om documenten op te slaan die niet gerelateerd zijn aan relaties. We hebben daarom gekeken naar een nieuw systeem waarbij uiteindelijk de keuze is gevallen op E-Content 365 van Van Dinther.”

Bewust met documenten omgaan
Goed documentbeheer wordt vandaag de dag steeds belangrijker voor een woningcorporatie, gaat Anouk verder. “Dat brengt verschillende uitdagingen met zich mee. Bijvoorbeeld dat collega’s goed weten wat ze wel of niet moeten archiveren. En wanneer je het niet opslaat in een DMS, waar dan wel? Wanneer je dit consequent doet, zorg je ervoor dat iedereen makkelijk de data kan vinden die nodig zijn in processen en het DMS dus beter kunt gebruiken.”

Dataminimalisatie
Na de digitale aanval heeft Laurentius goed gekeken naar manieren om nog veiliger met haar data om te gaan. “Een onderdeel daarvan is dataminimalisatie. Het is ons uitgangspunt om alle documenten maar één keer binnen de organisatie op te slaan en niet overal kopieën te behouden op verschillende andere informatiebronnen zoals Teams of mailboxen. Dat maakt je bij een digitale aanval veiliger omdat je weet welke systemen privacygevoelige informatie bevatten en je dus extra moet beveiligen. Je weet ook sneller of huurdersgegevens überhaupt ten prooi gevallen kunnen zijn als je weet waar je data liggen opgeslagen.”

“Een ander voordeel van data op één plek binnen je organisatie opslaan, is dat het hanteren van strakke bewaar- en vernietigingstermijnen een stuk makkelijker wordt. Als documenten in bijvoorbeeld het DMS én een persoonlijke map staan, kun je zo’n document wel vernietigen in het DMS, maar dan is het nog steeds aanwezig binnen je organisatie. Daar zijn we binnen onze organisatie heel streng op.”

Facturen herkennen
Laurentius maakt daarnaast sinds kort gebruik van de Factuurherkenning 365-software van Van Dinther. Anouk hierover: “Als wij een factuur ontvangen – als bijlage in een e-mail – wordt de data in het ERP-systeem gezet en wordt de factuur met eventuele bijlagen opgeslagen in het DMS. We hadden de optie om te kiezen voor een oplossing die op een Azure-server geïnstalleerd wordt, maar dan zit je nog niet helemaal in de cloud wat onderhoud en monitoring van onze kant vraagt. Deze module van Van Dinther sluit goed aan bij onze digitaliseringsstrategie waarbij we volledig voor de cloud gaan. Een voordeel is dat het automatisch inlezen van btw-nummers, IBAN en bedragen handmatige handelingen overneemt, wat de kans op fouten vermindert en de efficiëntie vergroot.”

Microsoft-standaard
In lijn met de digitaliseringsstrategie kiest de Bredase corporatie voor de Microsoft-standaard. Een bewuste keuze, vertelt Anouk: “Je merkt namelijk dat steeds meer leveranciers Microsoft-functionaliteit gebruiken in hun software. Maar ook voor ons als corporatie is het makkelijk aangezien de 365-applicaties dezelfde taal spreken en makkelijk te koppelen zijn. In ons Outlook-programma zit bijvoorbeeld een E-Content 365-knop waardoor een document snel in het DMS wordt opgeslagen. Die uniformiteit is voor medewerkers ook erg fijn en maakt een nieuwe update of zelfs nieuw systeem makkelijk te adopteren.”

Datagedreven werken
Met haar nieuwe IT-landschap wil Laurentius zich de komende periode steeds meer focussen op datagedreven werken, sluit Anouk af: “Daarbij denk je al snel aan het gebruik van financiële gegevens, maar wat mij betreft gaat het verder dan dat. Zo hebben we grote uitdagingen rondom het bouwen en verduurzamen van ons bezit. Dit vraagt om beslissingen die je alleen maar kunt nemen op basis van goede data. In die nieuwe manier van datagedreven werken schuilt enorm veel potentie, en goed documentbeheer is wat mij betreft hét fundament om daar vlucht aan te kunnen geven.”

Bron: CorporatieGids Magazine, Foto: Else Loof