Aangetekend e-mailen is een methode om de verzending van digitale documenten te beveiligen en te verifiëren, vergelijkbaar met het versturen van een aangetekende brief via de post. Met een aangetekende e-mail bewijs je de ontvangst van een document en waarborg je de integriteit ervan. In deze blog gaan we dieper in op aangetekend e-mailen en laten we zien waarom het nuttig kan zijn voor jouw communicatie.
Wat is aangetekend e-mailen
Bij het verzenden van een aangetekende e-mail wordt het bericht versleuteld en voorzien van een digitale handtekening die de authenticiteit van het bericht waarborgt. De geadresseerde van het bericht wordt op de hoogte gesteld van de ontvangst en moet het bericht openen en de ontvangst bevestigen. Dit biedt een extra beveiligingslaag, omdat het de afzender in staat stelt te bewijzen dat het bericht is afgeleverd en dat de ontvanger het heeft geopend.
Waarom zou je aangetekend e-mailen
Er zijn verschillende redenen om te kiezen voor aangetekend e-mailen. Een van de belangrijkste redenen is de beveiliging van je communicatie. Bij het verzenden van een gewone e-mail is er altijd de mogelijkheid dat de geadresseerde de mail het niet ontvangt. Met aangetekend e-mailen ben je er zeker van dat het bericht veilig is verzonden en dat de geadresseerde het heeft ontvangen. Bovendien is aangetekend e-mailen sneller en gemakkelijker dan het versturen van een aangetekende brief via de post. De brief ligt binnen luttele seconden op de digitale deurmat en kan direct na ontvangst worden verwerkt. Dit kan vooral handig zijn in zakelijke situaties waarin snelheid van essentieel belang is.
Hoe werkt aangetekend e-mailen
Aangetekend e-mailen maakt gebruik van verschillende technische aspecten om de beveiliging en verificatie van de verzonden informatie te waarborgen. Twee belangrijke aspecten zijn encryptie en de digitale handtekening.
Encryptie
Encryptie is een proces waarbij de inhoud van een bericht wordt omgezet in een onleesbare code, ook wel versleuteld genoemd, zodat het niet kan worden gelezen door onbevoegde personen. Bij het verzenden van een aangetekende e-mail wordt het bericht versleuteld voordat het wordt verzonden. Na het verzenden van de e-mail wordt deze tijdelijk op een beveiligde server geplaatst. Vanaf deze server wordt een nieuwe, beveiligde e-mail naar de geadresseerde gestuurd met daarin de vraag of hij of zij het gestuurde bericht wil accepteren of weigeren.
Digitale handtekening
De digitale handtekening is een elektronische vorm van een handtekening en wordt gebruikt om de authenticiteit van een bericht of document te waarborgen. Aan de hand van de digitale handtekening kan de geadresseerde controleren of het bericht daadwerkelijk afkomstig is van de afzender en of het bericht niet is gewijzigd tijdens de verzending. Kiest de geadresseerde ervoor om het ontvangen bericht te accepteren, dan wordt het originele bericht, al dan niet met sms-verificatie, naar de inbox van de geadresseerde gestuurd.
Alle acties worden vastgelegd in een digitaal dossier. Dit dossier kan vervolgens als bewijslast voor ontvangst worden aangedragen.
Aangetekende mail vs. aangetekende brief
Het verschil tussen aangetekende e-mail en een aangetekende brief is de manier waarop de verzending plaatsvindt. Een aangetekende brief wordt via de post verzonden en vereist een fysieke handtekening van de geadresseerde om de ontvangst te bevestigen. Een aangetekende e-mail daarentegen wordt elektronisch verzonden en vereist een digitale handtekening van de geadresseerde om de ontvangst te bevestigen.
Er zijn ook enkele technische verschillen tussen de twee methoden. Een aangetekende brief maakt gebruik van fysieke postdiensten, terwijl een aangetekende e-mail wordt verzonden via een elektronische dienst voor aangetekende e-mails. Bij aangetekend e-mailen wordt het bericht versleuteld en voorzien van een digitale handtekening om de authenticiteit van het bericht te waarborgen.
Een ander verschil is de snelheid van de bezorging. Een aangetekende brief kan enkele dagen tot enkele weken duren om te worden afgeleverd, terwijl een aangetekende e-mail direct wordt afgeleverd. Dit kan vooral handig zijn in situaties waarin snelheid belangrijk is.
Voordelen
Webinar aangetekend mailen | 4 juli - 11:00 - 12:00
Wil jij alles weten over de toegevoegde waarde van het versturen van een aangetekende mail? In welk deel van het proces je deze het best kunt sturen én hoe jij deze zelf eenvoudig toevoegt aan jouw Flow(s)? Neem dan deel aan het webinar van 4 juli met Aangetekend Mailen.
Schrijf je dan in voor het webinar
Bron: Mail to Pay, Foto: Mail to Pay
Wat is het toch ieder jaar een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En wat was deze 13e editie - afgelopen…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine Maart 2024 - Huurderstevredenheid Inhoud Cécile Engelsma (WormerWonen): Huurderstevredenheid draagt bij aan ons bestaansrecht…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
