Samen een nieuw primair systeem selecteren, implementeren en vervolgens het beheer delen. Dat was de gedachte van de zeven corporaties uit de regio Rotterdam.
Ze kozen samen voor Tobias 365, maakten een blauwdruk voor de inrichting en startten met de implementatie. De eerste twee corporaties zijn inmiddels live, de anderen volgen dit jaar en volgend jaar. Peter Manders, bestuurder van Patrimonium Barendrecht, vertelt wat hen bewoog: “Als kleinere corporaties staan we dichtbij onze huurders, zijn de lijnen kort en kunnen we snel schakelen. Om onze kwetsbaarheid als kleine corporatie te verminderen zoeken we op sommige gebieden de samenwerking met andere corporaties. Kennisdeling, risicospreiding en marktmacht zijn voor ons de belangrijkste redenen om samen te werken. Dit deden we al op het gebied van dagelijks onderhoud en nu ook op het gebied van ICT.”
Patrimonium Barendrecht zette samen een aantal corporaties de eerste stap om over te stappen op een nieuwe ERP-leverancier. “We waren allemaal niet tevreden met het huidige systeem. Het proces om een nieuw systeem te kiezen is voor iedereen hetzelfde. Bovendien biedt eenzelfde systeem de mogelijkheid om samen het beheer doen. Zo kunnen we kosten, capaciteit en kennis delen. We selecteerden adviesbureau Hersense om ons te begeleiden en startten het avontuur.” Vervolgens sloten nog meer corporaties aan. De zeven corporaties zetten een projectorganisatie op met een gezamenlijke stuurgroep en projectgroep en bepaalden de gewenste manier van werken. Tobias 365 sloot hier als beste bij aan. Ze kozen voor Rapid Start, de best practice van Aareon en maakten hierbij de keuze om zich te conformeren aan de standaard inrichting van de processen binnen de applicatie.
Jarno Kroezen, directeur consultancy bij Aareon, licht toe dat dit best bijzonder is, maar dat Rapid Start zich hier prima voor leent. “Alhoewel elke corporatie uniek is, is er ook veel overlap in de werkprocessen. Vanuit Aareon bieden wij een standaard inrichting die wij de Rapid Start(RS) noemen. Binnen deze RS heeft de klant de mogelijkheid om ongeveer 20% van de inrichting op basis van zijn eigen inzichten aan te passen. Met RS kiezen corporaties voor een inrichting waarmee ze sneller live kunnen.” Henk Rakké van Hersense vertelt: “Bij de eerste implementatie hebben we samen met de zeven corporaties en Aareon de Rapid Start-inrichting vertaald naar een standaardinrichting voor de zeven corporaties, de blauwdruk. Deze blauwdruk bevat een bijna 100% ingericht systeem. Met deze blauwdruk kon maximaal synergievoordeel behaald worden in de volgende implementaties en in de beheerfase. De corporaties hebben zich allen gecommitteerd aan deze blauwdruk. De bestuurders staan hier ook achter en dragen het echt uit.”
Patrimonium Barendracht was de eerste die ging implementeren. “Wij zijn als pilotgroep aan de slag gegaan”, vertelt Peter. “In deze fase hebben we nog veel moeten uitzoeken, ook met de consultants van Aareon. Het was best gecompliceerd en het vroeg geduld van iedereen. We zijn een kleine organisatie, dus alle medewerkers hebben keihard moeten meewerken om Tobias te implementeren. Er is echt een topprestatie geleverd, waarbij onze medewerkers, Hersense en Aareon, de wil en inzet hadden om de deadline van 1 januari 2022 te halen.”
Dat het idee van een blauwdruk goed werkt, werd duidelijk toen de tweede corporatie ging implementeren. “Ressort kon gelijk starten met een ingericht systeem aangevuld met hun eigen data en beperkte aanvullingen op de blauwdruk. Uit de verkorte testfase zijn vrijwel geen issues voortgekomen. Wat uiteindelijk, na een traject van slechts 3 maanden, geresulteerd heeft in een succesvolle live-gang. Inmiddels zijn we ook gestart bij 3B Wonen. 3B Wonen is wat groter, maar ook hier loopt de implementatie tot op heden soepel”, aldus Jarno Kroezen. Van groot belang is dat er veel verbinding is tussen de verschillende corporaties. Dit is niet één project, maar zeven projecten, verenigd in een programma. Opgedane kennis en ervaring wordt via de stuurgroep en projectgroep doorgegeven en de lessons learned worden verwerkt in de volgende implementatie. Het commitment vanuit bestuur en management voor deze aanpak is een belangrijke succesfactor.
Livegang Patrimonium Barendrecht
Ondanks dat de eerste fase bijzonder goed gegaan is, merkt Peter dat het vervolg wel moeizamer verliep. “Vooral de koppeling met het DMS was lastig. Ook moeten de nieuwe werkprocessen echt nog landen. Mensen moeten wennen aan het nieuwe systeem. We moeten dan voorkomen dat we allerlei bypasses krijgen. Ik noem dit nazorg.”
De komende jaren gaan Wonen Midden Delfland, Woningbouwvereniging Hoek van Holland, Wonen Wateringen en De Leeuw van Putten uit Spijkenisse Tobias 365 implementeren. Mochten er bij de volgende implementaties veranderingen gewenst zijn, dan wordt dit ingebracht in de gezamenlijke overleggen. Als er een aanpassing nodig is, dan wordt het overal aangepast. Aareon en Hersense blijven betrokken en ondersteunen de corporaties ook na livegang. “Samen ontzorgen we de klant”, aldus Jarno.
Bron: Aareon, Foto: Aareon
Wat is het toch ieder jaar een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En wat was deze 13e editie - afgelopen…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine Maart 2024 - Huurderstevredenheid Inhoud Cécile Engelsma (WormerWonen): Huurderstevredenheid draagt bij aan ons bestaansrecht…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
