• Home
• Nieuws

'Zaakgericht werken op basis van CORA-processen'

Geplaatst door CorporatieMedia op Friday 16 June 2017

De Engelse schrijver Samual Johnson (1709-1784) zei het al heel treffend: “Knowledge is of two kinds. We know a subject ourselves, or we know where we can find information upon it.” En wij weten waar dat is: in een zaak in ShareWorX.

Bedrijfsinformatie speelt op verschillende gebieden een rol. Het wordt vooral gebruikt om organisatieprocessen te ondersteunen. Daarnaast speelt het een belangrijke rol in de verantwoording of de bewijsvoering. Deze informatie komt via verschillende kanalen de organisatie binnen en wordt van oudsher op verschillende plekken – en regelmatig dubbel – opgeslagen.

De veelzijdigheid aan kanalen en opslagplekken komt echter het efficiënt en effectief gebruik van die informatie niet ten goede. Nog even afgezien van de vraag wat de kwaliteit van de informatie is, is het soms door die verschillende opslagplekken vreselijk tijdrovend om alle benodigde informatie bij elkaar te vinden. Zaakgericht werken verhelpt dit probleem.

Voor degene die de term Zaakgericht werken misschien verwarrend vindt: Werken met zaken mag ook, als iedereen maar hetzelfde idee heeft over wat er in de zaak terecht dient te komen. Nog even een opfrisser over wat we bedoelen met ‘de zaak’. Officieel is het ‘een samenhangende hoeveelheid werk met een gedefinieerde aanleiding en een gedefinieerd resultaat, waarvan de kwaliteit en de doorlooptijd bewaakt moeten worden’. Inofficieel is het ‘een bundeling van informatie met dezelfde context of omtrent eenzelfde thema’. Belangrijk is dat we alle benodigde informatie bij elkaar geordend hebben.

Woningcorporatieprocessen en CORA
De eerder vermelde samenhang of context wordt in de organisatie veelal bepaald door het proces waarbinnen die informatie wordt gegenereerd. Binnen de woningcorporatie zien we dat er steeds meer sprake is van het werken volgens de CORA -standaard. In deze referentiearchitectuur wordt uitgegaan van een aantal principes, die vertaald zijn in een aantal modellen, zoals het referentiemodel, het dienstenmodel, het informatiefunctiemodel en het gegevensmodel. Deze modellen helpen corporaties bij de gestructureerde inrichting van de informatievoorziening en de inzet daarbij van informatietechnologie.

ShareWorX en CORA
Binnen ShareWorX, de ECM-oplossing die Square DMS aanbiedt binnen de corporatiemarkt, zien we de uitgangspunten van CORA terug in de wijze waarop informatie gebundeld – dus in een zaak – wordt opgeslagen én beheerd. Het procesmodel van CORA is hierbij als uitgangspunt genomen.

De processen uit het procesmodel in CORA zijn daarbij vertaald naar archiefklassen in ShareWorX. Deze archiefklassen spelen onder meer een rol in de selectie en vernietiging van informatie. Bij de creatie wordt de zaak gekoppeld aan een archiefklasse. Hierdoor wordt de informatie die er in terecht komt meteen gekenmerkt als ‘te bewaren’ of - op termijn – ‘te vernietigen’. Dit is onder meer van belang om als organisatie te kunnen voldoen aan de eisen die de Wet bescherming persoonsgegevens stelt aan het tijdig vernietigen van gegevens.

Hoe belangrijk de selectie en vernietiging ook is, nog belangrijker is dat informatie op het juiste moment en in de juiste context, volledig en betrouwbaar, gevonden en gepresenteerd wordt. Hoe meer deze context gebaseerd is op het proces dat medewerkers uitvoeren, hoe groter de kans dat die context als logisch en relevant zal worden bestempeld.Daarom is het extra handig dat het procesmodel van CORA binnen de procesnavigatie van ShareWorX gebruikt kan worden om zaken te maken en te vinden.

Het resultaat in ShareWorX is dan bijvoorbeeld een zaak Sociale overlast bij huurder Jansen aan de Brugstraat 15 in Grathem. In deze zaak kan alle documentaire informatie terechtkomen die van belang is voor de behandeling – en oplossing – van deze overlastzaak.

Integratie AX – ShareWorX
In het eerder geschetste voorbeeld werd de zaak handmatig aangemaakt. Dat het echter ook geautomatiseerd kan, wordt getoond bij de integratie van ShareWorX met de Leefbaarheidsmodule van AX. Het is een perfecte vorm van zaakgericht werken binnen de context van een proces. De leefbaarheidsmelding in AX leidt automatisch tot een nieuwe zaak in ShareWorX. Alle informatie die in de context van de leefbaarheidsmelding wordt gegenereerd of ontvangen, komt – al dan niet geautomatiseerd – in de ShareWorX-zaak terecht. Documenten die vanuit ShareWorX worden toegevoegd aan de zaak, zijn meteen zichtbaar als contactmomenten in AX. Vanuit de Leefbaarheidsmodule kan rechtstreeks doorgestoken worden naar de documentaire informatie van de zaak in ShareWorX. Nieuwe personen die aan de leefbaarheidsmelding gekoppeld worden, zijn ook automatisch aan de zaak in ShareWorX gekoppeld. Als een leefbaarheidsmelding wordt gesloten in AX, dan wordt ook de zaak in ShareWorX gesloten. Krijgt een reeds gesloten leefbaarheidsmelding de status ‘Nieuw’, ‘Actief’ of ‘Geparkeerd’, dan wordt de zaak in ShareWorX opnieuw opengesteld.

De koppeling maakt volledig gebruik van webservices.De integratie Zaakgericht werken is nu beschikbaar in de Tobias AX modules Leefbaarheid en RIS . Verdere uitbreidingen van de integratie staan gepland voor 2017. De focus hierbij ligt op het verhuurmutatieproces. Het zijn juist deze integraties die het leven van de corporatiemedewerker eenvoudiger maken. Daarmee zorgen ze er uiteindelijk ook voor dat de acceptatiegraad van informatiesystemen aanmerkelijk wordt verhoogd.

CORA of geen CORA, dat is de vraag…
Door een op CORA gebaseerde standaard lijst van archiefklassen binnen ShareWorX op te nemen, vereenvoudigen we de implementatie van de applicatie. Deze standaard lijst past dan ook goed binnen de Rapid Start-implementatie van Aareon. De lijst is gebaseerd op de huidige best practice en kan meteen worden ingezet.

De huidige lijst is tot stand gekomen in overleg met medewerkers van woningcorporaties. Ze wordt regelmatig geijkt aan de praktijk en na afstemming met de gebruikersgroep van ShareWorX aangepast. Zo blijft de lijst up-to-date en goed bruikbaar bij nieuwe implementaties.

Echter, corporaties die toch een aanpassing van de lijst prefereren, gebaseerd op hun eigen processen en hun eigen inzichten, kunnen op maat worden bediend. Uiteindelijk is er immers slechts één zaak echt belangrijk: een tevreden klant.