• Home
• Nieuws

Ymere over de samenwerking met Mail to Pay

Geplaatst door CorporatieMedia op Thursday 20 June 2019

Ymere is klant van het eerste uur bij Mail to Pay. Edmond Smies, projectmedewerker Huurincasso, weet nog goed hoe bijzonder het was toen Ymere de eerste e-mails en sms-berichten met betaallinks verstuurde naar huurders met een betaalachterstand. Inmiddels gaat de samenwerking veel verder en helpt Mail to Pay Ymere onder andere met het inrichten van het incassoproces, het opstellen van flows, dataverrijkingsacties en het doorgeven en verwerken van waterstanden.

Voor het betalen van de huur kunnen huurders uit verschillende opties kiezen. Eén van de opties is een iDeal-link van Mail to Pay. Hiermee begon de samenwerking tussen Mail to Pay en Ymere, nu vier jaar geleden. “Destijds was Mail to Pay nog een start-up”, blikt Edmond terug. “Het verzenden van een iDeal-link via e-mail en sms was een middel dat nog haast nergens werd gebruikt en waar wij graag mee wilden experimenteren. Een groot voordeel van het versturen van de betaallink via Mail to Pay is dat uit niets blijkt dat zij ertussen zitten. In al het berichtenverkeer staan onze naam en contactgegevens. Dat wekt vertrouwen bij de huurder.”

Klantclassificaties
Vier jaar later reikt de samenwerking veel verder. Zo hielp Mail to Pay de afdeling Huurincasso met het inrichten van flows gebaseerd op klantclassificaties. Edmond: “Voorheen hadden we één flow die naar alle huurders met een betalingsachterstand ging. Maar je hebt huurders die structureel te laat betalen en huurders die door omstandigheden een keer te laat met betalen zijn. En de inhoud van die brief was best streng, dus dat vonden wij niet helemaal eerlijk. Samen met Mail to Pay hebben we nu vier flows ingericht op basis van het betaalgedrag van de huurder. Ze worden steeds een graad strenger. Het systeem kijkt per huur der naar diens betaalbedrag van de afgelopen zes maanden: heeft hij op tijd betaald of niet? En zo niet, hoeveel dagen was hij dan te laat? Op basis daarvan bepaalt het systeem in welke flow die huurder terechtkomt; er komt geen mens aan te pas. In zekere zin is dit een lastenverlichting voor ons, ja. Vroeger kregen we nogal eens telefoontjes van huurders die de toon van de brief naar of vervelend vonden. Die blijven nu uit.”

Incassoproces
Met de komst van de nieuwe flows in combinatie met de nieuwe erp-software die Ymere onlangs implementeerde, moest ook het gehele incassoproces opnieuw worden uitgedacht. “Met de nieuwe erpsoftware, starten we het incassoproces op vaste momenten”, legt Edmond uit. Samen met Mail to Pay hebben we per flow bekeken wat het beste tijdstip is om die te versturen. Zo heeft elke flow zijn eigen moment, zodat de verschillende groepen huurders niet allemaal tegelijk contact met ons zoeken over de aanmaning die ze van ons hebben gekregen.”

Dataverrijking
Onlangs vroeg Ymere of Mail to Pay hen ook kan helpen om meer gegevens van huurders te verzamelen. “Als het nodig is, willen wij snel in contact kunnen komen met onze huurders”, verklaart Edmond. Via drie kanalen, e-mail, sms en brief, gaan we onze huurders nu een bericht sturen met daarin een link of qr-code naar een website waar een huurder zijn of haar mobiele nummer en e-mailadres kan achterlaten.”

Edmond vindt het mooi om alle ontwikkelingen bij Mail to Pay te zien. “Ze zijn begonnen met betaallinks in e-mails en sms-berichten. Wij hebben dat zien groeien naar steeds mooiere en betere producten. Tools waar wij graag gebruik van maken!”

Waterstanden
Inmiddels heeft ook de afdeling Servicekosten van Ymere Mail to Pay ontdekt voor het versturen van de jaarlijkse afrekening van de servicekosten. Deze service bestaat uit een brief waarin bewoners drie mogelijkheden krijgen om de waterstanden door te geven: via het scannen van een QR code in de brief of het intypen van een url waarna de huurder in een persoonlijke internetomgeving terechtkomt of het invullen en opsturen van een antwoordstrook.

Lees het complete interview op mailtopay.nl

Bron: CorporatieGids 2019 | Foto: Mail to Pay