• Home
• Nieuws

Woningstichting Den Helder: Knelpunten in processen oplossen met robots

Geplaatst door CorporatieMedia op Friday 20 November 2020

Digitalisering zorgt ervoor dat het werk bij woningcorporaties steeds efficiënter kan plaatsvinden. Maar dat betekent niet dat er geen verbeterpunten zijn. Met de inzet van Robotic Process Automation (RPA) kunnen organisaties een volgende stap zetten. Wat is daarvoor nodig en hoe integreer je dit in de bedrijfsvoering? CorporatieGids Magazine sprak daarover met Hoofd Informatisering & Digitalisering Edo Bakker, Coördinerend Financieel Administratief Medewerker Ed den Hartog en Administratief Medewerker Management Ondersteuning Brigitte van den Berg van Woningstichting Den Helder.

Bij een collega-corporatie maakte Edo kennis met RPA in de corporatiesector. “Ze beschreven verschillende knelpunten in processen die werden opgelost door het inzetten van robots. Ik herkende de situatie in onze eigen organisatie, bijvoorbeeld als het gaat om het elimineren van ‘overklopwerk’ van het ene naar het andere systeem. Door de software de handmatige taken van medewerkers over te laten nemen, kunnen we een kwaliteitsslag maken.”

Herhalen van handelingen
Woningstichting Den Helder laat niet hele processen overnemen door RPA, maar onderdelen. Ed: “Juist de plekken waar het regelmatig herhalen van handelingen plaatsvindt aan te pakken, kun je veel winst boeken. Een paar voorbeelden hiervan zijn het elektronisch inlezen en automatisch rondsturen van het dagafschrift of het uitlezen van de factuurmailbox. Wat we vooral willen bereiken is dat we zo min mogelijk data overtypen. Het volgens een stramien laten werken van de robot geeft uniformiteit en is niet foutgevoelig. Voor medewerkers betekent dat tegelijkertijd dat ze meer tijd kunnen vrijmaken voor ander werk.”

Betrouwbaar
Het inzetten van RPA betekent niet automatisch dat het werk sneller plaatsvindt, gaat Brigitte verder. “Het handmatig opzeggen van de huur gaat bijvoorbeeld sneller dan met behulp van een robot. Dat laatste is echter wel een stuk minder foutgevoelig. Wij hebben voor deze handeling de robot zo ingebouwd dat wanneer de inspectiedocumenten voor de opzichter in de juiste zaak in ons DMS staan, de robot dit kan koppelen in ons bezit. Dit is de meest tijdrovende klus van de huuropzegging en gaat nu automatisch zodat wij ons op andere zaken kunnen focussen.”

Eenvoudig om te beginnen
Voor het automatiseren van handmatige handelingen is volgens Edo weinig nodig. “Naast een systeem waar de programmatuur op draait, heb je technisch gezien niets anders nodig dan je medewerkers. Wij werken bij RPA samen met onze ERP-leverancier Aareon. Omdat wij onder andere gebruikmaken van hun ERP-systeem Tobias AX en documentmanagementsysteem ShareWorX, kunnen we RPA sneller integreren in de bedrijfsvoering.”

Weerstand
Bij de inzet van RPA is samen met de organisatie gekeken naar waar de grootste kansen liggen, vertelt Brigitte. “We ervaarden aan het begin wel wat weerstand van vooral oudere collega’s. Men is bang dat door RPA werkzaamheden verdwijnen en hun werk misschien overbodig wordt. In de praktijk is dit niet het geval; de robots zorgen er hoofdzakelijk voor dat er minder fouten gemaakt worden en medewerkers hun tijd kunnen besteden aan andere zaken, zoals het controleren van een proces. Het is dan ook belangrijk continu uit te leggen dat RPA kansen biedt en geen bedreiging is. Uiteindelijk willen we zelfs naar een situatie toe waarin medewerkers zelf robots kunnen ‘maken’, die hen zo optimaal mogelijk bij hun werk ondersteunen.”

Echte winst
De eerste resultaten van het gebruik van RPA zijn positief, vertelt Brigitte. “We merken dat het écht tijdwinst oplevert en minstens zo belangrijk; er worden geen fouten meer gemaakt die handmatig gecorrigeerd moeten worden. Daarnaast merken we wel dat het gebruik van RPA bij huuropzeggingen nog niet het optimale rendement levert. Op die manier is RPA soms echt een eyeopener; je wordt geconfronteerd wanneer processen beter kunnen worden ingericht of wanneer er bepaalde issues zijn rondom datakwaliteit. Met de uitkomsten die dankzij de robot boven water komen, gaan wij vervolgens aan de slag om de processen en datakwaliteit verder te verbeteren.”

Eerste indruk
Op de vraag wat volgens de drie de belangrijkste do’s en don’ts zijn, vertelt Brigitte: “Het is belangrijk om vooraf goed vast te stellen wat je met de robot wilt bereiken. Houd het klein en richt je eerst op het verminderen van handwerk. Dat zorgt ervoor dat je meer tijd overhoudt voor de complexere zaken. Daarnaast is het uiteraard belangrijk om niet té snel te beginnen met RPA. Wanneer je niet goed test en de robot niet werkt zoals vooraf verwacht, worden mensen al snel negatief. Het is dan lastig om mensen weer enthousiast te maken. Zorg dan ook voor een goede eerste indruk.”

Vertrouwd raken
“Er is daarnaast volgens mij geen ‘juist moment’ om met RPA te beginnen,” gaat Ed verder. “Het is eigenlijk dezelfde vraag toen wij tientallen jaren geleden nog met de typmachine werkten en een brief wilden maken. Wanneer maak je de overstap naar een digitale tekstverwerker zoals Word? Zo snel mogelijk natuurlijk. Mijn advies is dan ook om zo snel mogelijk aan de slag te gaan met RPA. Dan bouwt het zich vanzelf uit, raak je ermee vertrouwd en zal het binnen de kortste tijd gemeengoed worden binnen de organisatie.”

Uitbreiden
De eerste ervaringen met robots zijn bij Woningstichting Den Helder inmiddels opgedaan, en die zijn positief. “De komende periode willen wij RPA dan ook stap voor stap verder uitbreiden,” sluit Edo af. “Samen met de organisatie willen we meer over processen nadenken en onderdelen voordragen voor een RPA, bijvoorbeeld rondom het adverteren van nieuwbouwwoningen, om zo steeds efficiënter en betrouwbaarder te kunnen werken.”

Bron: CorporatieGids Magazine, Foto: Marjolein Bijpost