• Home
• Nieuws

Wonen Zuid en Aareon over een DMS als primaire applicatie

Geplaatst door CorporatieMedia op Thursday 11 April 2019

We staan aan de vooravond van een nieuwe generatie documentmanagement- en zaaksysteem: ShareWorX 6.0. Reden om af te reizen naar Wonen Zuid om te praten met een gebruiker van het allereerste uur: Albert van Heugten, Manager Informatievoorziening en Automatisering bij Wonen Zuid.

Geen onbekende
Albert en ADS zijn om meerdere redenen al lange tijd bekenden van elkaar. Niet alleen via het voormalige Square DMS maar ook via Aareon en haar rechtsvoorganger SG|automatisering bestaan de banden al lange tijd. Daarnaast is Albert ook landelijk geen onbekende in de sector, onder meer als bestuurder bij CorpoNet of vanwege zijn boek in de CorpoNet-reeks ‘Kennis moet je delen’ over het veiligheidsbewustzijn in relatie tot de kwaliteit van informatiebeveiliging bij corporaties.

Geschiedenisles
Het begin van ons gesprek wordt al snel een lesje geschiedenis. Albert vertelt dat rond 1995 gezocht werd naar een elektronisch archiefsysteem. De primaire aanleiding hiervoor was – na een verhuizing waarbij er geen brandbeperkende ruimte voor het archief beschikbaar was - de gigantische hoeveelheid documenten in dat papieren archief. Wat als er brand zou uitbreken of er zich anderszins een calamiteit zou voordoen? Binnen Nederland was in die tijd de keuze minimaal en daarbij kwam ook nog eens dat het vooral losstaande systemen waren. Wonen Zuid was toen al duidelijk op zoek naar een gekoppeld systeem. Via internet (Google bestond nog niet, dus we praten over zoekmachines als Lycos en AltaVista) stuitte men op de leverancier FileNet in de Verenigde Staten. En zowaar er was ook nog een Nederlandse distribiteur: Square DMS. En notabene ook nog gevestigd in Roermond, naast het kantoor van Wonen Zuid aan het Buitenop.

Via Saros Mezzanine, PostWorX en eWorX naar ShareWorX
Het systeem van FileNet, met de exotische naam Saros Mezzanine, was in staat om gescande documenten te indexeren en archiveren. En zeer belangrijk, het was te ontsluiten op de werkplek. Er werd gestart met het opbouwen van dossiers per woning en huurder en later werden hier complexdossiers aan toegevoegd. Voor het eerst konden documenten elektronisch bewaard en ontsloten worden. Na een aantal jaren werd PostWorX als een laag over Saros heen gelegd. Daarmee ontstond de mogelijkheid om documenten te routeren. In 2003 stapte Wonen Zuid over op eWorX en beschikte daarmee over een integraal post- en archiefsysteem dat bedrijfsbreed werd ingezet. Medewerkers konden vanaf toen daadwerkelijk any-place en any-time over de documenten beschikken. Met de komst van ShareWorX, aangedreven door de 360-motor, en de introductie van werken met zaken werd in 2014 een volgende belangrijke stap gezet.

Een mapje is geen zaak!
Albert geeft aan dat het introduceren van werken met zaken niet gemakkelijk is en eigenlijk nog steeds loopt. Het is dan ook geen technische implementatie maar vooral het veranderen van gedrag van mensen. Medewerkers zijn nu eenmaal heel erg gehecht aan de manier van werken zoals ze dat al jaren doen. Dat betekent dus dat ze ook heel erg gehecht zijn aan hun eigen mapjes op de H-schijf en de traditionele filestore. Maar met het wegstoppen van een document in een mapje op een schijf doe je jezelf en de organisatie te kort. Op die manier heb je namelijk geen kennis over het document zelf. Daarnaast heb je ook geen enkele controle op de inhoud en dat maakt je kwetsbaar als organisatie. Zeker nu we aan allerlei voorwaarden moeten voldoen in het kader van de AVG en de verantwoording die we overal moeten afleggen. ShareWorX omvat standaard de functionaliteit om gemakkelijk invulling te geven aan de wet- en regelgeving. Denk even aan het verwerkingenregister en de mogelijkheid om bij zaken automatisch bewaar- en vernietigingstermijnen vast te laten leggen.

Invoeren van werken met zaken bij Wonen Zuid
Albert merkt op dat bij Wonen Zuid het werken met zaken nog niet 100% is doorgevoerd. Daar is een aantal redenen voor. Allereerst wordt je geconfronteerd met een gestructureerde en ongestructureerde omgeving. Met gestructureerd duiden we op informatie in databasesystemen die veelal een transactieverwerkend karakter hebben, gebaseerd op vastgelegde en beschreven processen. Het bekendste voorbeeld is het ERP-systeem. Zet je dat in de context van een zaak dan kun je het volgende stellen: een zaak heeft een duidelijk doel, met een duidelijk begin en einde waarvan je de voortgang en de kwaliteit wil bewaken. Bijvoorbeeld het mutatieproces. Alle documenten met betrekking tot het proces – in vaktermen de documentaire neerslag - worden opgeborgen in deze zaak. Het wordt lastiger als het niet zo gestructureerd gaat als vanuit een kernproces. Bijvoorbeeld stukken over bedrijfsvoering zoals governance, accountant, facilitair, HRM of ICT. Daar ontbreekt het haakje in de ERP-kapstok. Daardoor merken we dat het voor medewerkers al moeilijker wordt om te bepalen of het al dan niet een zaak is en vooral in welke zaak het dan zou thuishoren. Zo verdwijnen bijvoorbeeld (de ondersteunende) documenten rondom de digitale verantwoordings- of prognose-informatie nog steeds in netwerkmappen. Die zouden dus ook in een ShareWorX-zaak opgenomen moeten worden.

Wonen Zuid is op dit moment dus voor een deel in de (primaire) processen blijven steken. Het bedrijfsondersteunende deel zal – actueel - ongeveer 50% vordering kennen. Daarom een voortdurende inzet naar het optimum. We moeten zorgen dat onze mensen gaan omdenken. Daar kunnen we de kennis en het advies van jullie consultants goed bij gebruiken. Een leverancier heeft wat mij betreft ook een duidelijk rol als het gaat om het gebruik, de adoptie en de optimalisatie van haar systemen in een organisatie.

Twee andere voor de hand liggende redenen zijn eenvoudigweg gebrek aan tijd en capaciteit binnen Wonen Zuid. We kunnen niet alleen maar in projecten werken. Maar door spreiding in de tijd komen we er ook, adoptie kost ook tijd, dus het mes snijdt hier aan twee kanten.

Ambitie versus realiteit
Als we terugkijken dan constateren we dat onze ambitie groter is dan wat we in de praktijk tot nu toe hebben bereikt. Als het gaat om de verwerking van post, het archiveren en het gebruik van zaken rondom processen, dan kan ik stellen dat we een heel eind op weg zijn. Maar de adoptie van ShareWorX kan nog beter en is nog niet op het gewenste niveau. Het gebruik van ShareWorX wordt niet door iedereen als even gemakkelijk gezien. Sommige schermen worden als druk en massaal ervaren. Maar de Outlook-integratie en de hotkey’s in ons primaire systeem worden weer als “top” ervaren.

Ook het samenwerken of “collaboration” zoals het tegenwoordig zo mooi wordt gezegd, hebben we nog niet bereikt. Het systeem is er wel voor gemaakt, maar het komt er nog niet uit. E-mailpaden worden veelal nog toegepast.

De basis staat en die staat héél stevig. Nu moeten we op weg naar optimaal digitaal.

First Shipment Customer
Zoals we ook bij eerdere versies altijd hebben gedaan, zullen we ook voor ShareWorX 6.0 weer als First Shipment Customer fungeren. We doen dat graag omdat we dan aan de voorkant mee kunnen denken en sturen naar het toepassen van een nieuwe versie. Het geeft ook een goede invulling aan partnership en bevordert de onderlinge samenwerking en kennisdeling. We leren van elkaar.

We zijn al druk met jullie mensen bezig met de voorbereidingen. Naar aanleiding van wat we tot nu toe hebben gezien van ShareWorX 6.0 hebben we zeer hoge verwachtingen. Het ziet er vooral gebruikersvriendelijker en intuïtief uit, grafisch toont het zeer sterk. De vernieuwde zoekfunctie gebaseerd op “elastic search” vinden we een grote verbetering. En we verwachten ook dat het systeem goed zal performen. Met de Office 365-integratie wordt nog meer invulling gegeven aan en mogelijkheid geboden tot samenwerking. Wij zien er in ieder geval erg naar uit.

Verbaasd!
“Een DMS is ook een primaire applicatie! In zijn algemeenheid verbaas ik mij vaak over de manier waarop een DMS- of zaaksysteem wordt aangeschaft”, zegt Albert. “Je ziet steeds meer dat in de slipstream van een ERP-selectie ook het DMS erbij wordt aangeboden. Daar is in aanleg niets mis mee, maar in mijn optiek is een DMS ook een primaire applicatie. En die verdient dezelfde zorgvuldige selectie als een ERP. Het ERP gaat over de gestructureerde informatie en het DMS over de ongestructureerde informatie. Het zijn 2 grootheden op hetzelfde niveau”.

Albert vergelijkt het met het kopen van een nieuwe woning die meestal (op)geleverd wordt met een standaard(stelpost) of al bestaande keuken dan wel badkamer. Het gros van de mensen gaat toch langs bij een aantal gespecialiseerde keukenboeren om daar naar een keuken te kijken. Dat wil overigens niet zeggen dat je daarmee per definitie bij een andere leverancier uitkomt. Maar je doet jezelf wel tekort als je het niet doet. Je selecteert het best passende product.

Het is zeer belangrijk dat het open systemen in een open markt blijven. Het werken binnen architectuur en -standaarden zoals CORA en VERA ondersteunt dit in hoge mate.

Bron: Aareon | Foto: Aareon