Winst in processen boeken met RPA

Organisaties zijn constant op zoek om hun processen zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. Dat kunnen zij op verschillende manieren doen. Het meest voor de hand ligt om de processen op zich nog eens onder de loep te nemen om te zien of daar nog winst kan worden gehaald.

Ook kan men denken aan aanpassingen in de gebruikte software of zelfs het gebruiken van extra of andere software. Een mogelijkheid die nu ook steeds meer aandacht krijgt en gebruikt wordt is RPA. Ook in de vastgoedwereld heeft RPA zijn intrede gedaan. Er zijn al organisaties die hiermee een deel van standaard werkzaamheden hebben geautomatiseerd.

Wat is RPA
Op Wikipedia wordt de volgende definitie gegeven: RPA is een techniek die gebruikt wordt voor het automatiseren van bedrijfsprocessen, met behulp van zogenaamde ‘software-robots’. Het is gericht op het automatiseren via de user interface, door het handmatige proces na te bootsen. Hoewel het begrip anders kan suggereren, komen er geen daadwerkelijke fysieke robots aan te pas.

Bij de ontwikkeling van RPA was in eerste instantie het doel om gegevens eenvoudig in meerdere systemen te kunnen registreren. In de loop van de tijd is het toepassingsgebied echter veel breder geworden, ook binnen één systeem kan RPA repetitieve taken overnemen van medewerkers, waardoor zij meer tijd kunnen besteden aan zaken die aandacht behoeven. Daarnaast kan RPA ook worden gebruikt om standaard testwerk uit te voeren en de resultaten hiervan vast te leggen.

Een van de kenmerken van RPA is dat er geen programmering voor nodig is. Men spreekt over het trainen van robots, omdat men de robots moet leren hoe de taken uitgevoerd moeten worden.

Wat biedt Aareon
Aareon biedt rond RPA, samen met haar partner DPA Fintech, een aantal diensten aan.

• RPA Quickscan Een snel onderzoek welke processen geschikt zijn voor robotisering.
• RPA - Ontwikkeling Het ontwikkelen en in productie nemen van de robots.
• RPA - Opleiding Het opleiden om zelf robots te kunnen aanpassen of bouwen.

De bibliotheek: robots en bouwblokken
De door ons ontwikkelde robots worden opgenomen in een bibliotheek, zodat we deze kunnen hergebruiken voor al onze relaties. Deze robots moeten dan nog wel worden aangepast aan de corporatiespecifieke eisen en omgeving.

Een paar voorbeelden van reeds ontwikkelde robots zijn:

• Inkomende email verwerken Een softwarerobot registreert inkomende e-mails als contactmoment.
• Verwerken dagafschriften Dagelijkse bankafschriften downloaden en inlezen in het ERP.
• Aanmaken van een deurwaarderdossier Het samenstellen en mailen van een deurwaardersdossier met alle documenten die daarvoor nodig zijn.

Ook de bouwblokken waarmee de robots worden gebouwd, worden in de bibliotheek opgenomen. Hiermee kunnen eenvoudig nieuwe robots worden ontwikkeld. Voorbeelden van bouwblokken zijn: “Start Tobias AX” , “Lees een regel uit een Excel spreadsheet” en “Vind de klant met email adres abd@xyz.nl “.

Op ons extranet is de menukaart met daarop de reeds ontwikkelde robots en de aanwezige bouwblokken te vinden.

Een aantal voordelen van RPA
Er zijn veel voordelen van RPA te noemen. Een aantal van de belangrijkste is hieronder opgenomen:

• De doorlooptijd kan met behulp van RPA verlaagd worden, doordat robots sneller werken en niet moe worden.
• In piekperiodes kunnen robots eenvoudig worden opgeschaald. Hierdoor is minder tijdelijk personeel nodig. Ook zijn de robots 24/7 beschikbaar.
• RPA zorgt voor een verhoging van de kwaliteit. Met het gebruik van robots neemt het aantal vergissingen af en stijgt de kwaliteit van het werk.

Bron: Aareon, Foto: Aareon