• Home
• Nieuws

Wat te doen bij een e-mailbounce

Geplaatst door CorporatieMedia op Wednesday 28 June 2023

Sinds de opkomst van digitale technologie heeft e-mail een ware revolutie teweeggebracht in de manier waarop bedrijven communiceren. E-mail is een onmisbaar communicatiemiddel geworden en stelt organisaties in staat om op efficiënte én effectieve wijze te communiceren met hun klanten. Het is dus van groot belang dat een e-mailbericht aankomt. Helemaal als het om een e-mail over betalingen gaat. In deze blog lees je wat een bounce precies is, welke soorten er zijn en hoe jij deze zo goed én snel mogelijk kunt opvolgen.

Wat is een e-mailbounce?
Een e-mailbounce, ook wel bekend als een bouncebericht, is een automatisch gegenereerd bericht dat wordt teruggestuurd naar de afzender wanneer een verzonden e-mail niet kan worden afgeleverd. De mail stuitert (bouncet) als het ware terug naar de verzender. Het bouncebericht bevat informatie over de reden van de mislukte aflevering, zoals een foutcode of een beschrijving van het probleem. Aan de hand daarvan kunnen eventuele correcties worden gemaakt.

Wat is de oorzaak van een bounce?
Er zijn verschillende oorzaken voor het bouncen van een e-mail. Enkele veelvoorkomende oorzaken zijn:

1. Ongeldig of niet-bestaand e-mailadres
   Als het opgegeven e-mailadres van de klant niet geldig is of niet bestaat, kan de e-mail niet worden afgeleverd en zal keihard bouncen. Dit wordt dan ook wel een ‘hard bounce’ genoemd.

2. Volle mailbox
   Zit de mailbox van de klant vol met andere berichten, dan is er geen ruimte om nieuwe e-mails te ontvangen. In dat geval bouncet de e-mail terug naar de afzender. Deze vorm heet een ‘soft bounce’.

3. Slechte verzendreputatie
   Het kan voorkomen dat de mailserver van de klant een organisatie heeft geblokkeerd. Bijvoorbeeld als de server van deze organisatie of het domein zelf op een zwarte lijst staat, of als er eerder problemen zijn geweest.

4. Technische problemen
   Technische problemen bij de mailserver van de klant zorgen er soms voor dat de e-mail niet kan worden afgeleverd. Dit kan variëren van tijdelijke storingen tot complexe technische fouten.

Een bouncebericht met specifieke informatie over de reden van de bounce kan een organisatie helpen het probleem te identificeren en corrigerende maatregelen te nemen zodat toekomstige e-mails wél succesvol worden afgeleverd.

Wat zijn de gevolgen van een e-mailbounce?
Het klinkt misschien onschuldig zo’n e-mailbounce. Kan een keer gebeuren, toch? Maar onderschat als organisatie de gevolgen van bounces niet. Ze kunnen namelijk invloed hebben op jouw e-mailreputatie. Zijn er te veel bounces, dan kan dit leiden tot een slechtere afleverbaarheid van e-mails. Zo loop je het risico om op de zwarte lijst van e-mailproviders terecht te komen.

Dus, hoe voorkom je een e-mailbounce?
Om het aantal bounces bij het afleveren van e-mails te verlagen, kun je de volgende stappen nemen:

1. Onderhoud je maillijst
   Zorg ervoor dat je maillijst up-to-date is en de e-mailadressen geldig zijn. Verwijder ongeldige adressen regelmatig en implementeer een dubbele opt-inprocedure om de nauwkeurigheid van de lijst te waarborgen.

2. Verstuur relevante en waardevolle inhoud
   Zorg ervoor dat jouw e-mails waardevol en relevant zijn voor de ontvangers. Dit vergroot de kans dat ze geopend en gelezen worden, waardoor de kans op bounces afneemt.

3. Personaliseer de e-mails
   Maak je e-mails persoonlijk. Noem bijvoorbeeld de ontvanger bij de naam. Dit helpt bij het opbouwen van een persoonlijke band en vermindert de kans op bounces.

4. Test en optimaliseer e-mailcampagnes
   Voer regelmatig tests uit om de effectiviteit van je e-mailcampagnes te meten en te verbeteren. Test verschillende elementen, zoals onderwerpregels, inhoud, verzendtijden en oproepen tot actie om te zien wat het beste werkt en het aantal bounces verlaagt.

5. Hou je aan de e-mailrichtlijnen
   Zorg ervoor dat je voldoet aan de wettelijke vereisten en e-mailrichtlijnen, zoals toestemming van de ontvangers en een eenvoudige manier om af te melden.

6. Maak gebruik van een betrouwbare mailserver
   Kies een mailserver die een goede staat van dienst heeft. Het is belangrijk dat hier nooit spamindicaties voor zijn afgegeven. Dit verbetert de afleverbaarheid en helpt bij het verminderen van bounces.

7. Optimaliseer de e-maildeliverability
   Zorg dat de inbox van jouw klant geen reden heeft om jouw mail niet toe te laten. In een vorige blog kun je lezen welke technieken je kunt gebruiken om de e-mail deliverability zo hoog mogelijk te maken.

8. Analyseer bouncegegevens
   Houd het aantal bounces nauwlettend in de gaten en analyseer bouncegegevens om patronen te identificeren. Vervolgens kun je gerichte acties ondernemen, zoals het uit de lijst verwijderen van regelmatige bouncers.

Door deze strategieën toe te passen en continu te monitoren en optimaliseren, kun je als organisaties het aantal bounces verlagen en de effectiviteit van je e-mailcampagnes verbeteren.

Data-wasstraat
In het platform van Mail to Pay zit een zogenaamde wasstraat. Met deze tool worden veelgemaakte typefouten in het mailadres automatisch aangepast. Als voorbeeld: klanta@gmail.nl. Een e-mail naar dit adres komt niet aan omdat Gmail geen .nl gebruikt. De wasstraat herkent deze fout en maakt hier volledig automatisch gmail.com van. Hierdoor is de kans op een bounce een stuk kleiner geworden en blijft ook de betrouwbaarheid van de mailserver gewaarborgd.

Bron: Mail to Pay, Foto: Mail to Pay