• Home
• Nieuws

Wat is documentautomatisering?

Geplaatst door CorporatieMedia op Wednesday 23 September 2020

Documenten digitaliseren. Er zijn maar weinig bedrijven die dat nog niet gedaan hebben. De tijd van archieflades vol contracten is geweest. Vandaag de dag staat alles netjes opgeslagen op interne servers, in beeldige gele mapjes. Heel veel beeldige gele mapjes… We willen niet direct moeilijk gaan doen, het begin is er tenslotte. Maar het kan nog efficiënter. Hoe? Door uw documenten te automatiseren. Maar wat houdt dat eigenlijk in?

Bij documentautomatisering worden alle herhalende handelingen rondom het opstellen van documenten geautomatiseerd. Denk hierbij aan standaard tekstblokken en de huisstijl van een document. Je werkt altijd direct in een gebruiksklaar document. In het automatiseringsproces wordt een koppeling gemaakt met de database van jouw bedrijf en met één druk op de knop heb jij de benodigde gegevens (van bijvoorbeeld een specifieke klant) direct in jouw document staan. Een aantal variabelen vul je in door middel van een vraag- en antwoordscherm en voilà: gepersonaliseerde content in een handomdraai. Documentautomatisering vereenvoudigt het proces rondom jouw bedrijfsdocumentatie.

Documentautomatisering: voor welke documenten zet je het in?
Automatisering is niet gebonden aan een bepaald soort documenten. Documentautomatisering stelt je in staat om foutloze documenten te genereren, zonder dat het je zeeën van tijd kost. Wat voor documenten dit zijn, is om het even. Of het nu gaat om arbeidsovereenkomsten, bezwaarschriften, huurovereenkomsten of rapportages; een goed digitaal systeem biedt uitkomst.

Hook me up!
Een automatiseringssysteem staat niet op zichzelf. Om de juiste gegevens eenvoudig (en automatisch) in jouw documenten te krijgen, koppel je het systeem aan je reeds bestaande bedrijfssystemen. Dit klinkt misschien als een hele klus, maar geloof ons als we zeggen dat het meevalt. Een systeem voor documentautomatisering werkt namelijk heel goed samen met al jouw andere systemen. Een koppeling met jouw zaaksysteem, DMS, ERP of CRM is zo gemaakt.

De veiligheid van jouw documenten
Is al dat koppelen nou wel zo veilig? We krijgen de vraag geregeld. Het antwoord is: ja! Natuurlijk wordt er bij dit soort systemen heel goed gekeken naar de beveiliging en alle regels die voortkomen uit de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming). Zo worden in het systeem van SmartDocuments geen gegevens opgeslagen. Jouw privacy is dus gewaarborgd.

Toekomstbestendige software
Geloof ons als we zeggen: software om jouw documenten te automatiseren is zeer gebruiksvriendelijk. Tenminste, als we het hebben over de software van SmartDocuments. Je hoeft geen diepgaande IT-kennis te hebben, enige ervaring met Microsoft Office is genoeg. Als het systeem goed geïmplementeerd wordt en de begeleiding vanuit de leverancier klopt, dat heb je zo’n systeem in een mum van tijd onder de knie. Voor je het weet zit die nieuwe digitale workflow helemaal in je eigen systeem ;). Bijkomend voordeel: automatiseringssoftware is future proof (zoals ze dat zo mooi noemen). Het gaat dus een behoorlijke tijd mee, mede dankzij de juiste tussentijdse updates (volledig verzorgd door jouw leverancier).

Heb je na het lezen van dit stuk toch nog twijfels over het automatiseren van je documenten? Bang om de controle te verliezen? Of zorgen over de veiligheid van persoonsgegevens? Hartstikke logisch! Zie je op tegen al die nieuwe technische ontwikkelingen binnen jouw organisatie? Gaat dat allemaal wel goed? Nieuwe technologieën op de werkvloer zijn spannend, dat realiseren we ons. Maar ze zijn er niet voor niets. En: wij doen dit vaker! Wij houden technisch gezien de vinger aan de pols en staan aan de zijlijn om in te springen wanneer nodig.

Bron: SmartDocuments, Foto: SmartDocuments