’s Ochtends steevast een van je twee sokken kwijt? Om vervolgens minutenlang op zoek te mogen naar je autosleutels? Dan ben jij wel klaar met al dat zoeken als je eenmaal op kantoor aankomt. Hebben wij wat op gevonden! Al bekend met onze Search Module?
De intro van deze blog is wellicht wat overdreven. Je bent heus niet iedere dag op zoek naar matching sokken. Maar dat de meeste mensen een broertje dood hebben aan zoeken, dat is bekend. En logisch ook, zoeken is zonde van de tijd. Geldt net zo goed voor het zoeken naar sokken als het zoeken naar teksten en bouwstenen in jouw sjablonen.
Kleine wijziging, veel werk
Eindelijk, over een aantal weken staat die langverwachte verhuizing gepland. Dag oud kantoorpand zonder airco en drinkbare koffie. Hallo, nieuwe werkplek met perfecte klimaatcontrole en super luxe koffieapparaat. De komende weken staan in het teken van bureaus verhuizen, klanten inlichten en kasten uitruimen. Ook als beheerder van de documentsjablonen binnen jouw organisatie ben je er maar druk mee. Jij bent namelijk dé persoon die ervoor moet zorgen dat alle uitgaande communicatie waar nodig wordt voorzien van het nieuwe adres. Binnen een kleine organisatie met een stuk of tien sjablonen draai je daar je hand niet voor om. Maar wat als jullie inmiddels een collectie van honderden of zelfs duizenden templates hebben opgebouwd? Ga er dan maar eens goed voor zitten.
Het gemak van een goedwerkende zoekfunctie
Sjablonen maken, aanpassen en verwijderen. Als applicatiebeheerder binnen een grote organisatie kan dit zomaar een dagtaak zijn. Een adreswijziging kan dan ook een behoorlijke klus zijn als je alle bouwstenen moet nalopen om te kijken waar het adres vermeld staat. De zoekfunctie van SmartDocuments, of Search Module zoals wij het noemen, is in dit soort gevallen jouw beste vriend. Met deze module ben je namelijk altijd maar één simpele zoekopdracht verwijderd van dat wat je zoekt! Zo biedt het je de mogelijkheid om snel een eenvoudig in sjabloonteksten, headers, footers en specifieke bouwstenen te zoeken naar de tekst die je wilt wijzigen of controleren. Ook kun je met de zoekfunctie precies opzoeken welke bouwsteen in welk template gebruikt wordt. Eenmaal gevonden wat je zocht, is het een kwestie van de tekst eenmalig aanpassen in de gevonden bouwsteen zodat het in elk document is aangepast.
Klinkt heerlijk toch zo’n zoekfunctie? Had je die thuis ook maar ;).
Bron: SmartDocuments, Foto: SmartDocuments
Zoals ieder jaar was het een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En de 2024-editie, de veertiende van het…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine September 2024 - Digitale Transformatie Inhoud Madeleine Hamburg (Pré Wonen): De digitale transformatie is bij uitstek…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
