• Home
• Nieuws

Vijf praktijkvoorbeelden van procesautomatisering in Microsoft (Office) 365

Geplaatst door CorporatieMedia op Thursday 17 August 2023

Je bent bepaald geen uitzondering als je een groot deel van je kantoor- of thuiswerktijd besteedt aan het uitvoeren van steeds terugkerende werkzaamheden. Denk aan het reserveren van een werkplek op kantoor, het aanvragen van IT- of andere bedrijfsmiddelen (voor je thuiswerkplek) en het opstellen of verlengen van arbeidscontracten. Jammer van je kostbare tijd, want het kan anders en vooral makkelijker. In Microsoft (Office) 365 kun je repeterende taken namelijk slim automatiseren met behulp van krachtige applicaties. Zo bespaar je veel tijd en kun jij je focussen op je kerntaken. Om je duidelijk te maken wat de mogelijkheden zijn, geef ik je 5 voorbeelden uit de praktijk, die we met Microsoft (Office) 365 bij onze klanten hebben geïmplementeerd.

#1. Reserveren van werkplekken
Hybride werken is de nieuwe standaard. De praktijk heeft namelijk laten zien dat de samenwerking tussen kantoor- en thuiswerkers – ook dankzij IT – uitstekend georganiseerd kan worden. Dat betekent dat er op kantoor minder vaste werkplekken nodig zijn omdat niet iedereen tegelijk op kantoor is. Sterker nog: er is minder kantoorruimte in het algemeen nodig. Tegelijk is het prettig om zo nu en dan een praatje te maken met collega’s op de werkvloer. Maar minder kantoorruimte betekent minder plek. En de beschikbare ruimte moet efficiënt worden verdeeld. Alleen kan het bijhouden van het maximum aantal medewerkers op kantoor best lastig zijn.

Daarom hebben wij voor onze klanten een reserveringssysteem gemaakt, waarbij het aantal werkplekken eenvoudig gemonitord kan worden. Medewerkers melden zich via een app aan, waarbij ze aangeven op welke dag (of op welk tijdstip) zij een werkplek willen reserveren. De beheerder kan in de app een limiet voor het maximale aantal reserveringen instellen. De reservering sluit wanneer de limiet van het aantal werkplekken is bereikt. Het ideale aan deze tool is dat de beheerder alle reserveringen overzichtelijk onder elkaar heeft staan. Dat maakt het reserveren van een werkplek geweldig eenvoudig.

Voor deze oplossing maken we gebruik van Microsoft Power Apps, Power Automate, SharePoint en PowerBI, allemaal applicaties binnen Microsoft (Office) 365.

#2. Onboarden van medewerkers
Het onboarden van nieuwe medewerkers kan voor de HR-afdeling van een organisatie een stevige uitdaging zijn. Dat komt vooral doordat verschillende afdelingen met elkaar moeten samenwerken om het onboardingproces succesvol te laten verlopen. Of het nu gaat om het laten ondertekenen van een contract of het aanmaken van een account; dat kan heel simpel – in een handomdraai – in Microsoft (Office) 365 worden geautomatiseerd.

Wij hebben voor onze klanten een oplossing ontwikkeld die ervoor zorgt dat al deze verschillende stappen geautomatiseerd worden. Via een SharePoint-lijst kan de HR-afdeling de gegevens van een nieuwe medewerker invoeren, waarna ‘aan de achterkant’ verschillende processen worden opgestart in Azure. Zo wordt in het systeem direct een gebruikersnaam met daarbij een e-mailadres en een wachtwoord aangemaakt. Ook kan er een verzoek naar Facilitaire Zaken worden verstuurd om een toegangspas gereed te maken en kan de HR-afdeling opdracht krijgen om een contract op te maken. Zo verloopt het onboarden van nieuwe medewerkers aanzienlijk efficiënter.

Voor deze oplossing maken we gebruik van Microsoft Azure, Power Automate en SharePoint.

#3. Documenten organisatiebreed publiceren
Met SharePoint kun je gemakkelijk informatie binnen afdelingen delen. Zo hebben de HR-afdeling,  Finance en Sales bijvoorbeeld toegang tot een aparte (afgeschermde) omgeving waarin zij kunnen samenwerken aan documenten. Nu komt het geregeld voor dat bepaalde documenten, zoals personeelshandboeken of sjablonen, organisatiebreed gedeeld moeten worden. Natuurlijk wil je als organisatie de controle over deze documenten houden.

Dat is exact de reden waarom wij voor onze klanten de simpele oplossing ‘Onze Afspraken’ hebben ontwikkeld, die ervoor zorgt dat medewerkers hun definitieve documenten met slechts een druk op de knop kunnen publiceren. Dat maakt het voor HR-medewerkers onder meer mogelijk om samen te werken aan een document over werkafspraken (om maar iets te noemen) en datzelfde document – wanneer het definitief is – te publiceren in een SharePoint-bibliotheek die voor iedereen binnen de organisatie toegankelijk is. Een HR-medewerker kan in feite dus zonder de eigen IT-omgeving te verlaten, een document in de alleen-lezenmodus publiceren, waardoor iedereen binnen de organisatie dit document kan bekijken.

Wanneer bepaalde documenten niet meer relevant zijn, kunnen deze direct worden ingetrokken. Op die manier behoudt een afdeling eenvoudig de controle over documenten. En wanneer een document wordt (of is) gewijzigd, hoeft het alleen maar opnieuw te worden gepubliceerd, zonder op alle andere locaties te worden aangepast.

Bij deze oplossing maken we gebruik van Microsoft Power Automate en SharePoint.

#4. Projecten managen
Steeds meer organisaties worden ingericht op basis van projectteams, waarbij informatie gemakkelijk binnen applicaties als Teams kan worden gedeeld. Teams geeft medewerkers de mogelijkheid om alle informatie en communicatie binnen een centrale samenwerkingsomgeving te laten verlopen. Evengoed ligt er wel een gevaar op de loer: want hoe zorg je ervoor dat je goed overzicht hebt over de verschillende projecten? En hoe voorkom je wildgroei van verschillende teams?

Om die klantvraag op te lossen, hebben wij een oplossing gebouwd die ervoor zorgt dat alle projecten in één overzicht staan en gemakkelijk te doorzoeken zijn. Hierbij kan een projectleider in SharePoint een project aanmaken, waarna aan de achterkant verschillende processen worden opgestart. Zo wordt er automatisch een SharePoint-site aangemaakt én wordt er een Teams-omgeving voor het betreffende project gecreëerd. Daardoor heb je als organisatie meer controle over de projecten, kunnen projectensites sneller worden aangemaakt en heb je meer inzicht in zowel de lopende als de gearchiveerde projecten.

Voor deze oplossing maken we gebruik van Microsoft Power Automate, SharePoint en Teams.

#5. Aanvragen van IT- en andere bedrijfsmiddelen
De coronacrisis heeft ervoor gezorgd dat een groot deel van de kantoorwerkers thuiswerkt. Dat betekent echter wel dat organisaties een enigszins fatsoenlijke werkplek voor thuiswerkende medewerkers moeten faciliteren. De een heeft een tweede monitor nodig, de ander staat te springen om een goede bureaustoel. Bij het aanvragen van zulke bedrijfsmiddelen zijn over het algemeen verschillende afdelingen betrokken, waardoor het verwerken van een aanvraag in de praktijk veel tijd kost.

Hiervoor hebben wij een solide oplossing ontwikkeld, die ervoor zorgt dat dit proces volledig geautomatiseerd verloopt. Zo kan een medewerker een verzoek indienen bij zijn of haar manager, dat vervolgens (uiteraard) wordt goedgekeurd. Daarna wordt de aanvraag automatisch doorgestuurd naar het bedrijfsbureau, dat ervoor zorgt dat de financiële zaken worden opgevolgd. Wanneer ook dat is geregeld, wordt het verzoek automatisch doorgestuurd naar de IT-afdeling, die de bedrijfsmiddelen meteen kan bestellen en afleveren. Andere goedkeuringsverzoeken kunnen op dezelfde manier geautomatiseerd door de molen worden gehaald, waardoor dit soort processen stukken efficiënter verlopen.

Bij deze oplossing maken we gebruik van Microsoft Power Automate en Power Apps.

Efficiënt werken
De door mij beschreven situaties zijn concrete voorbeelden van processen die met behulp van Microsoft (Office) 365 slim kunnen worden geautomatiseerd. Je kunt natuurlijk genoeg andere voorbeelden bedenken die voor jouw organisatie van toepassing zijn. Maar wat je ook bedenkt, binnen Microsoft (Office) 365 kun je met de beschikbare applicaties processen digitaal stroomlijnen en dus veel tijd besparen. Ben je benieuwd welke processen we in jouw organisatie kunnen automatiseren? In ons redpaper vertellen we je alles over de mogelijkheden om bedrijfsprocessen binnen jouw organisatie slim te automatiseren.

Procesoptimalisatie met behulp van IT geeft je meer grip op de bedrijfsprocessen die zich in jouw organisatie afspelen. Je hoeft daar minder tijd aan te besteden, verlaagt de kans op menselijke fouten, houdt de kosten in de hand en boekt direct blijvend resultaat.

Jouw organisatie wordt er niet alleen efficiënter van, maar gaat er ook effectiever door werken. En wanneer efficiëntie en effectiviteit in hand gaan, verhoog je de productiviteit. Het is wat ons betreft dan ook niet de vraag óf je ermee aan de slag moet gaan, maar wannéér je ermee begint. Heb je toch meer argumenten nodig? Download (en lees) dan snel ons redpaper!

Bron: Avantage, Foto: Avantage