• Home
• Nieuws

Van documentcreatie door naar een externe webapplicatie voor verdere afwerking

Geplaatst door CorporatieMedia op Tuesday 20 October 2020

Je hebt via SmartDocuments jouw document opgesteld. Eenmaal klaar wordt dit document, in veel gevallen, opgeslagen en gearchiveerd in het eigen systeem van de organisatie. Tenzij… dit slechts een stap in het documentcreatieproces is en het document nog een reis af te leggen heeft. Een reis die zal verlopen via een andere applicatie dan SmartDocuments. Kan dit zomaar? En zo ja: is dit eenvoudig te realiseren?

Je kent ons. Het antwoord op de vraag is natuurlijk ‘ja’. In de wereld van de software-oplossingen is zoveel mogelijk tegenwoordig. Dus ook hier is een passende oplossing voor gevonden. Maar laten we bij het begin beginnen.

SmartDocuments als onderdeel van een groter proces
In veel gevallen vormt SmartDocuments dé documentcreatietool binnen een organisatie. Medewerkers creëren hun documenten in de SmartDocuments-omgeving, slaan het eindresultaat op en/of versturen het document direct vanuit deze omgeving naar de juiste persoon. Zo is het een compleet proces binnen de mogelijkheden die SmartDocuments biedt. Maar het kan net zo goed zijn dat het stukje documentcreatie in SmartDocuments slechts een onderdeel is van een groter proces. Een proces waarin ook andere applicaties een rol spelen. Bijvoorbeeld omdat er zaken of functies moeten worden toegevoegd aan het document, die niet te realiseren zijn vanuit SmartDocuments. Of omdat een document door een andere partij wordt afgerond in een door henzelf gekozen applicatie.

Een lichtgewicht oplossing voor koppelingen
Om gecreëerde documenten in een eigen systeem op te slaan dient SmartDocuments te worden gekoppeld aan dat systeem. Deze integratie is vaak geen groot obstakel en zo voor elkaar. Maar waarom een zware integratie aan een intern systeem als dit niet direct noodzakelijk is? Omdat je als organisatie sowieso liever online werken bijvoorbeeld. Of, zoals hiervoor besproken, omdat het stukje SmartDocuments slechts een onderdeel van het documentcreatieproces vormt. Dan kies je voor redirecten: een lichtgewicht oplossing waarmee je jouw documentcreatieproces doorverwijst naar een externe webapplicatie.

Eenvoudige koppeling met een externe webapplicatie
SmartDocuments biedt de mogelijkheid om de documentcreatietool te koppelen met een externe webapplicatie. Deze zogenaamde redirect-optie zorgt ervoor dat jouw document online verder verwerkt kan worden, nadat deze in SmartDocuments is afgerond. Zo is er maar een kleine koppeling nodig met een intern systeem (denk aan een CRM, ERP DMS), en kan het document met één druk op de knop worden doorgezet naar een webadres voor verdere bewerking. Ideaal ook wanneer je een andere partij eenvoudig en snel toegang wilt geven tot het document. Hieronder een voorbeeld hoe een partner van ons het gebruikt.

SmartDocuments & SmashDocs
Onze partner SmashDocs is misschien wel een van de beste voorbeelden waarom de redirect-optie een nuttige toevoeging kan zijn. SmashDocs stelt gebruikers in staat om documenten te controleren en te voorzien van commentaar indien nodig. Nadat een document is opgesteld in SmartDocuments wordt deze via een koppeling aan de webapplicatie SmashDocs gestuurd. Hier wordt het bestand geconverteerd, waarna het in de applicatie van SmashDocs verder kan worden verwerkt. In dit geval betekent dat: het document wordt gecontroleerd en voorzien van mogelijke verbeterpunten. SmashDocs is eigenlijk een beetje de controlefunctie zoals we die in Microsoft Word kennen maar dan zeer geavanceerd. In de kantlijn voegt de gebruiker verbeterpunten en commentaar toe. Na deze kritische blik kan een derde partij via een link de verbeterpunten doorvoeren en daarmee de puntjes op de i zetten.

Bron: SmartDocuments, Foto: SmartDocuments