• Home
• Nieuws

Uitdagingen en oplossingen voor woningcorporaties

Geplaatst door CorporatieMedia op Friday 14 April 2023

Een groeiende vraag naar huurwoningen, hoge energieprijzen, inflatie en krapte op de arbeidsmarkt. Hoe zorgen woningcorporaties ervoor dat ze goede en betaalbare huurwoningen kunnen blijven bieden in een turbulente tijd? Frank Defesche (Projectmanager bij Ponthus/PWCo) en Frank Vos (Directeur Bedrijfsvoering en Vastgoed HEEMwonen) verkennen de uitdagingen, maar vooral ook de oplossingen die woningcorporaties vooruithelpen. 

“De komende jaren zal het op financieel gebied een kwestie van prioriteren en balanceren worden.” Frank Vos draait er niet om heen. HEEMwonen is een woningcorporatie met ongeveer 10.500 woningen in Parkstad en 100 medewerkers in dienst. HEEMwonen kent veel uitdagingen waar ook andere woningcorporaties mee kampen. “Door de hoge energieprijzen komt verduurzaming van het woningbestand echt in een versnelling, want energiearmoede ligt op de loer. Tegelijkertijd moeten er de komende jaren voldoende nieuwe huurwoningen gerealiseerd worden terwijl door inflatie onderhouds- en bouwkosten juist zijn gestegen en we huurprijzen voor mensen met een smalle beurs moeten verlagen.” 

“Veel corporaties moeten met hetzelfde aantal mensen meer presteren. Dan is een goede en betrouwbare registratie heel belangrijk.”

Grote uitdagingen, dezelfde bezetting
Meer uitgaven en minder geld dus, maar daar houdt het niet op. Door krapte op de arbeidsmarkt is het, zeker voor de zwaardere functies, moeilijk de juiste mensen aan te trekken. “Een bekend probleem”, knikt Frank Defesche, “waardoor de bedrijfsvoering bij veel woningcorporaties onder druk komt te staan. Om te groeien naar een organisatie die met nagenoeg dezelfde bezetting grote uitdagingen aankan, zijn informatisering en automatisering onontbeerlijk. Die kennis hebben woningcorporaties niet altijd zelf in huis en dan biedt een externe partner uitkomst.” 

Externe partner als collega
HEEMwonen werkt al een aantal jaren samen met PWCo, onderdeel van Ponthus en dé partner voor woningcorporaties op het gebied van Business Consultancy, Data Science en Software Development. Ponthus/PWCo werkt vanuit een integrale aanpak van de processen, systemen en organisatie, om zo woningcorporaties echt vooruit te helpen. Toen binnen HEEMwonen een vacature voor Teamleider I&A moeilijk opgevuld kon worden, lag het voor de hand om te kijken of de mensen die al bij hen over de vloer kwamen konden helpen. 

“Bij het invullen van vacatures kan een externe partner de oplossing zijn.”

De vacature werd opgesplitst in een operationeel en een tactisch-strategisch deel zodat ook het beleid naar de toekomst vormgegeven kan worden. De twee openstaande vacatures zijn volledig vervuld door Ponthus/PWCo. “Het mes snijdt aan twee kanten, omdat we niet enkel de operationele werkzaamheden hebben vervuld, maar ook adviseurs hebben binnengehaald die ons bijstaan met bijvoorbeeld het opstellen van een databeleidsplan. De consultants van Ponthus/PWCo zijn thuis in de organisatie en nemen daarnaast een schat aan kennis mee”, legt Frank Vos uit.  

PROCESSEN: Tijdsbesparing door slim gebruik van data
Het opgestelde beleidsplan had als doel ervoor te zorgen dat de kwaliteit en beschikbaarheid van data beter georganiseerd wordt. “Data hebben een steeds grotere invloed op dagelijkse processen en besluitvorming en meer digitaal werken kan tijd besparen”, legt Frank Defesche uit. “Het gaat niet enkel om het verzamelen van data, maar ook om er acties aan te koppelen en uiteindelijk op basis van goede data beslissingen te nemen. Met de verduurzaming van woningen, genereren complexere installaties steeds meer data, zoals het aangeven van een onderhoudsbeurt. Een woonmakelaar kan dat dan van afstand inzien en hoeft niet meer continu rond te rijden.” 

“Leg de verantwoordelijkheid bij degene die er ook echt verantwoordelijk voor is.”

Planmatig en niet-planmatig onderhoud
Recent startte HEEMwonen met een pilot, waarin een aantal belangrijke punten benoemd zijn. Frank Vos legt uit. “We willen als eerste onze energielabels op orde hebben, zodat we de juiste woningen kunnen verduurzamen. Daarnaast willen we garantieafspraken met leveranciers beter vastleggen. Het komt te vaak voor dat we bij planmatig onderhoud reparaties uitvoeren, waar een garantie op van toepassing is. Naast dubbele kosten, lopen we het risico dat de garantie komt te vervallen als verkeerde partijen de reparaties uitvoeren. Het tijdig ontsluiten van die informatie is een traject dat veel voeten in de aarde heeft gehad, maar het gaat steeds beter en we raken geen data meer kwijt.” 

Voor het niet-planmatig onderhoud werkt HEEMwonen samen met twee ketenpartners, en is er de laatste twee jaar veel tijd gestoken in het koppelen van systemen om zo inzicht te krijgen in de werkzaamheden. “Voor een kleinere corporatie is werken met een externe partner een goede oplossing”, vindt Frank Defesche. “Dankzij slim gebruik van data heb je nog steeds goed zicht op de werkzaamheden en houd je vinger aan de pols.” 

ORGANISATIE: van richtinggevend naar faciliterend
Klinkt logisch, maar het juist en beschikbaar hebben van data moet ook in de organisatie verankerd worden. Frank Defesche benadrukt dat de sleutel ligt in mensen op de werkvloer aan het roer te laten staan. “Door dataclusters aan data-eigenaren te koppelen, wordt de verantwoordelijkheid van het beter beschikbaar hebben van de juiste data in de organisatie verankerd. De afdelingen zijn de kennisdragers en weten hoe hun processen het beste ondersteund worden door informatie en automatisering. Zij worden ondersteund door I&A om oplossingen te zoeken die voor hen werken, waarna deze getoetst worden aan bijvoorbeeld de AVG-security en of de data goed worden ontsloten naar ons data warehouse. Daar waar vragen komen biedt Ponthus/PWCo ondersteuning. Zo worden medewerkers echt proceseigenaar en blijft de afdeling I&A ervoor verantwoordelijk dat alles technisch werkt. Vanuit de organisatie werd bijvoorbeeld aangedragen dat RGS+ kon helpen de regie te voeren op het meerjarig onderhoud. Na de implementatie is het dan echt hun systeem, zij zijn er verantwoordelijk voor.” Een spannende stap, want in het verleden was I&A richtinggevend, terwijl deze nu meer verschuift naar een faciliterende rol. Een goede ontwikkeling, wat betreft Frank Vos. “Niemand weet beter hoe een proces loopt dan de eigenaren zelf.”  

Kennis vergroten? Initiatief vanuit de medewerker
Niet iedereen is hetzelfde en ook bij HEEMWonen zet de ene proceseigenaar al stappen terwijl de ander nog wat tijd nodig heeft. Hoe zorgt HEEMwonen ervoor dat medewerkers hun kennis omtrent IT ontwikkelen? “We faciliteren ruimhartig”, vertelt Frank Vos. “Maar het initiatief moet vanuit de medewerker zelf komen. De medewerker is zelf verantwoordelijk voor de eigen duurzaamheid en ontwikkeling. Niet iedereen is even digivaardig, maar je ziet dat mensen snel stappen maken en ook die vrijheid willen.”

“RAPP scheelt onze medewerkers ontzettend veel tijd, omdat alle informatie direct uit de systemen ontsloten wordt.”

SYSTEMEN: weet welke KPI’s en PI’s belangrijk zijn
Zoals veel woningcorporaties worstelde HEEMwonen ermee om goede managementinfo te genereren en maakten ze vaak nog gebruik van Excel. “We vroegen Ponthus/PWCo om te ondersteunen om een instrument te ontwikkelen die deze informatie rechtstreeks uit het systeem haalde.” “Een systeem is mooi”, vult Frank Defesche aan. “Maar het werkt pas als je de KPI’s en PI’s goed voor ogen hebt. Het is niet enkel belangrijk de cijfers inzichtelijk te maken. Het gaat er vooral om wat je met de cijfers gaat doen. De consultants van Ponthus/PWCo hebben nauw samengewerkt met de dataspecialist van HEEMwonen en de verschillende afdelingen, om te kijken waar de data vandaan komt en hoe die vervolgens het beste geregistreerd kan worden om uiteindelijk ondergebracht te worden in heldere, eenduidige dashboards. 

RAPP: 1 plek voor alle kengetallen en KPI’s 
De samenwerking leidde tot de ontwikkeling van de RAPP, een complete tool om data uit alle systemen te ontsluiten naar een dashboard met de mogelijkheid tekst erbij te zetten over toelichtingen en verwachtingen en die vervolgens gestructureerd op te pakken. Verschillende dashboards geven inzicht in onder andere de financiële situatie, werkprocessen en de mutaties. Frank Vos ziet de tool als een grote verbetering. “Het werkt op alle niveaus in de organisatie. Management en operationeel management weten waarop gestuurd moet worden en medewerkers weten precies welke mutaties er lopen en welke informatie op welk moment aangeleverd moet worden. Het scheelt heel veel tijd voor de medewerker, omdat de informatie direct uit de systemen ontsloten wordt. Het is ook leuk om te zien dat er vanuit de organisatie steeds meer verzoeken komen om dashboards te maken toegespitst op hun eigen werkterrein.” 

PARTNERSCHAP: Road to the Cloud
Een rode draad in het partnerschap tussen HEEMwonen en Ponthus/PWCo is samenwerking. “Degene die bij ons de implementatie van SharePoint heeft gedaan, zit nu zelf op de werkvloer en ziet hoe onze mensen ermee werken. Zo kan er meteen geschakeld worden als iets niet goed loopt. Dat geeft vertrouwen, waardoor we ook stappen nemen op de lange termijn.” Recent is HEEMwonen begonnen met de Road to the Cloud. Een meerjarentraject waarbij het primaire systeem dat Ponthus/PWCo zo’n zes jaar geleden implementeerde, evolueert naar een systeem dat volledig in de Cloud staat. Volgens Frank Defesche wordt daarmee uiteindelijk ook de toegang naar andere applicaties een stuk makkelijker.

Blik op de toekomst
Natuurlijk kan niemand zien wat de toekomst brengt, toch denkt Frank Vos dat de samenwerking voortgezet zal worden. “Bij HEEMwonen moeten we vooral kijken hoe we de afdeling I&A in gaan richten. Het is de vraag of we op strategisch niveau een continue bezetting nodig hebben. Ik denk dat we ernaartoe gaan om daar een aantal uren per maand Ponthus/PWCo in te zetten en zelf het operationele en tactische deel in te vullen. Zo zijn we er zeker van dat actuele kennis in de organisatie komt waar we op dat moment behoefte aan hebben en tegelijkertijd een betrokken partner in huis halen. Want dat is Ponthus/PWCo; kundig en betrokken.”  

Het complete gesprek is te zien op het YouTube kanaal van Ponthus.

Bron: PWCo, Foto: PWCo