Voor veel woningcorporaties is de keuze voor de cloud essentieel in de voorbereiding op de uitdagingen van morgen. Woningcorporatie Veenvesters – zomer vorig jaar ontstaan uit de fusie tussen Patrimonium woonservice en de Veenendaalse Woningstichting – koos er daarom voor om de ‘road naar de cloud’ in te slaan. Hoe ziet die weg eruit, hoe zijn de techniek en medewerkers meegenomen en wat zijn de behaalde successen? CorporatieGids Magazine sprak erover met directeur-bestuurder Trees van Haarst.
“De road naar de cloud betekent voor Veenvesters dat we de overgang naar de cloud gebruiken om onze systemen en processen nog meer in te richten volgens onze strategische kaders,” begint Trees het gesprek. “Tegelijkertijd willen we onze dienstverlening richting klanten verder digitaliseren en onze medewerkers begeleiden naar meer digitale fitheid en databewustzijn. Waarbij randvoorwaardelijk is dat de governance – informatiebeveiliging en privacy – optimaal geborgd is en blijft.”
In z’n geheel naar de cloud
De eerste keuze van Veenvesters is dat de corporatie geen trendsetter wil zijn op het gebied van ICT. “We kiezen qua applicatielandschap, technologieën en platformen dan ook voor bestaande en in de sector bewezen leveranciers, waarbij het harde uitgangspunt is dat deze producten Microsoft-based zijn. Daarnaast conformeren wij ons aan de CORA- en VERA-standaarden en sluiten we aan bij de ontwikkelingen van Aedes rondom datastandaarden. Het uitgangspunt qua inrichting is het zo beperkt mogelijk houden van het aantal applicaties, deze zo optimaal mogelijk inrichten en met elkaar laten samenwerken, én medewerkers hier zo goed mogelijk gebruik van laten maken.”
“Wij kiezen er ook bewust voor om geheel naar de cloud te gaan, en dus niet onze huidige servers te verplaatsen naar de cloud en deze virtueel zelf te beheren. Dat is naar mijn mening nog steeds een vorm van on-premises. Echt gebruikmaken van de cloud is volgens mij het kunnen opstarten van applicaties in je browser, software die draait op een voor de gebruiker onbekende locatie en beveiliging die logischerwijs goed geborgd is. Daar zetten wij dan ook volledig op in.”
Continue verbeteringen
Waar in het verleden regelmatig storingen ontstonden omdat applicaties hun eigen releasekalender volgden en systemen niet meer op elkaar aansloten, ontstaat volgens Trees door de road naar de cloud een situatie waarin er continu kleine verbeteringen kunnen worden doorgevoerd. “De gebruiker merkt hier relatief weinig van, terwijl voorheen er veel getest en afgestemd moest worden door de functioneel beheerder en er ook periodiek trainingen werden georganiseerd voor gebruikers. Dat proces was omslachtig en verliep schokkerig. Nu is het soepeler met beduidend minder hiccups, wat de continuïteit van de bedrijfsvoering ten goede komt.”
Minst belastende volgorde
Op de vraag welke technische uitdagingen in het verschiet liggen voor Veenvesters, vertelt Trees: “Met name bij de overgangsfase tussen deels gebruikmaken van de cloud en deels on-premises, is het technisch onderhouden, stabiel houden en wijzigen van koppelingen tussen applicaties uitdagend. Daarom kiezen wij ervoor om ons primaire systeem met twee belangrijke subsystemen komend jaar in één keer naar de cloud te brengen. Dat is voor gebruikers technisch gezien het minst belastend. De afgelopen jaren hebben we gefaseerd al alle andere applicaties naar de cloud gebracht, zoals ons telefoniesysteem, het beheer van vastgoeddata, de Office 365-applicaties en ons klantvolgsysteem.”
De keuze voor deze volgorde is gemaakt omdat de functionaliteiten van de applicaties die nu in de cloud draaien gelijk of beter zijn dan de on-premises variant. Trees: “En omdat wij, door goed te plannen, hierin een logische volgorde konden hanteren. Met name voor wat betreft de onderlinge afhankelijkheden tussen de verschillende applicaties.”
Beveiliging en privacy
Om de rol van beveiliging en privacycompliance te borgen, maakt Veenvesters voor aanvang van de migratie afspraken met leveranciers. “Overigens komen leveranciers zelf al vaak met een voorstel. We zorgen voor een tijdige en goede screening qua AVG, eventueel aangevuld met een DPIA. Daarnaast zorgen we dat de beveiliging voldoet aan de Microsoft-standaard en dat we hierin continu up-to-date zijn. Daarnaast is het zaak om medewerkers continu bewust te maken van de risico’s omtrent cybersecurity, aangezien werken in de cloud nieuwe gevaren met zich meebrengt.”
Trainingsprogramma
In eerste instantie is de road naar de cloud technisch aangevlogen. “Dat deden we vanuit de gedachte dat er voor de gebruiker zo min mogelijk zou veranderen, en als het zou veranderen het alleen beter zou worden. De ontwikkeling van de mogelijkheden van cloudapplicaties gaat zo snel, dat het aanvullende inzicht nu is dat er wél nadrukkelijk aandacht moet zijn voor de adoptie van nieuwe mogelijkheden door medewerkers. Dat verhoogt het gebruikersgemak en de efficiency van de systemen.”
“We hebben daarom een trainingsprogramma opgesteld vanuit de processen zoals die binnen Veenvesters zijn ingericht, en deze gekoppeld aan de applicaties die daarbij worden ingezet. Vervolgens heeft een ICT-audit plaatsgevonden waarbij naast techniek en kosten de nadruk lag op de gebruikerservaringen. Met veel communicatie, onder andere via ons intranet, is de bewustwording onder medewerkers ook vergroot. Ook zijn de uitkomsten van de audit met de medewerkers gedeeld, waarbij de ondertoon was dat digitale fitheid en databewustzijn steeds belangrijker worden. Voor 2024 wordt gewerkt aan een trainingsprogramma – afgestemd op het digitale niveau en de individuele leerstijl van de medewerkers – dat zich richt op het vergroten van digitale fitheid en databewustzijn.”
Medewerkers verleiden
De belangrijkste uitdagingen op het gebied van personeel en cultuur zitten volgens Trees in het ‘verleiden’ van medewerkers: “Een groot deel van hen is primair bezig met onze klanten en ons vastgoed. Daardoor is er vaak weinig ruimte voor digitalisering. Je moet het besef creëren dat een goed ingericht proces, dat uitgevoerd wordt door digitaal kundige collega’s, zo efficiënt is dat er meer tijd vrijkomt om aan kerntaken te besteden. Daarnaast is het van belang dat medewerkers de ruimte voelen om aan te geven dat zij functies in applicaties beter willen leren beheersen. Dan ontstaat een positieve leervraag vanuit de organisatie.”
Afdelingsoverstijgend samenwerken
De wijze waarop functioneel beheerders hun rol pakken tijdens de migratie naar de cloud, is volgens Trees erg waardevol: “Zij zetten zich maximaal in om het optimale resultaat voor onze gebruikers te bereiken en dagen daarbij de betreffende leveranciers met regelmaat stevig uit. Ze kijken hierbij echt vanuit organisatiebelang en werken afdelingsoverstijgend samen. Dat is mooi om te zien. Discussies die we eerst intern voeren en daarna met leveranciers, gaan vaak over standaardisatie van processen en het maatwerk dat wij willen aanbrengen. Onze medewerkers hebben af en toe een nogal sterke overtuiging dat het proces ingericht moet worden zoals wij willen. Het is dan van belang om open het gesprek te voeren met medewerkers én leveranciers, geredeneerd vanuit de standaard. Samen wordt dan bepaald tot hoe ver de standaard voldoet en welke mogelijkheden er zijn voor eventuele uitzonderingen.”
Rust en overzicht
Bij deze gesprekken is Veenvesters begeleid door Chaptr2. Trees: “Zij hebben ons stevig ondersteund qua projectbegeleiding. Dat gaf technisch meer body aan discussies met leveranciers. Ook hielpen zij in de prioritering en ondersteuning van onze ICT-afdeling, wat rust en overzicht gaf op belangrijke momenten. Chaptr2 hielp daarnaast mee bij de procestrainingen. Hier zat een nadrukkelijk veranderkundig aspect aan, waarbij de trainer de ruimte kreeg om diep de processen in te gaan, hier een mening over te geven, mee te denken en advies te geven over de inrichting en gekozen werkwijze. Omdat de trainer onafhankelijk is en de functioneel beheerders ondersteunend bij de trainingen aanwezig waren, kregen medewerkers uitgebreid de ruimte om vragen te stellen, verbeteringen voor te stellen, mee te denken en uitleg te krijgen over de inrichting. Dat gaf voor iedereen veel inzicht en duidelijkheid.”
Meer aandacht voor digitale fitheid
Op de vraag welke lessen Veenvesters meeneemt naar volgende ICT-trajecten, sluit Trees af: “Ik zou aan de voorkant nog meer aandacht willen hebben voor het vaststellen van de digitale fitheid van onze medewerkers. Als we dit beter in kaart hadden gebracht, hadden we eerder en gerichter de nut en noodzaak van ontwikkelingen kunnen uitleggen, gekoppeld aan een individueel trainingsprogramma. Daarnaast zijn we nu ‘gewoon’ gestart en is pas recent een ICT-audit uitgevoerd en een ICT-visie opgesteld. De ICT-afdeling kan nu beter verantwoorden waarom bepaalde stappen wel of niet genomen zijn. Die mogelijkheid tot reflectie geeft structuur, overzicht en rust waardoor we nog meer in control komen op dit belangrijke ondersteunende onderdeel voor de organisatie.”
Bron: CorporatieGids Magazine, Foto: Theo Scholten
Wat is het toch ieder jaar een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En wat was deze 13e editie - afgelopen…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine Maart 2024 - Huurderstevredenheid Inhoud Cécile Engelsma (WormerWonen): Huurderstevredenheid draagt bij aan ons bestaansrecht…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
