• Home
• Nieuws

Trace Financiële Planning sluit aan bij werkwijze Oosterpoort

Geplaatst door CorporatieMedia op Monday 17 October 2022

Aan het woord is Chris Nikkelen, senior medewerker financiën bij Oosterpoort. Hij is in de werkgroep Trace Financiële Planning 2.0 actief betrokken bij de ontwikkeling van Trace Financiële Planning voor het opstellen van de financiële meerjarenbegroting.

Werkgroep Trace Financiële Planning 2.0
Oosterpoort werkt al een aantal jaren met Trace Financiële Planning. Waarbij er voorheen jaarlijks een begroting werd gemaakt, maken ze sinds een aantal jaren in mei ook een doorkijkbegroting. “We merkten dat de manier waarop we bij Oosterpoort de begroting opstelden niet langer standhield”, aldus Chris. “Toen de pilot voor Trace Financiële Planning op de planning kwam, hadden we direct het gevoel dat we daar iets mee moesten gaan doen. Oosterpoort is tenslotte gericht op innovatie, veranderen en verbeteren en daar sluit deze pilot voor Trace Financiële Planning 2.0 goed op aan.” Sinds de start van de werkgroep Trace Financiële Planning 2.0 komt deze eens in de drie weken samen om te kijken naar de nieuwste ontwikkelingen en daar hun feedback op te geven. Chris: “De punten die de werkgroep aangaf, werden meteen serieus opgepakt en zijn aangepast.”

Integraal opstellen van de financiële meerjarenbegroting
Chris vertelt verder: “Bij Oosterpoort is er bewust voor gekozen om zo veel mogelijk bij één softwareleverancier af te nemen. Zo maken we naast Trace & Treasury ook gebruik van Tobias AX. Hierdoor kunnen we straks gebruik gaan maken van de koppeling tussen Trace Assets en Tobias AX. Waarbij dit voorheen middels een 38 export/import gedaan werd, kan dit binnenkort zonder tussenkomst hiervan. Dit levert ons veel voordelen op, aangezien dit ons en de accountant erg veel controlewerk bespaart.”

“Binnen Trace & Treasury werken we inmiddels met diverse modules, zoals Trace Assets, Trace Waardering en Treasury Leningen. Door de meerjarenbegroting ook in Trace & Treasury op te stellen kunnen we de verschillende modules combineren. Daarnaast zorgt de koppeling met Treasury Cash Management ervoor dat de kasstromen uit het eerste prognosejaar van de begroting als prognoses worden opgenomen in Treasury Cash Management, zodat hier geen handmatige acties meer nodig zijn. “Het integrale karakter van het opstellen van de financiële meerjarenbegroting in Trace en Treasury vinden we met name belangrijk, want dit zorgt voor veel tijdwinst waardoor je efficiënter kan werken.”

Pilot Trace Financiële Planning 2.0
Op het moment dat we Chris spreken zijn de eerste twee dagen van de pilot geweest. Chris: “Om te kunnen beginnen met het opstellen van de fmeerjarenbegroting in Trace & Treasury 2.0 dienden we eerst een aantal gegevens te verzamelen, zoals de investeringsplannen, de algehele beheerbegroting en een overzicht van alle grootboektabellen. Wij hebben in Tobias AX het RGS (Rekening Grootboek Schema) ingericht. Dit zorgde ervoor dat deze voor de begroting overgenomen kon worden. Het opbouwen van de begroting aan de hand van de grootboektabellen sluit aan bij onze werkwijze. Je kan de verschillende afdelingen vragen om de gegevens voor de begroting op grootboekniveau aan te leveren, waardoor het risico dat je bepaalde posten vergeet kleiner wordt.”

“Naast het opvoeren van de grootboektabellen en het vastleggen van de normen per grootboektabel is de kostenverdeelstaat gevuld. Waarbij er voorheen een verdeling in Excel gemaakt werd, die daarna in Trace & Treasury 1.0 ingegeven werd, hoefden we in Trace & Treasury 2.0 alleen de verdeling per kostenplaats op te geven, die bij de jaarrekening was bepaald. Als laatste zijn de investeringen in de begroting opgevoerd. Wij maken momenteel nog geen gebruik van Trace Investering, waardoor deze voor de begroting opgevoerd dienden te worden. We gaan wel overwegen om gebruik te maken van Trace Investering voor de investeringsbesluiten, omdat we hierdoor de investeringsbesluiten één op één kunnen overnemen in de meerjarenbegroting.

Voordelen Trace Financiële Planning
Als we Chris vragen naar wat de voordelen van het werken met Trace Financiële Planning 2.0 zijn, zegt hij: “Eén van de grootste voordelen is het volledig integraal opstellen van de meerjarenbegroting. Met name de koppeling met Tobias levert veel tijdswinst op. Daarnaast sluit het aanleveren van de gegevens, voor de begroting, op grootboekrekeningnummer aan bij de werkwijze van Oosterpoort. We verwachten hiermee te voorkomen dat bepaalde posten in de meerjarenbegroting vergeten worden en het geeft ons de mogelijkheid om veel gedetailleerder naar de meerjarenbegroting te kijken. De algemene beheerlasten kunnen bijvoorbeeld nu op grootboekniveau opgevoerd worden, waardoor de herkenbaarheid en herleidbaarheid groter wordt.”

Tot slot geeft Chris aan: “Ook de system-to-system aanlevering van de dPi levert veel voordelen op. Deze gaat er indirect voor zorgen dat we onze bronnen goed op orde dienen te hebben, omdat we handmatig, op den duur, hierin niets meer kunnen aanpassen.”

Bron: Aareon, Foto: Oosterpoort